Metagegevens worden gebruikt om uw bestanden en mappen snel te kunnen categoriseren met aanvullende beschrijvingen.
Uw servicebeheerder heeft mogelijk metagegevens gemaakt die specifiek zijn voor uw organisatie. Misschien moet u bijvoorbeeld bijhouden wanneer een item is goedgekeurd door anderen en door wie het is goedgekeurd. Metagegevens met de naam "Goedkeuring document" kunnen worden gemaakt met velden voor het bestandstype, de maker van het bestand, de persoon die het bestand heeft goedgekeurd en de goedkeuringsdatum.
Vervolgens kunt u alle bestanden die zijn goedgekeurd naar één map verplaatsen en de metagegevens op de map toepassen. Alle bestanden in de map worden dan aangemerkt als goedgekeurd. U kunt metagegevens van de verschillende bestanden zo bewerken dat de goedkeuringsdatums, de personen die ze hebben goedgekeurd en andere toepasselijke details worden getoond.
Personen met de resourcerol 'Eigenaar', 'Manager' of 'Bijdrager' kunnen metagegevens op bestanden en mappen toepassen. Personen met de resourcerol 'Lezer' of 'Downloader' kunnen de metagegevens bekijken die zijn ingesteld.
Voor items die worden opgeslagen als digitale activa, worden automatisch metagegevens gemaakt. Alleen servicebeheerders kunnen aanvullende metagegevens maken. Neem contact op met uw beheerder om samen de metagegevens te ontwikkelen die u nodig hebt.
Ga als volgt te werk om metagegevens te gebruiken:
De volgende beperkingen zijn van toepassing op de veldwaarden die gebruikers kunnen invoeren: