会議とコミュニケーションの計画

ベスト・プラクティスはEPM CoEの会議とコミュニケーションを計画することです。

会議

組織のCoEに参加する個人を特定した後、組織の適切な会議頻度およびコミュニケーション・プランを定義する必要があります。

CoEチーム・メンバーは定期的に集まり、全員が目標について認識を合せ、前進し、コンセンサスを推進していることを確認する必要があります。メンバーは、製品チーム会議のステータスを共有するなど、組織の他のチームへのCoEアンバサダの役割を果たすこともできます。CoEチームは、導入スピードに応じて、毎週または半月ごとに集まることをお薦めします。CoE全員は毎月集まって進捗を報告する必要があります。

変革プロセスの開始時に、いくつかのCoEチームは毎日集まることを決めました。これは、プロジェクトがエグゼクティブの目に触れ、かつCoEが1つ目のEPMビジネス・プロセスをクラウドに実装することに成功した場合に有益であることがあります。

内部コミュニケーション

コミュニケーションは内部コミュニティに対して定期的に行う必要があります。これを容易にするには、実務のコミュニティを確立し、wiki、配信リスト、一連のビデオ、Microsoft TeamsまたはSlackのチャネルなどでアンバサダが定期的に更新を共有するようにします。

一部の組織はイノベーション・ラボを作成し、同僚を招待して達成した内容を示したり、ベスト・プラクティスを共有したり、他のプロジェクトをサポートする方法を確認します。

外部コミュニケーション

外部コミュニケーションの計画も作成する必要があります。ベスト・プラクティスとして、成功とROIの伝達のリソースを使用して成功を外部に伝達し、関係の構築、認知度の向上、ネットワークの強化、ブランドの宣伝を支援します。

追加情報

外部コミュニケーションのベスト・プラクティスについては、成功を伝えるOracle@Oracleによる次のストーリを参照してください:

内部のCoEコミュニケーションのチェックリスト

ユーザーのエンゲージメントを確保するために、ユーザーを顧客として扱うことをお薦めします。CoEは、コア・バリューを考察し、内省的な質問を作成してその価値に見合うコミュニケーションを行うことで、コミュニケーションを成功させることができます。

たとえば、ある成功したCoEのコア・バリューは、顧客第一、協調、相互の信頼確立、リーダーとしての統率、およびイノベーションと絶え間ない改善です。こうしたコア・バリューに基づいて、CoEは次のような質問を作成しました。ユーザーの内部コミュニケーションを構築するとき、これらの質問をチェックリストとして使用します。

質問とチェックリストの例:

顧客第一
- どのようにカスタマ・エクスペリエンスを向上し、結果を出せるよう支援するかを説明していますか?
- どのように顧客の声に耳を傾け、顧客を理解したかを説明していますか?
- 従業員の日常業務で顧客により多くの価値を提供するために、これがどのように役立つかを明確に説明していますか?
協調
- 1つの統合された組織としてどのように行動するかを明確にしていますか?
- これにより、どのように障壁が排除されるかを説明していますか?
- どのように他の各ニーズに対応し、従業員を尊重するかを示していますか?
相互の信頼確立
- オープンかつ率直にコミュニケーションしていますか?
- これにより、どのように障壁が排除されるかを説明していますか?
- どのように失敗から学んでいるかについてコメントしていますか?
- これにより、どのように分散型意思決定が実現され、強化されるかを説明していますか?
リーダーとしての統率
- 目的に意識を合せることで方向性を示していますか?
- 組織の優先事項、戦略および目標に集中するために、このことがどのように役立つかを説明していますか?
- 従業員のやる気を引き出し、自覚や自律性を促し、成功を達成するために支援していますか?
イノベーションと絶え間ない改善
- これにより、どのように自分たちが変わり、競争上の優位性が高まるかを説明していますか?
- 皆がいかに検討、学習、実験、成長を進めてきたかを言葉で表していますか?
- どのようにグローバルな視点を維持し、一部ではなく全体を最適化しているかを明確にしていますか?