Metagegevens gebruiken

Metagegevens worden gebruikt om uw bestanden en mappen snel te kunnen categoriseren met aanvullende beschrijvingen.

Uw servicebeheerder heeft mogelijk metagegevens gemaakt die specifiek zijn voor uw organisatie. Misschien moet u bijvoorbeeld bijhouden wanneer een item is goedgekeurd door anderen en door wie het is goedgekeurd. Metagegevens met de naam "Goedkeuring document" kunnen worden gemaakt met velden voor het bestandstype, de maker van het bestand, de persoon die het bestand heeft goedgekeurd en de goedkeuringsdatum.

Vervolgens kunt u alle bestanden die zijn goedgekeurd naar één map verplaatsen en de metagegevens op de map toepassen. Alle bestanden in de map worden dan aangemerkt als goedgekeurd. U kunt metagegevens van de verschillende bestanden zo bewerken dat de goedkeuringsdatums, de personen die ze hebben goedgekeurd en andere toepasselijke details worden getoond.

Personen met de resourcerol 'Eigenaar', 'Manager' of 'Bijdrager' kunnen metagegevens op bestanden en mappen toepassen. Personen met de resourcerol 'Lezer' of 'Downloader' kunnen de metagegevens bekijken die zijn ingesteld.

Voor items die worden opgeslagen als digitale activa, worden automatisch metagegevens gemaakt. Alleen servicebeheerders kunnen aanvullende metagegevens maken. Neem contact op met uw beheerder om samen de metagegevens te ontwikkelen die u nodig hebt.

Ga als volgt te werk om metagegevens te gebruiken:

  1. Selecteer het bestand of de map waaraan u metagegevens wilt toevoegen en klik op Pictogram 'Zijbalk' om de zijbalk te openen.
  2. Selecteer Tags en metagegevens in het dropdownmenu van het deelvenster.
  3. Klik op het pictogram 'Eigenschappen beheren' om een lijst met beschikbare metagegevens te openen.
  4. Selecteer de naam van de metagegevens die u wilt gebruiken en klik op Opslaan.
  5. De velden die voor de metagegevens zijn gemaakt, worden in het zijpaneel weergegeven. Voer de benodigde gegevens in. Bij metagegevens voor een map worden de ingevoerde gegevens voor alle bestanden in de map gebruikt.

    De volgende beperkingen zijn van toepassing op de veldwaarden die gebruikers kunnen invoeren:

    • Tekst: maximaal 1000 tekens. Mag de volgende tekens niet bevatten: # * & | ? < > ^ ; { } ( ) ' = + \
    • Getal: maximaal 15 tekens. Moet een geheel getal zijn, geen decimalen.
  6. Klik op Opslaan als u klaar bent.