メタデータの使用

メタデータを使用して、ファイルおよびフォルダを追加の説明で迅速に分類します。

サービス管理者により、組織に固有のメタデータが作成されている場合があります。たとえば、他のユーザーによってアイテムがいつ承認され、誰がそれを承認したかを追跡することが必要な場合があります。ファイル・タイプ、ファイルのオリジネータ、承認者、承認日などのフィールドをリストする「ドキュメント承認」というメタデータを作成できます。

次に、承認されたすべてのファイルを1つのフォルダに移動し、メタデータをフォルダに適用できます。フォルダ内のすべてのファイルが承認済として識別されます。様々なファイルのメタデータを編集して、承認日、承認者およびその他の関連する詳細を表示できます。

リソース・ロールが所有者、マネージャまたはコントリビュータのユーザーは、ファイルおよびフォルダにメタデータを適用できます。リソース・ロールが参照者またはダウンロード実行者のユーザーは、設定されたメタデータを表示できます。

メタデータは、デジタル・アセットとして格納されるアイテム用として自動的に作成されます。サービス管理者のみが追加のメタデータを作成できます。管理者と協力して、必要なメタデータを開発します。

メタデータの使用を開始するには:

メタデータを追加するファイルまたはフォルダを選択して、をクリックしてサイドバーを開きます。
ペインのドロップダウン・メニューから、「タグとメタデータ」を選択します。
をクリックして、使用可能なメタデータのリストを開きます。
使用するメタデータの名前を選択して「保存」をクリックします。
メタデータに対して作成されたフィールドがサイド・パネルに表示されます。必要に応じて情報を入力します。これがフォルダのメタデータである場合は、入力された情報がフォルダ内のすべてのファイルに使用されます。
ユーザーが入力できるフィールド値には次の制限が適用されます:
- テキスト: 最大1,000文字。# * & | ? < > ^ ; { } ( ) ' = + \を含めることはできません
- 数字: 最大15文字。整数にする必要があり、小数は使用できません。
完了したら、「保存」をクリックします。