Condividere le visualizzazioni utilizzando le pianificazioni di posta elettronica delle cartelle di lavoro

Utilizzare messaggi di posta elettronica pianificati per condividere le visualizzazioni dei dati da una cartella di lavoro e mantenere i destinatari aggiornati con i dati più recenti.

Argomenti:

Informazioni sulla creazione di pianificazioni di invio per posta elettronica della cartella di lavoro

È possibile condividere una visualizzazione da una cartella di lavoro creando una pianificazione per inviare per posta elettronica una versione della visualizzazione in formato PDF o PNG. Utilizzare la pianificazione di invio per posta elettronica della cartella di lavoro per configurare la consegna a determinati destinatari.

Per pianificare la consegna delle visualizzazioni, è necessario che l'organizzazione abbia le impostazioni di posta elettronica configurate in Oracle Analytics. Vedere Impostare un server di posta elettronica per la consegna dei report e Limiti di consegna dei messaggi di posta elettronica.

  • È possibile creare pianificazioni per una cartella di lavoro se si dispone del ruolo applicazione Amministratore di servizi BI (o di qualsiasi ruolo con l'autorizzazione Pianifica cartelle di lavoro), oltre all'accesso di tipo Lettura e scrittura per tale cartella di lavoro. Se non si è certi di disporre dei ruoli applicazione necessari, rivolgersi all'amministratore.

  • Le pianificazioni di consegna per le cartelle di lavoro utilizzano il nome file e il percorso della cartella di lavoro. Se una cartella di lavoro viene spostata o rinominata, eliminare la pianificazione esistente e crearne una nuova. Vedere Gestire le pianificazioni di invio per posta elettronica della cartella di lavoro e i job.

  • È possibile creare pianificazioni per le cartelle di lavoro in Cartelle condivise. Le cartelle di lavoro in Cartelle personali non sono accessibili da altri utenti.

  • È possibile impostare una pianificazione per la ripetizione con cadenza oraria, giornaliera, settimanale, mensile o annuale.

  • È possibile utilizzare le variabili di sistema CURRENT_TIMESTAMP e USER nell'oggetto e nel messaggio di posta elettronica per visualizzare i valori correnti quando il messaggio di posta elettronica viene inviato.

  • Estensioni di plugin personalizzato, oggetti della barra dei filtri e linee di tendenza non sono supportati per le pianificazioni di invio per posta elettronica della cartella di lavoro.

  • La pianificazione dell'invio per posta elettronica della cartella di lavoro utilizza lo stato originale della cartella di lavoro salvato dall'autore della cartella di lavoro. Se gli invii di posta elettronica sono destinati a utenti consumer, è importante notare che le relative personalizzazioni dei filtri e gli stati personalizzati salvati delle cartelle di lavoro vengono ignorati.

  • Per l'output è supportata solo la lingua inglese (USA).

Pianificazioni di suddivisione

Creare una pianificazione di suddivisione per consegnare ai destinatari le visualizzazioni dei dati della cartella di lavoro quando le visualizzazioni dei dati contengono dati riservati a cui accedono ruoli applicazione specifici e gruppi di utenti configurati in Oracle Analytics. Ogni destinatario riceve una visualizzazione dei dati personalizzata in base alla propria configurazione di accesso ai dati anziché alla configurazione di accesso ai dati dell'utente amministratore che crea la pianificazione. Vedere Creare una pianificazione di invio per posta elettronica della cartella di lavoro di suddivisione

  • La suddivisione è disponibile per le pianificazioni create per le cartelle di lavoro salvate in Cartelle condivise.
  • Per impostazione predefinita, la suddivisione è disabilitata quando si inizia a creare una nuova pianificazione.
  • La suddivisione non consente di inviare visualizzazioni a destinatari esterni che non sono già configurati in Oracle Analytics.
  • Quando si usa la suddivisione, è possibile aggiungere fino a 100 destinatari che sono singoli utenti o ruoli applicazione configurati in Oracle Analytics. Ad esempio, se si aggiunge come destinatario un ruolo applicazione Consumer BI a cui sono stati assegnati più di 100 utenti, la pianificazione non riuscirà a inviare le visualizzazioni a nessun altro destinatario dopo i primi 100.

Gestione delle pianificazioni

È possibile gestire le pianificazioni esistenti di invio per posta elettronica della cartella di lavoro e controllare lo stato dei job pianificati, nonché visualizzare, modificare o eliminare le pianificazioni. Vedere Gestire le pianificazioni di invio per posta elettronica della cartella di lavoro e i job.

  • Una pianificazione di invio per posta elettronica della cartella di lavoro viene modificata dall'autore della pianificazione o da qualsiasi utente con le stesse autorizzazioni di accesso e modifica per la cartella di lavoro. Le visualizzazioni dei dati condivise con i destinatari si basano sulla configurazione di accesso ai dati dell'utente amministratore che modifica e salva le modifiche alla pianificazione.
  • Quando le visualizzazioni dei dati in una cartella di lavoro vengono modificate dopo che è stata creata una pianificazione di invio per posta elettronica della cartella di lavoro, le modifiche salvate apportate alle visualizzazioni dei dati della cartella di lavoro si riflettono nei messaggi di posta elettronica pianificati in base alla configurazione di accesso ai dati dell'utente amministratore che ha salvato la pianificazione.
  • Le pianificazioni di invio per posta elettronica della cartella di lavoro di suddivisione con più destinatari attivano i job per ogni destinatario incluso nella pianificazione, indipendentemente dal fatto che si tratti di un singolo utente o di un utente assegnato a ruolo applicazione. Ogni destinatario riceve una versione personalizzata di una visualizzazione dei dati in base alla relativa configurazione di accesso ai dati in Oracle Analytics.

Riferimento alle variabili di sistema

Quando si crea una pianificazione di invio per posta elettronica della cartella di lavoro, è possibile utilizzare le variabili di sistema nell'oggetto e nel messaggio.

Utilizzare le variabili di sistema seguenti:
  • CURRENT_TIMESTAMP: visualizza la data e l'ora di consegna del messaggio di posta elettronica, a seconda del formato;
  • USER: per le pianificazioni non di suddivisione, visualizza il nome utente dell'utente che esegue la pianificazione; per le pianificazioni di suddivisione, visualizza il nome utente del destinatario del messaggio di posta elettronica.

Per la variabile USER, Oracle Analytics supporta il formato {{USER}}. Per la variabile CURRENT_TIMESTAMP, Oracle Analytics supporta i formati di data e ora Oracle Java.

Formato supportato Output
{{CURRENT_TIMESTAMP}} 2025-03-19
{{CURRENT_TIMESTAMP:yyyy-MM-dd HH:mm}} 2025-03-19 14:30
{{CURRENT_TIMESTAMP:EEEE, MMM dd, yyyy HH:mm:ss}} Lunedì, Maggio 5, 2025 14:30:15

Si supponga, ad esempio, che il nome utente sia Tom B e che si crei una pianificazione di invio per posta elettronica non di suddivisione.

Nel campo Oggetto immettere "Dashboard vendite per {{CURRENT_TIMESTAMP:yyyy-MM-dd HH:mm:ss}} da {{USER}}".

Il destinatario vede:

Dashboard vendite per 2025-03-19 13:35:09 da Tom B

Nel campo Messaggio immettere "Questo è l'aggiornamento settimanale per il dashboard vendite di {{CURRENT_TIMESTAMP: EEEE, MMM dd, yyyy}} da {{USER}}".

Il destinatario vede:

Questo è l'aggiornamento settimanale per il dashboard vendite di mercoledì, Marzo 19, 2025 da Tom B.

Creare una pianificazione di invio per posta elettronica della cartella di lavoro

È possibile impostare una pianificazione per condividere le visualizzazioni dei dati dagli sfondi selezionati nella cartella di lavoro con i destinatari previsti. È possibile inviare le visualizzazioni dei dati come file PDF, XLSX o file di immagine in formato PNG allegati ai messaggi di posta elettronica pianificati.

È possibile creare pianificazioni per una cartella di lavoro se si dispone del ruolo applicazione Amministratore di servizi BI o di qualsiasi ruolo con l'autorizzazione Pianifica cartelle di lavoro, oltre all'accesso di tipo Lettura e scrittura per tale cartella di lavoro. Se non si è certi di disporre dei ruoli applicazione necessari, rivolgersi all'amministratore.
Nota: quando si condivide in formato Excel, è possibile includere una visualizzazione da qualsiasi sfondo che include visualizzazioni tabella o tabella pivot. Quando si condivide in formato PDF o immagine, è possibile includere al massimo cinque sfondi.
  1. Nella Home page passare il puntatore del mouse su una cartella di lavoro, fare clic su Azioni, quindi selezionare Programmazione.
  2. Nella scheda Pianificazione fare clic su Nuova.
  3. Nella scheda Formato, utilizzare il campo Nome per modificare il nome predefinito della pianificazione, se necessario.
  4. Utilizzare il campo Formato per selezionare un formato in cui condividere il contenuto:
    • Acrobat (pdf): per i file Acrobat (PDF), utilizzare il campo Sfondo per selezionare fino a cinque sfondi da condividere e utilizzare il campo Dimensione per modificare le dimensioni predefinite della pagina.
    • Immagine (png): per i file immagine (PNG), utilizzare il campo Sfondo per selezionare fino a cinque sfondi da condividere.
    • Excel (xlsx): per i file Excel (XLSX), utilizzare il campo Sfondo per selezionare uno sfondo con visualizzazioni tabella o tabella pivot e utilizzare il campo Visivo per selezionare la visualizzazione che si desidera condividere.
  5. Nella scheda Pianificazione selezionare una data e un'ora di inizio.
  6. Opzionale: Selezionare Ripeti per creare una pianificazione ricorrente.
  7. Nella scheda Posta elettronica immettere i destinatari.
    È possibile aggiungere utenti e ruoli applicazione di Oracle Analytics e indirizzi di posta elettronica per i destinatari esterni. Separare più indirizzi di posta elettronica con una virgola, ad esempio jane.white@abc.com,steve.brown@abc.com. Tutti i destinatari ricevono le visualizzazioni in base alla configurazione di accesso ai dati dell'utente amministratore che crea la pianificazione.
  8. Opzionale: Abilitare Suddivisione se le visualizzazioni dei dati sono configurate per la suddivisione e le visualizzazioni contengono dati riservati a cui accedono ruoli applicazione e gruppi di utenti specifici.
  9. Immettere l'oggetto e il messaggio. Nel messaggio di posta elettronica fare clic su Collega e selezionare:
    • Aggiungi collegamento URL alla cartella di lavoro
    • Aggiungi collegamento URL per il download dell'output

    Nota:

    Se l'organizzazione imposta un URL univoco per Oracle Analytics Cloud, l'amministratore può scegliere di utilizzare l'URL univoco nei collegamenti alle visualizzazioni, anziché l'URL standard, tramite un'impostazione di sistema. Vedere Impostazioni di sistema - Utilizzare un URL univoco per condividere contenuti tramite posta elettronica.

    È inoltre possibile aggiungere un'immagine PNG delle visualizzazioni dei dati al corpo del messaggio di posta elettronica facendo clic su Immagine di output.

    È possibile ridimensionare l'immagine aggiunta per una visualizzazione ottimale posizionando il cursore sull'immagine, quindi facendo clic e trascinando l'angolo destro per aumentare o ridurre la dimensione.

  10. Opzionale: Utilizzare le variabili di sistema per visualizzare la data, l'ora e il mittente correnti nell'oggetto o nel messaggio. Passare il puntatore del mouse sull'etichetta Oggetto o Messaggio per visualizzare un'anteprima del testo così come verrà visualizzato nel messaggio di posta elettronica.
  11. Fare clic su Salva.

Creare una pianificazione di invio per posta elettronica della cartella di lavoro di suddivisione

Creare una pianificazione di invio per posta elettronica della cartella di lavoro per consegnare ai destinatari le visualizzazioni dei dati quando le visualizzazioni dei dati contengono dati riservati a cui accedono ruoli applicazione specifici e gruppi di utenti configurati in Oracle Analytics. Ogni destinatario riceve una visualizzazione dei dati personalizzata in base alla propria configurazione di accesso ai dati anziché alla configurazione di accesso ai dati dell'utente amministratore che crea la pianificazione.

È possibile creare pianificazioni con suddivisione per una cartella di lavoro se si dispone del ruolo applicazione Amministratore di servizi BI (o di qualsiasi ruolo con l'autorizzazione Pianifica cartelle di lavoro con suddivisione), oltre all'accesso di tipo Lettura e scrittura per tale cartella di lavoro. Se non si è certi di disporre dei ruoli applicazione necessari, rivolgersi all'amministratore.
  1. Nella Home page passare il puntatore del mouse su una cartella di lavoro contenente lo sfondo e le visualizzazioni da condividere, fare clic su Azioni, quindi selezionare Apri.
  2. Creare una pianificazione oppure modificare una pianificazione esistente.
  3. Nella scheda Posta elettronica abilitare Suddivisione e immettere i destinatari.
  4. Opzionale: Immettere l'oggetto e il messaggio.
  5. Fare clic su Salva.

Gestire le pianificazioni di invio per posta elettronica della cartella di lavoro e i job

È possibile controllare lo stato dei job pianificati e visualizzare, modificare o eliminare le pianificazioni di invio per posta elettronica della cartella di lavoro.

È possibile gestire pianificazioni per una cartella di lavoro se si dispone del ruolo applicazione Amministratore di servizi BI (o di qualsiasi ruolo con l'autorizzazione Pianifica cartelle di lavoro), oltre all'accesso di tipo Lettura e scrittura per tale cartella di lavoro. Se non si è certi di disporre dei ruoli applicazione necessari, rivolgersi all'amministratore.
  1. Nella Home page passare il puntatore del mouse su una cartella di lavoro contenente lo sfondo e le visualizzazioni da condividere, fare clic su Azioni, quindi selezionare Apri.
  2. Fare clic sul nome per modificare una pianificazione.
  3. Opzionale: Fare clic su Azioni e selezionare Esegui per eseguire manualmente una pianificazione al momento corrente.
  4. Per eliminare una pianificazione, selezionarla e fare clic su Azioni, quindi su Elimina.
  5. Opzionale: Fare clic sulla scheda Cronologia per controllare lo stato dei job pianificati in precedenza.
  6. Fare clic su Salva.
  7. Opzionale: Per esaminare lo stato di avanzamento dei job pianificati, nella home page fare clic su Navigator, fare clic su Job, fare clic su Filtri, quindi selezionare Cartella di lavoro. Selezionare un job della pianificazione e fare clic su Ispeziona.