Panoramica della condivisione

Potrebbe essere necessario collaborare con altre persone e condividere le informazioni, ma si desidera essere certi che solo determinate persone abbiano accesso a tali informazioni. Il tipo di condivisione utilizzato dipende da cosa è necessario condividere.

File: è possibile creare un collegamento e inviarlo tramite posta elettronica a un utente oppure utilizzarlo in un messaggio istantaneo, in un documento o in un'altra applicazione. L'invio di un collegamento si rileva utile se è necessario concedere l'accesso a file specifici alle persone in base alle necessità. L'unico modo a disposizione del destinatario per accedere al file consiste nell'utilizzare il collegamento. Esistono collegamenti pubblici e collegamenti membro, descritti di seguito.
Cartelle: è possibile inviare un collegamento a una cartella oppure aggiungervi persone o gruppi come membri. Quando si aggiungono membri a una cartella, tali persone e gruppi possono accedere a tutto il contenuto della cartella. Questa scelta si rivela utile, ad esempio, quando si lavora su progetti di grandi dimensioni e le persone interessate devono accedere alle informazioni esistenti con una certa frequenza.

Se si condividono cartelle con altre persone alle quali viene concessa l'autorizzazione di aggiungere contenuto alla cartella, il contenuto aggiunto viene preso in considerazione per il calcolo della quota di memoria utilizzata. Ad esempio, se la cartella contiene file con una dimensione complessiva di 500 MB e in seguito alla condivisione altri utenti aggiungono file per altri 300 MB, per il calcolo della quota di memorizzazione verrà preso in considerazione il totale di 800 MB.

Se si dispone dell'accesso a più di 100 cartelle (di cui si è proprietari o impostate per la condivisione da altri utenti), i risultati della ricerca saranno incompleti, in quanto le ricerche sono limitate a 100 cartelle.

L'amministratore del servizio è responsabile della gestione di Oracle Content Management a livello di organizzazione. Spetta a questa persona impostare la quantità di spazio di memoria che l'utente può usare. Se è necessario uno spazio di memoria maggiore di quello disponibile, contattare l'amministratore del servizio.

È possibile definire le azioni che le persone possono eseguire sul contenuto condiviso mediante l'assegnazione di ruoli specifici. Quando si aggiungono membri alle cartelle, è possibile determinarne il ruolo per la cartella. È possibile consentire la sola visualizzazione dei documenti oppure decidere che le persone siano in grado di modificarli e caricare le nuove versioni. È possibile utilizzare i ruoli descritti di seguito.

Visualizzatore: i visualizzatori possono esaminare i file e le cartelle, ma non possono apportare modifiche.
Visualizzatore con download: gli utenti con questo ruolo possono inoltre scaricare i file e salvarli nei propri computer.
Redattore: i redattori possono inoltre modificare, aggiornare ed eliminare i file esistenti, nonché caricare nuovi file.
Responsabile: i responsabili dispongono di tutti i privilegi degli altri ruoli e possono aggiungere o rimuovere le altre persone come membri.

Nota:

Se l'amministratore del sistema ha abilitato l'integrazione Microsoft Office Online, i visualizzatori possono visualizzare solo l'anteprima del file nel client Web, i visualizzatori con download possono anche visualizzare il file in Microsoft Office Online, i redattori e i responsabili possono anche modificare il file in Microsoft Office Online.

Esiste inoltre il ruolo Proprietario, dotato di autorizzazioni complete per le operazioni di gestione di una cartella, compresa l'eliminazione della cartella.

I redattori e i responsabili possono eliminare il contenuto e le sottocartelle. Se si elimina un elemento condiviso, l'elemento verrà visualizzato nella cartella Cestino del proprietario e della persona che lo ha eliminato.

Quando si collabora con i partner e con i fornitori esterni, è possibile fornire loro collegamenti pubblici sicuri ai file in modo che ciascuno abbia il corretto livello di accesso. Per aumentare la sicurezza, è possibile impostare anche codici di accesso e date di scadenza per i collegamenti. Infine, è possibile gestire la supervisione monitorando quali persone hanno effettuato l'accesso a quali file condivisi e quando.

Gli argomenti seguenti consentono di familiarizzare con la condivisione (solo in lingua inglese).

Collegamenti pubblici

Un collegamento pubblico fornisce l'accesso a un file o a una cartella specifici e a nessun altro elemento.

L'amministratore del servizio può disabilitare l'uso dei collegamenti pubblici e impostare chi può accedervi (chiunque o solo gli utenti registrati).

Se si crea un collegamento pubblico, aggiungere un nome al collegamento in modo da poterlo tracciare se viene utilizzato. È inoltre possibile aggiungere un messaggio con un collegamento e scegliere le autorizzazioni per il collegamento. Ciò determina le operazioni che il destinatario può eseguire con il collegamento. È possibile modificare il numero massimo di ruoli utilizzati per collegamenti pubblici nelle preferenze, a cui si accede tramite il browser Web. L'amministratore del servizio potrebbe anche limitare i ruoli consentiti per i collegamenti pubblici. Si tratta degli stessi ruoli utilizzati durante l'aggiunta di membri alle cartelle (Visualizzatore, Visualizzatore con download o Redattore).

Quando si crea un collegamento pubblico, se l'amministratore lo ha consentito, è possibile inviare il collegamento a Chiunque, ovvero anche alle persone che non dispongono di un account Oracle Content Management, oppure è possibile limitare i destinatari a Tutti gli utenti registrati, ovvero alle persone che dispongono di un account.

È inoltre possibile impostare una data di scadenza facoltativa in corrispondenza della quale il collegamento pubblico non funzionerà più e un codice di accesso. I codici di accesso sono simili alle password di un collegamento pubblico. È possibile impostare un codice di accesso e la persona che riceve il collegamento dovrà immettere il codice per poter utilizzare tale collegamento. Ciò consente di aggiungere un'ulteriore misura di sicurezza su qualsiasi collegamento pubblico inviato. È necessario inviare il codice di accesso alla persona che riceve il collegamento in modo che possa utilizzarlo. In caso contrario, non sarà in grado di accedere al contenuto associato al collegamento.

Collegamenti membro

Per poter utilizzare questo tipo di collegamento, è necessario che una persona sia membro della cartella e che acceda a un account Oracle Content Management. Quando si utilizza un collegamento membro, è possibile scegliere Accesso in linea, che consente al destinatario di visualizzare il file o la cartella. Quando si condivide un file, è inoltre possibile utilizzare un collegamento Download diretto. Questo collegamento consente al destinatario di scaricare un file senza visualizzarlo.