Configurare le impostazioni dei documenti

È possibile limitare gli utenti che possono eliminare un file o una cartella, in modo da consentire questa azione solo all'autore del file e ai responsabili delle cartelle.

Per limitare le eliminazioni di file e cartelle, effettuare le operazioni riportate di seguito.

1. Dopo aver effettuato l'accesso all'applicazione Web Oracle Content Management come amministratore, fare clic su Sistema nell'area Amministrazione del menu di navigazione.

2. Nel menu Sistema fare clic su Documenti.
3. In Limitazioni file e cartelle, selezionare Abilitate per limitare l'eliminazione solo all'autore del file e ai responsabili delle cartelle.

È possibile impostare le quote per la quantità di spazio di memoria allocato a un utente. È inoltre possibile risparmiare spazio di memoria limitando il periodo di tempo di permanenza degli elementi nel Cestino prima che vengano eliminati in modo definitivo e il numero delle versioni da conservare prima che la versione meno recente venga eliminata.

Per impostare le quote e lo spazio di memoria, effettuare le operazioni riportate di seguito.

1. Dopo aver effettuato l'accesso all'applicazione Web Oracle Content Management come amministratore, fare clic su Sistema nell'area Amministrazione del menu di navigazione.

2. Nel menu Sistema fare clic su Documenti.
3. Nella sezione Quota configurare le impostazioni predefinite riportate di seguito.
   • Quota predefinita per utente: specificare la quantità di spazio di memoria per utente in GB. Immettere un valore compreso tra 1 e 999.
   • Numero massimo di giorni di conservazione di file e cartelle nel cestino: specificare il numero di giorni di conservazione dei file nel cestino prima che vengano eliminati in modo definitivo. Se si imposta questa opzione su “0”, i file verranno eliminati alla successiva esecuzione del job di rimozione. Questo job viene eseguito una volta al giorno.
   • Consenti versioni illimitate: se si desidera limitare il numero delle versioni conservate, selezionare Disabilitato e specificare il Numero massimo di versioni per file. Quando il numero massimo di versioni specificato viene raggiunto, le versioni meno recenti vengono eliminate.
   • Elimina definitivamente revisioni sottoposte a cleanup: per impostazione predefinita, le revisioni di file meno recenti vengono eliminate immediatamente quando viene superato il numero massimo di versioni. Se invece si desidera spostare le versioni precedenti nel Cestino, disabilitare questa opzione.

Gli amministratori possono determinare in che modo vengono gestiti i collegamenti pubblici nell'intero servizio. Questo tipo di collegamento consente a una persona di usare i file in una cartella, ma limita l'accesso a tutte le altre cartelle. Quando si invia un collegamento pubblico a un file, la persona interessata può accedere solo a quel file.

Per impostare il funzionamento del collegamento, effettuare le operazioni riportate di seguito.

1. Dopo aver effettuato l'accesso all'applicazione Web Oracle Content Management come amministratore, fare clic su Sistema nell'area Amministrazione del menu di navigazione.

2. Nel menu Sistema fare clic su Documenti.
3. Nella sezione Collegamenti configurare le impostazioni riportate di seguito.
   • Consenti collegamenti pubblici a file e cartelle: se si desidera che gli utenti siano autorizzati a creare collegamenti pubblici e a condividere i collegamenti creati con altre persone, selezionare Abilitato.
   • Default Share Link Type: se sono stati abilitati i collegamenti pubblici, specificare l'impostazione predefinita per i collegamenti condivisi: solo per i membri o pubblico. È consigliabile lasciare questa impostazione su Solo membri in modo da evitare che gli utenti creino collegamenti pubblici per errore.
   • Opzioni di accesso: se sono stati abilitati i collegamenti pubblici, è possibile specificare se gli utenti possono inviare i collegamenti pubblici a chiunque (Chiunque) oppure solo alle persone che dispongono di un account Oracle Content Management (Tutti gli utenti registrati).

     Quando si consente l'invio dei collegamenti pubblici a chiunque, si riduce la sicurezza, poiché gli utenti potrebbero condividere contenuto riservato con persone estranee alla società. Impostare questa opzione su Chiunque solo se si è certi che questa sia una pratica accettabile per l'azienda.

   • Mostra avvertenza agli utenti quando creano collegamenti pubblici: se si desidera avvertire gli utenti quando il tipo di collegamento in fase di creazione è pubblico, selezionare Abilitato.
   • Personalizza messaggi di avvertenza da visualizzare quando gli utenti creano collegamenti pubblici: se si è abilitato il messaggio di avvertenza, è possibile impostare un messaggio personalizzato per avvisare gli utenti circa l'uso di collegamenti pubblici. Selezionare Abilitato e immettere il messaggio personalizzato.
   • Ruolo massimo disponibile per i collegamenti pubblici: selezionare il ruolo più elevato che gli utenti possono assegnare quando creano un collegamento pubblico. Ciò è utile per controllare chi può aggiungere o scaricare contenuti dal servizio.
   • Ruolo predefinito per i nuovi collegamenti pubblici: selezionare il ruolo che verrà assegnato per impostazione predefinita quando gli utenti creeranno un collegamento pubblico. Questo ruolo non potrà conferire ulteriori autorizzazioni rispetto al ruolo massimo impostato.
   • Applica la scadenza a tutti i collegamenti pubblici: alla creazione di un collegamento pubblico, al collegamento viene assegnato un nome nonché una data di scadenza e un codice di accesso facoltativi. Per essere sicuri che tutti i collegamenti pubblici abbiano una data di scadenza, selezionare Abilitato e impostare un durata massima.
   • Imposta scadenza massima: se si applica una scadenza per collegamenti pubblici, immettere il numero massimo di giorni durante i quali questi collegamenti rimangono validi prima della scadenza. In tal modo si garantisce che i collegamenti creati siano quelli in uso e che nessun collegamento rimanga valido e inutilizzato per un lungo periodo di tempo. Se un collegamento scade, il proprietario può ricrearlo e inviarlo di nuovo, se necessario.