Pianificazione delle riunioni e della comunicazione

Riunioni

Dopo aver individuato le persone che devono partecipare al centro di eccellenza dell'organizzazione, definire la cadenza delle riunioni e il piano di comunicazione per l'organizzazione.

I membri del team del centro di eccellenza devono incontrarsi con regolarità per assicurarsi che siano tutti allineati agli obiettivi, facciano progressi e generino consenso. I membri possono agire anche come ambasciatori del centro di eccellenza per altri team dell'organizzazione, ad esempio condividendo informazioni sullo stato corrente nelle riunioni dei team responsabili dei prodotti. È buona norma per i team del centro di eccellenza incontrarsi con cadenza settimanale o quindicinale, a seconda della velocità di adozione. Il centro di eccellenza al completo deve incontrarsi ogni mese per un resoconto sullo stato di avanzamento.

All'inizio di un processo di trasformazione, è possibile che alcuni team del centro di eccellenza decidano di incontrarsi con cadenza giornaliera. Questo può essere utile in casi in cui il progetto ha visibilità a livello dirigenziale e il centro di eccellenza ha già implementato il primo processo aziendale EPM nel cloud.

Comunicazioni interne

Le comunicazioni devono raggiungere con regolarità anche la community interna. Per facilitare questo processo, definire una comunità di pratica e fare in modo che gli ambasciatori condividano gli aggiornamenti con regolarità utilizzando ad esempio una wiki, una lista di distribuzione, una serie di video oppure un canale in Microsoft Teams o Slack.

Alcune organizzazioni creano laboratori di innovazione in cui invitano i colleghi a presentare i risultati raggiunti, condividere le procedure consigliate e verificare come possono supportare altri progetti.

Comunicazioni esterne

È opportuno pianificare anche comunicazioni esterne. Come procedura consigliata, utilizzare le risorse indicate nella sezione Comunicazione dei successi e del rendimento degli investimenti per comunicare i propri successi all'esterno e instaurare relazioni, ottenere apprezzamento, potenziare la propria rete e promuovere il proprio marchio.

Informazioni aggiuntive

Per le procedure consigliate per le comunicazioni esterne, leggere le seguenti storie di Oracle@Oracle in cui vengono comunicati i successi ottenuti.

• Oracle potenzia la sua attività con Oracle Cloud
• Adattarsi a un mondo che cambia; come riconcepire i processi di pianificazione, definizione budget e previsione di Oracle per un mondo imprevedibile
• Operazioni in Oracle con Oracle Cloud EPM, Oracle@Oracle: il nostro viaggio verso il cloud
• Successi dei clienti di Oracle
• Andare oltre i cambiamenti con Oracle Cloud EPM

Lista di controllo per le comunicazioni interne del centro di eccellenza

Per coinvolgere gli utenti, è una buona idea trattarli come clienti. Un centro di eccellenza può garantire comunicazioni ottimali riflettendo sui valori di base e quindi sviluppando domande di autoriflessione per allineare le comunicazioni ai valori.

Ad esempio, un centro di eccellenza presenta questi valori di base: Mettere i clienti al primo posto, Unire le forze, Ottenere fiducia e dare fiducia, Farsi avanti e agire da leader e, infine, Innovare e migliorare incessantemente. Seguendo questi valori di base, il centro di eccellenza ha creato le domande riportate di seguito. Queste domande vengono utilizzate come lista di controllo durante la creazione di comunicazioni interne per gli utenti.

Esempio di domande e di lista di controllo:

• Mettere i clienti al primo posto

  • Spiego in che modo stiamo migliorando l'esperienza dei clienti e li stiamo aiutando a ottenere risultati?
  • Mostro in che modo abbiamo ascoltato e compreso i clienti?
  • Espongo chiaramente come questo consentirà di fornire maggiore valore ai clienti mediante il lavoro giornaliero dei dipendenti?

• Unire le forze

  • Comunico chiaramente che stiamo operando come una singola organizzazione unita?
  • Descrivo in che modo questo elimina le barriere?
  • Illustro che ci impegniamo a rispettare le esigenze reciproche e a tenere in considerazione i dipendenti?

• Ottenere fiducia e dare fiducia

  • Il mio modo di comunicare è aperto e trasparente?
  • Descrivo in che modo questo elimina le barriere?
  • Spiego in che modo stiamo imparando dagli errori?
  • Indico come questo renda possibile e potenzi la decentralizzazione del processo decisionale?

• Farsi avanti e agire da leader

  • Mostro la direzione da seguire facendo in modo che le persone si uniformino alla finalità?
  • Sottolineo come questo ci aiuti a focalizzare l'attenzione sulle priorità, la strategia a gli obiettivi dell'organizzazione?
  • Offro una motivazione ai dipendenti, fornisco loro conoscenze e autonomia, celebro i loro successi?

• Innovare e migliorare incessantemente

  • Spiego in che modo tutto questo ci trasforma ed estende il vantaggio competitivo?
  • Riesco a comunicare che siamo riflessivi e pronti a imparare, a sperimentare e a crescere?
  • Chiarisco che stiamo mantenendo una visione globale ottimizzandone tutti gli aspetti e non solo alcune parti?