Sélection du workflow

Pour sélectionner le workflow Task Manager, procédez comme suit :

  1. Sur la page d'accueil, cliquez sur Application, puis sur Task Manager.
  2. Cliquez sur l'onglet Modèles Icône Modèles à gauche, puis sur l'onglet Tâches.

    Remarque :

    L'onglet Tâches est affiché en bas de la page.
  3. Dans la boîte de dialogue Nouvelle tâche ou Modifier une tâche, cliquez sur Workflow.
    L'onglet Workflow contient les affectations de personne affectée et d'approbateur.

    Remarque :

    Vous ne pouvez pas affecter plusieurs rôles à un même utilisateur dans le workflow.
  4. Saisissez les informations suivantes pour le destinataire :
    • Personne affectée : pour attribuer le rôle de personne affectée à un utilisateur désigné ou à un groupe Shared Services, cliquez sur Sélectionner une personne affectée Icône Sélectionner une personne affectée.

      L'attribut Réel est disponible à chaque étape de workflow. Il indique l'utilisateur réel du workflow terminé. Par exemple, Personne affectée (réelle). Dans le workflow, la colonne Réel affiche l'utilisateur qui a effectué la tâche, peu importe le statut de l'utilisateur.

      Remarque :

      Les informations utilisateur supplémentaires apparaissent uniquement si la tâche est réaffectée après avoir été terminée par l'utilisateur initial.

      Dans le cas d'une tâche d'utilisateur final, pour Personne affectée, cliquez sur Sélectionner une personne affectée Icône Sélectionner une personne affectée afin de rechercher un utilisateur.

      Si vous ne sélectionnez pas de destinataire, le propriétaire devient celui par défaut. Les tâches parent et automatisées n'ont pas de destinataire.

      Remarque :

      Dans le cas d'une tâche de processus automatisé, cliquez sur Exécuter comme, recherchez et sélectionnez un utilisateur employé pour exécuter les tâches de ce type, et cliquez sur OK.

      Si l'utilisateur d'exécution sélectionné est l'utilisateur qui a créé la tâche, il peut autoriser la tâche sans être invité à saisir son mot de passe à nouveau.

    • Remplaçant : si vous avez affecté un responsable principal, vous pouvez désigner un remplaçant en tant que personne affectée :
      1. Cliquez sur Sélectionner une personne affectée secondaire Icône Sélectionner une personne affectée secondaire.
      2. Entrez le prénom et le nom ou cliquez sur Rechercher pour sélectionner un utilisateur secondaire.
      3. Cliquez sur OK.
    • Action requise par : lorsqu'un groupe ou une équipe est désigné comme personne affectée, l'option Remplaçant est remplacée par l'option Action requise par avec les valeurs suivantes :
      • N'importe quelle personne affectée (par défaut)
      • Toutes les personnes affectées

      Si l'option Toutes les personnes affectées est sélectionnée, tous les membres du groupe ou de l'équipe doivent soumettre la tâche pour qu'elle soit envoyée aux approbateurs.

    • Début : sélectionnez la date puis l'heure de début de la tâche par incréments de 15 minutes.
    • Fin : sélectionnez la date puis l'heure de fin de la tâche par incréments de 15 minutes.
    • Facultatif : pour Durée minimale, indiquez la durée minimale d'une tâche au format Jour(s), Heure(s) et Minute(s). Un critère de risque est basé sur la condition suivante : si la date de début est manquante, et si la différence entre la date de fin et la date en cours est inférieure à la durée minimale de la tâche ou si la différence entre la date de fin et la date de début est inférieure à la durée minimale. Les tâches à risques apparaissent dans le graphique Attention requise du diagramme Graphique des statuts sur le tableau de bord.
    • Facultatif : pour une tâche d'utilisateur final, sélectionnez Autoriser un départ précoce afin de permettre au destinataire d'ouvrir la tâche avant l'heure de début planifiée.
  5. (Facultatif) Indiquez les informations suivantes à propos de l'approbateur :
    1. Cliquez sur + pour ajouter un niveau d'approbation.
    2. Affectez un approbateur en sélectionnant un utilisateur, un groupe ou une équipe.
    3. Remplaçant : si vous avez affecté un approbateur, vous pouvez affecter un utilisateur secondaire en tant qu'approbateur.
      1. Cliquez sur Sélectionner un approbateur secondaire Icône Sélectionner un approbateur secondaire.
      2. Entrez le prénom et le nom ou cliquez sur Rechercher pour sélectionner un utilisateur secondaire.
      3. Cliquez sur OK.
    4. Indiquez la date de fin.
    5. Action requise par : lorsqu'un groupe ou une équipe est désigné comme approbateur, l'option Remplaçant est remplacée par l'option Action requise par avec les valeurs suivantes :
      • N'importe quel approbateur (par défaut)
      • Tous les approbateurs

      Si l'option Tous les approbateurs est sélectionnée, tous les approbateurs doivent approuver la tâche pour qu'elle passe au niveau d'approbation suivant ou soit marquée comme terminée. Si l'un des approbateurs rejette la tâche, elle est réaffectée à la personne affectée.

    6. Répétez la procédure pour ajouter des niveaux d'approbation supplémentaires.
    7. Utilisez les icônes fléchées pour réorganiser les niveaux d'approbation.
  6. Reportez-vous aux sections suivantes :