18 Elektronikus dokumentumok importálása

Importálhat kép formátumú dokumentumokat, például TIFF fájlokat is és nem kép formátumú dokumentumokat, például Microsoft Word fájlokat is, ha az ügyfélprofil lehetővé teszi ezt.

Amikor nem kép dokumentumokat importál, a Content Capture az ügyfélprofil beállítását használja, az alábbi eljárások valamelyikét alkalmazva:
  • Átkonvertálja a fájlt egy többoldalas képdokumentummá, mintha beolvasta volna. A Dokumentum ablaktáblában egy miniatűr jelenik meg minden egyes képhez. Az egyes oldalak kijelölhetők és szerkeszthetők (például áthelyezhetők és forgathatók).
  • Importálja a fájlt, és megtartja eredeti formátumában. A Dokumentum ablaktáblában az ügyfélprofilban beállított legnagyobb szám mértékéig, minden egyes nem kép oldalhoz megjelenik egy miniatűr. Indexelheti a dokumentumot, de nem szerkesztheti annak oldalait.
  • Megakadályozza a fájl importálását, és hibaüzenetet ír ki. Ha több nem képfájlt jelöl ki importálásra, és azt adja meg, hogy az összes importált fájlból egy dokumentumot kell létrehozni, a Content Capture Client ügyfélprogram hibaüzenetben jelzi, hogy az ilyen kijelölés érvénytelen.

Az importáláskor mindig adja meg a dokumentumok létrehozási módját a kötegben több fájl kijelölése esetén. Vagyis, hogy az összes importált fájlból egyetlen, vagy importált fájlonként egy-egy külön dokumentum legyen létrehozva. Egy dokumentumba több, nem kép fájl nem importálható.

Megjegyzés:

Beállíthatja a figyelt mappákból vagy e-mail-fiókokból származó elektronikus dokumentumok automatikus rögzítését is. A tudnivalókat lásd: A fájlimportálási ügynök beállítása.

A következő főbb feladatokat kell elvégeznie, amikor fájlokat importál a Content Capture Client ügyfélprogramba:

  1. Importálási forrás és importálási beállítások megadása

  2. Dokumentumok importálása

Importálási forrás és importálási beállítások megadása

Importálás megadása a rögzítés forrásaként:

  1. A Köteg ablaktáblában kattintson a Rögzítés beállításai/forrása jobb oldalára, válassza az Importálás forrása elemet, és a fájlok importálásának megkezdéséhez kattintson a Rögzítés gombra.
  2. Az Importálási könyvtár mezőben adja meg azt a helyet, amelyben a fájlokat ki kell jelölni importálásra.
  3. Adott típusú fájlok importálásához a Fájltípus mezőben jelölje ki a kívánt típust.
  4. Az Elforgatási beállítások mezőben jelöljön ki egy elforgatási szöget (0, 90, 180 vagy 270). Az importálás során a Capture a megadott feltételek szerint forgatja el a képeket.
  5. Ha a képeket a sikeres importálásuk után törölni szeretné az importálási könyvtárból, jelölje be a Forrásfájlok törlése az importálás után négyzetet.
  6. A beállítások mentéséhez kattintson az OK gombra.

Dokumentumok importálása

Importálhat képfájlokat (például többoldalas TIFF fájlokat) vagy nem képfájlokat (például Microsoft Word vagy PDF fájlokat) a Content Capture alkalmazásba. Nem képfájlok importálásakor a kiválasztott ügyfélprofil határozza meg, hogy a fájlok átalakulnak-e képformátummá, megőrzik-e eredeti formátumukat az importálás során vagy nem importálhatók.

Ellenőrizze, hogy kiválasztotta-e a kívánt ügyfélprofilt a Content Capture Client ügyfélprogramban.
Dokumentumok importálása:
  1. Szükség szerint végezze el az alábbi műveletek valamelyikét:
    1. Ha szükséges, a Content Capture Client ügyfélprogramban a Rögzítési beállítások/Rögzítés forrása gomb jobb oldalára kattintva és az Importálás forrása elemet kiválasztva a beolvasás helyett megadhatja az importálást, majd kattintson a Rögzítés ikonra.
    2. Egy üzleti alkalmazásban, egy üzleti rekordot tartalmazó oldalon kattintson az Importálás gombra.
  2. Az Importálás párbeszédpanelen adja meg a dokumentumok létrehozási módját (egy dokumentum több fájlból vagy egy dokumentum fájlonként), majd kattintson az OK gombra.
  3. Az Importálandó fájlok kijelölése párbeszédpanelen jelöljön ki egy vagy több importálandó fájlt, majd kattintson az OK gombra.

    A Köteg ablaktáblában az importált fájlokat tartalmazó új köteg van kijelölve.

  4. Szükség szerint tekintse át, szerkessze és indexelje a dokumentumokat. Lehet, hogy a metaadatmezők már tartalmaznak értékeket.
  5. További kötegek rögzítéséhez a Köteg ablaktáblában kattintson a Rögzítés ikonra.
  6. Kötegek feloldásához a Köteg ablaktáblában jelöljön ki egy vagy több köteget, és kattintson a Köteg feloldása gombra.