20 Dokumentumok indexelése

A dokumentum összes oldala ugyanazokat a metaadatértékeket használja, így a dokumentum egyik oldalának indexelése indexeli az összes többi oldalát is. A Dokumentum ablaktáblában a kötegben lévő dokumentumok világos színű sávval vannak vizuálisan felosztva. A Dokumentum ablaktáblában a kötegben lévő dokumentumok világos színű sávval vannak vizuálisan felosztva. Ha a kijelölt ügyfélprofil konfigurálva van az indexeléshez, a metaadatmezők megjelennek a bal alsó ablaktáblában, amikor dokumentumot jelöl ki a Köteg ablaktáblában. Az olvashatóság javítása érdekében a Beállítások párbeszédpanelen módosíthatja a metaadatmezők betűméretét.

A szabványos bemenet biztosításához a metaadatmezők használhatnak bemeneti maszkokat vagy bemeneti formázás, választéklistákat vagy forrásanyag-kereséseket.

Ha a metaadatmező bemeneti maszkot vagy szűrőt használ, ezzel szabályozza, hogy milyen adatokat írhat be a metaadatmezőbe. Például a maszk engedélyezheti számok beírását a mezőbe, de megtilthatja a betűk használatát, vagy négy karakter hosszúra korlátozhatja a bevitelt. Ha olyan karaktert ír be, amely nem felel meg a maszknak, a rendszer hangjelzést ad, és az alkalmazás nem fogadja el a beírt karaktert. Például a Számlaszám metaadatmező egy olyan bemeneti maszkot használhat, mely egy 7 számjegyből álló számra korlátozza a bevitelt.

A metaadatmezők formázást használhatnak a bejegyzések egységes megjelenítéséhez. Amikor átlép egy másik metaadatmezőbe, az adatok megjelenítése szükség szerint a megjelenítési formátumnak megfelelően megváltozik. Például egy dátummező bejegyzésének megjelenítése szabványos dátumformátumúra változhat. Ügyeljen arra, hogy a metaadatok értéke nem módosul.

A választéklista mező olyan értéklistát biztosít, amelyből választani lehet. Az ügyfélprofil beállításaitól függően a választéklista lehetővé teheti érték kijelölése helyett annak beírását. A választéklista mezői lehetnek függők, ha az egyik választéklista mezőjének (a fölérendelt) kijelölt értéke meghatározza a függő választéklista mezőjében (az alárendelt) megjelenő értékeket.

Dokumentumok indexelése metaadatok alapján

Dokumentumok indexelése metaadatokkal:
  1. Vagy a Köteg ablaktáblában jelölje ki a dokumentumot, vagy a Dokumentum ablaktáblában található bármelyik miniatűr oldalán.
    A bal alsó ablaktáblában megjelenik a Metaadatok ablaktábla. Néhány metaadatmező már tartalmazhat automatikusan feltöltött értékeket.
  2. A Dokumentumprofil mezőben válassza ki azt a dokumentumprofilt, amely megfelel az indexelni kívánt dokumentum típusának.

    Ha például egy vevőmegrendelést tartalmazó dokumentumot indexel, kiválaszthat egy olyan dokumentumprofilt, amely a következő metaadatmezőket tartalmazza: Vevő száma, Vevő neve, Rendelés száma.

  3. Töltse ki a kötelező metaadatmezőket.
  4. A köteg minden dokumentumának indexeléséhez ismételje meg az 1-3. lépéseket.

Dokumentumok indexelése forrásanyag-keresési értékek alapján

  1. A Metaadatok ablaktáblában helyezze a kurzort egy olyan metaadatmezőbe, amelyhez konfigurálva van a forrásanyag keresése.

    A Forrásanyag keresése gomb aktív, ha forrásanyag keresését hajthatja végre a kijelölt metaadatmezőben.

  2. Adja meg a keresett értéket. (Numerikus mezők esetében gyakran pontos értéket kell megadni.)

    Bizonyos esetekben, ha ezt az ügyfélprofil támogatja, lehetősége van arra, hogy csak az érték első néhány karakterét adja meg az egyezéshez. Például beírhatja az Új szót a Vállalat nevű metaadatmezőbe, hogy olyan rekordokat keressen, amelyeknél a Vállalat mező neve az Új szóval kezdődik. Sok rekordot visszaadó részleges értékek megadásakor azonban az eredmények megjelenítése hosszú időt vehet igénybe.

  3. Kattintson a Forrásanyag keresése elemre.

    Ha a rendszer több egyező rekordot talált, megjelenik a Forrásanyag-keresési eredmények párbeszédpanel. Egyetlen egyező rekord esetében az értékek automatikusan feltöltődnek egy vagy több mezőbe az eredmények listájának megjelenítése nélkül.

  4. A Keresési eredmények ablaktáblában válasszon ki egy egyező rekordot, és kattintson a Kiválasztás gombra, hogy az értékek az adattárból a metaadatmezőkbe töltődjenek. (A rekordokat dupla kattintással is kijelölheti.)