Al processo di riconciliazione prendono parte diversi utenti: l'amministratore dei servizi, l'utente avanzato, l'utente (include gli utenti del flusso di lavoro di preparatore, revisore e commentatore) e il visualizzatore.
Gli amministratori dei servizi controllano le azioni consentite in una riconciliazione tramite l'uso di regole che possono essere configurate per impedire il salvataggio delle transazioni o la sottomissione delle riconciliazioni se non sono conformi ai criteri. In questo modo viene garantita la correttezza del lavoro svolto dai preparatori anche prima di presentare la riconciliazione per l'approvazione.
Utenti include i seguenti utenti del flusso di lavoro:
I preparatori forniscono un'adeguata giustificazione del saldo. Le giustificazioni possono assumere la forma di un confronto tra saldo e saldo o di un'analisi del conto, in cui il preparatore fornisce una giustificazione per gli elementi che costituiscono il saldo o un tipo di analisi della varianza. Lo stile della riconciliazione è determinato dal formato assegnato dall'amministratore, che può scegliere da una libreria di formati standard oppure creare formati customizzati completamente da zero. Durante l'elaborazione delle riconciliazioni, i preparatori immettono elementi da riconciliare, spiegazioni dei saldi, allegati e commenti utili a supportare la giustificazione del saldo.
I revisori sono responsabili del processo di approvazione. A una riconciliazione può essere assegnato un numero illimitato di revisori, che eseguono le approvazioni mensilmente, trimestralmente o persino dinamicamente se nel conto vengono rilevate condizioni di rischio. Le condizioni di rischio possono essere definite in base ai saldi o al contenuto delle riconciliazioni (nel periodo corrente o in qualsiasi periodo precedente) o anche basarsi sulle tendenze statistiche in un intervallo di periodi precedenti.
I commentatori sono utenti che possono fornire ulteriori commenti sulle riconciliazioni.
I visualizzatori hanno un accesso di sola visualizzazione alle riconciliazioni.