グループの概要

グループは、一度に複数のユーザーとやり取りをしたり、連携したりする場合に役立ちます。

グループは会話に追加できるため、複数のユーザーと簡単にコラボレーションを開始できます。また、グループをフォルダのメンバーとして追加すると、そのフォルダのコンテンツを他のユーザーとすぐに共有できます。コンテンツ・タイプもグループと共有できるため、同じように他のユーザーと共有できます。グループと共有できないのは、コレクションとパブリック・リンクまたはメンバー・リンクのみです。

自分のグループを作成することもできますし、サービス管理者によって、組織のグループがすでに作成されている場合もあります。

次に、グループの作成時や使用時に注意が必要なヒントをいくつか示します。

グループを重複させない。目的に合ったグループがすでに存在するかどうかを確認する場合は、「グループ」メニューの「パブリック・グループの検索」オプションを使用します。
わかりやすい名前を付ける。グループ名には、頭字語や略語は使用しないでください。ユーザーが目的を理解できるよう、わかりやすくしてください。
グループに適切なプライバシ制御を選択する。グループを見たり使用したりできるユーザーや、ユーザーが自身をグループに追加できるかどうかを制御できます。次のタイプのグループを作成できます。
- パブリック・グループ—パブリック・グループは全員に表示され、どのユーザーも自身をこのグループに追加できます。この種類のグループは慎重に使用する必要があります。たとえば、ロールアウトするプロジェクトがあり、そのプロジェクトを使用したことのあるユーザーからフィードバックを集める必要があるとします。すべてのユーザーにグループを公開して、自分で追加できるようにすれば、ユーザーはその特定のプロジェクトに関するフィードバックを追加できます。
- プライベート・グループ—プライベート・グループは、すべてのユーザーに表示されますが、自身をこのグループに追加することはできません。これは、グループを一部のユーザーに限定する場合に便利です。ユーザーにはグループが存在することがわかるので、そのグループを使用して情報を共有できます。たとえば、エンジニアリング部門向けのグループを作成します。この部門との連携や共有が必要なユーザーは、会話やフォルダにそのグループをメンバーとして追加できます。
- クローズド・グループ—このタイプのグループは、メンバーシップを最も強力に制御できます。メンバーでなければグループが表示されず、ユーザーがそのグループに自身を追加することはできません。たとえば、少人数のユーザーで、間もなく行われる買収や次のプロジェクトについて話し合う必要があるとします。組織内にはこのことについて知る必要があるユーザーは他にいないため、メンバーを制限してグループを作成することで、情報を表示できるユーザーを制御できます。
グループは任意のアイテムにメンバーとして追加できます。グループでユーザーの追加や削除を行うと、アイテムでそのユーザーの追加または削除が実行されます。ユーザーがグループの一員としてではなく、個人として追加されている場合は、個人として削除されるまでメンバーのままです。
特定のユーザー・ロールを必要とするアイテムにグループをメンバーとして追加した場合、そのアイテムにアクセスできるのは、該当するロールを持つユーザーに限定されます。たとえば、標準ユーザー・ロールのユーザーをグループに追加し、そのグループをリポジトリのメンバーとして追加した場合、リポジトリへのアクセスにはエンタープライズ・ユーザー・ロールが必要なため、標準ユーザーはそのリポジトリにアクセスできません。
グループが削除されると、共有されているフォルダ、コンテンツ・タイプまたは会話へのアクセス権は、そのグループのユーザーから削除されます。
グループはモバイル・デバイスやデスクトップ・アプリケーションで使用できますが、グループの管理は、Webブラウザのインタフェースを使用して行います。

グループを使用するには、共有するユーザーを選択するのと同じように選択します。たとえば、フォルダや会話を共有する場合は、「メンバー」ダイアログにグループ名を入力します。グループのユーザーの権限(表示、コントリビュータなど)を選択し、フォルダまたは会話にグループをメンバーとして追加します。