18 Elektronische documenten importeren

U kunt afbeeldingsdocumenten importeren, zoals TIFF-bestanden met meerdere pagina's, maar ook niet-afbeeldingsdocumenten, zoals Microsoft Word bestanden als het clientprofiel daarvoor is geconfigureerd.

Wanneer u niet-afbeeldingsdocumenten importeert, wordt in Content Capture de clientprofielinstelling gebruikt en wordt een van de volgende methoden gehanteerd:
  • Het bestand wordt geconverteerd naar een afbeeldingsbestand van meerdere pagina's, op dezelfde wijze als wanneer u het had gescand. In het documentdeelvenster wordt voor elke afbeelding een miniatuur weergegeven. U kunt afzonderlijke pagina's selecteren en bewerken (bijvoorbeeld pagina's verplaatsen en roteren).
  • Het bestand wordt geïmporteerd en de oorspronkelijke indeling wordt behouden. In het documentdeelvenster wordt een miniatuurafbeelding weergegeven voor elke niet-afbeeldingspagina, tot een maximumaantal dat in het clientprofiel is ingesteld. U kunt het document indexeren, maar niet de pagina's van het document bewerken.
  • Het bestand wordt niet geïmporteerd en er wordt een foutmelding weergegeven. Als u meerdere niet-afbeeldingsbestanden selecteert om te importeren en hierbij aangeeft dat voor alle importbestanden één document moet worden gemaakt, wordt in de Content Capture Client een foutmelding weergegeven om aan te geven dat de selectie ongeldig is.

Geef bij elke import op hoe documenten in de batch moeten worden gemaakt als er meerdere bestanden zijn geselecteerd. Maak dus één document voor alle importbestanden of per importbestand. Het is niet mogelijk meerdere niet-afbeeldingsbestanden in één bestand te importeren.

Opmerking:

U kunt ook automatische vastlegging van elektronische documenten instellen vanuit bewaakte bestandsmappen of een e-mailaccount. Zie voor meer informatie: Agent voor bestandsimport instellen.

Dit zijn de hoofdtaken die u uitvoert bij het importeren van documenten in de Content Capture Client:

  1. Importbronnen en importinstellingen opgeven

  2. Documenten importeren

Importbronnen en importinstellingen opgeven

Ga als volgt te werk om importeren op te geven als bron voor vastlegging:

  1. Klik in het deelvenster 'Batch' op de rechterkant van Instellingen voor vastleggen/Bron vastlegging. Selecteer Bron importeren en klik vervolgens op Vastleggen om het importeren van bestanden te starten.
  2. Geef in het veld Directory importeren een locatie op waar de bestanden moeten worden geselecteerd voor import.
  3. Als u bestanden van een bepaald type wilt importeren, selecteert u het type in het veld Bestandstype.
  4. Selecteer in het veld Rotatie-instellingen een rotatiehoek (0, 90, 180 of 270 graden). Capture roteert afbeeldingen tijdens het importeren zoals aangegeven.
  5. Selecteer het veld Bronbestanden verwijderen na import om afbeeldingen uit de importdirectory te verwijderen nadat ze zijn geïmporteerd.
  6. Klik op OK om de instellingen op te slaan.

Documenten importeren

U kunt afbeeldingsbestanden (zoals TIFF-bestanden met meerdere pagina's) of niet-afbeeldingsbestanden (zoals Microsoft Word-bestanden of PDF-bestanden) importeren in Content Capture. Als u niet-afbeeldingsbestanden importeert, wordt door het geselecteerde clientprofiel bepaald of de bestanden worden geconverteerd naar een afbeeldingsindeling, of de bestanden worden geïmporteerd in de native indeling of dat de bestanden niet kunnen worden geïmporteerd.

Zorg ervoor dat u gewenste clientprofiel selecteert in de Content Capture Client.
Ga als volgt te werk om documenten te importeren:
  1. Voer zo nodig een van de volgende acties uit:
    1. Klik in de Content Capture Client op de rechterkant van Instellingen voor vastleggen/Bron vastlegging en selecteer Bron importeren om aan te geven dat u wilt importeren in plaats van scannen. Klik vervolgens op Vastleggen.
    2. Klik in een bedrijfsapplicatie op Importeren op een bedrijfsrecordpagina.
  2. Geef in het dialoogvenster Importeren aan hoe u documenten wilt maken (één document voor meerdere bestanden of één document per bestand). Klik vervolgens op OK.
  3. Selecteer in het dialoogvenster Te importeren bestanden selecteren een of meer bestanden die u wilt importeren en klik op OK.

    Een nieuwe batch die de geïmporteerde bestanden bevat, wordt geselecteerd in het batchdeelvenster.

  4. Controleer, bewerk en indexeer zo nodig de documenten. Metagegevensvelden kunnen al waarden bevatten.
  5. Als u meer batches wilt vastleggen, klikt u op Vastleggen in het batchdeelvenster.
  6. Geef batches vrij door een of meer batches te selecteren in het batchdeelvenster en op Batch vrijgeven te klikken.