Dankzij groepen kunt u met verschillende mensen tegelijkertijd communiceren en deze coördineren.
Bekijk de rondleiding over groepen. (alleen Engels)
U kunt een groep toevoegen aan een gesprek, zodat u snel een samenwerkingsverband met verschillende mensen kunt opstarten. Ook kunt u een groep als lid toevoegen aan een map, waardoor u de inhoud van die map snel met anderen kunt delen. Inhoudtypes kunnen ook met groepen worden gedeeld, op dezelfde wijze als deze met personen worden gedeeld. Het enige dat u niet met een groep kunt delen, zijn verzamelingen en publieke of lidkoppelingen.
U kunt uw eigen groepen maken, of de systeembeheerder heeft al groepen gemaakt voor uw organisatie.
Hier volgen enkele tips voor het maken en gebruiken van groepen:
- Dupliceer geen groepen. Gebruik de optie Publieke groepen zoeken in het menu 'Groepen' om te zien of er al een groep bestaat die handig kan zijn voor uw doel.
- Gebruik een betekenisvolle naam. Gebruik geen acroniemen of afkortingen voor de groepsnaam. Geef de naam betekenis zodat iedereen het doel begrijpt.
- Kies het juiste privacycontrolemechanisme voor uw groep. U kunt bepalen wie de groep kan vinden en gebruiken en of personen zichzelf aan de groep kunnen toevoegen. U kunt de volgende typen groepen maken:
- Publieke groep: een publieke groep is zichtbaar voor iedereen en personen kunnen zichzelf toevoegen aan de groep. Gebruik dit groepstype spaarzaam. Bijvoorbeeld: u hebt te maken met de uitrol van een project en u wilt feedback verzamelen van iedereen die het project heeft gebruikt. U kunt een groep openstellen voor iedereen, zodat personen zichzelf hieraan kunnen toevoegen en feedback over dat specifieke project kunnen toevoegen.
- Privégroep: een privégroep kan door iedereen worden bekeken maar personen kunnen zichzelf niet toevoegen aan de groep. Dit kan nuttig zijn als u een groep wilt beperken tot een subset van personen. De groep kan door personen worden gevonden en kan worden gebruikt om informatie met die personen te delen. U kunt bijvoorbeeld een groep maken voor de afdeling Techniek. Iedereen die met deze afdeling moet samenwerken of delen, kan de groep toevoegen als lid van een gesprek of map.
- Gesloten groep: bij dit groepstype kunt u het meest strikte controlemechanisme op lidmaatschap uitoefenen. Niemand kan de groep zien tenzij ze al lid zijn, en niemand kan zichzelf aan de groep toevoegen. Bijvoorbeeld: een klein aantal personen wil discussiëren over een aankomende acquisitie of aankomend project. Niemand anders in de organisatie hoeft hier iets over te weten, dus als u een groep maakt voor een beperkt aantal mensen, kunt u bepalen wie de informatie mag zien.
- U kunt een groep als lid aan elk item toevoegen. Als u iemand aan een groep toevoegt of eruit verwijdert, wordt diegene ook toegevoegd aan of verwijderd uit het item. Als iemand is toegevoegd als individu maar niet als onderdeel van een groep, dan blijft diegene lid tenzij deze persoon wordt verwijderd als individu.
- Als u een groep toevoegt als lid van een item waarvoor een specifieke gebruiker rol is vereist, hebben alleen gebruikers met die rol toegang tot het item. Als u bijvoorbeeld een gebruiker met de rol 'Standaardgebruiker' aan een groep toevoegt en vervolgens die groep als lid van een repository toevoegt, heeft de standaardgebruiker geen toegang tot de repository. Dat komt omdat de rol 'Enterprise gebruiker' is vereist voor toegang tot repository's.
- Als een groep wordt verwijderd, dan wordt ook de toegang tot alle gedeelde mappen, contenttypen of gesprekken verwijderd voor alle personen in die groep.
- U kunt groepen gebruiken op uw mobiele apparaat en met de bureaublad-app, maar u beheert groepen in de webbrowserinterface.
Als u een groep wilt gebruiken, selecteert u deze op dezelfde wijze waarop u een persoon selecteert om mee te delen. Als u bijvoorbeeld een map of gesprek deelt, voert u in het dialoogvenster 'Leden' de naam van een groep in. Kies de rechten (Lezer, Bijdrager enzovoort) voor de personen in de groep, en voeg de groep toe als lid van de map of het gesprek.