Condivisione
Con tutto il contenuto disponibile nel cloud, è facile condividere i file o le cartelle per collaborare con altre persone all'interno o all'esterno dell'organizzazione. Tutti gli utenti con cui si condivide il contenuto usufruiscono dell'accesso alle informazioni più recenti, ovunque si trovino e ogni volta che ne hanno bisogno.
È possibile condividere un'intera cartella aggiungendovi nuovi membri. I membri avranno accesso al contenuto e a tutte le sottocartelle della cartella. Per accedere alla cartella condivisa, i membri devono eseguire il login al proprio account Oracle Content Management.
Un altro modo per condividere il contenuto consiste nel creare collegamenti ai file o alle cartelle. È possibile inviare i collegamenti creati ad altre persone per concedere l'accesso al contenuto. I collegamenti ai file condivisi puntano sempre alle revisioni più recenti, pertanto non diventano mai obsoleti.
È possibile creare collegamenti solo per i membri, che possono essere utilizzati solo dai membri della cartella che accedono ai propri account. Quando si crea un collegamento solo per i membri a un file, è possibile scegliere di consentire ai destinatari di visualizzare il file in linea nel browser Web oppure di scaricarlo direttamente senza visualizzarlo. È possibile aggiungere i destinatari cercandone i nomi o gli indirizzi di posta elettronica.
È inoltre possibile creare collegamenti pubblici ai file o alle cartelle. I collegamenti pubblici possono essere utilizzati da chiunque, anche se l'utente è privo di un account Oracle Content Management. A seconda dei criteri vigenti nell'organizzazione, un amministratore del servizio può limitare l'uso dei collegamenti pubblici. È inoltre possibile disattivare i collegamenti pubblici nelle cartelle di cui si è proprietari (nelle proprietà delle cartelle).
L'utente che crea i collegamenti decide le operazioni che i destinatari dei collegamenti pubblici possono effettuare con il contenuto condiviso. È possibile consentire loro di visualizzare solo i file condivisi in linea oppure decidere che possono scaricare i file o modificarli e caricare nuove versioni. È possibile assegnare nomi ai collegamenti pubblici in modo che risulti più facile identificare i collegamenti utilizzati per scopi specifici.
Come ulteriore misura di sicurezza, è possibile limitare l'accesso ai soli utenti Oracle Content Management registrati. È inoltre possibile creare collegamenti pubblici che scadono in modo automatico a una data specifica oppure proteggerli con un codice di accesso.
Tutti gli accessi agli elementi condivisi vengono registrati, pertanto è possibile monitorare le modalità e i tempi di accesso a ogni elemento condiviso. Per visualizzare la cronologia degli accessi, aprire le proprietà dell'elemento nel browser Web. Verranno visualizzati i nomi utente effettivi per i collegamenti dei membri e i nomi dei collegamenti per i collegamenti pubblici.
