Overzicht van delen

Mogelijk moet u samenwerken en informatie uitwisselen met andere personen. Dan wilt u uiteraard dat alleen de juiste personen toegang tot die informatie hebben. Het type delen dat u gebruikt, hangt af van wat u wilt delen:

  • Bestanden: u kunt een koppeling maken en deze koppeling naar iemand e-mailen of de koppeling in een instantbericht, een document of een andere app gebruiken. Het sturen van een koppeling is nuttig als u mensen toegang wilt geven tot bepaalde bestanden op het moment dat dit nodig is. De enige manier waarop de ontvanger toegang kan krijgen tot het bestand, is door gebruik te maken van de koppeling. Er zijn publieke koppelingen en lidkoppelingen. Deze worden hieronder beschreven.
  • Mappen: u kunt een koppeling naar een map versturen of personen of groepen als lid aan de map toevoegen. Wanneer u leden toevoegt aan een map, hebben die personen en groepen toegang tot alle inhoud van de map. Dit is handig als u bijvoorbeeld aan een groot project werkt en mensen voortdurend toegang moeten hebben tot informatie.

Als u mappen met anderen deelt en hun toestemming geeft om er inhoud aan toe te voegen, telt die inhoud mee voor uw opslagquotum. Als uw map bijvoorbeeld 500 MB aan bestanden bevat, en een andere gebruiker voegt er 300 MB aan bestanden aan toe nadat u de map hebt gedeeld, telt de gecombineerde 800 MB mee voor uw quotum.

Als u toegang tot meer dan 100 mappen hebt (waarvan u eigenaar bent of die met u zijn gedeeld), zijn de resultaten mogelijk onvolledig omdat zoekopdrachten zijn beperkt tot 100 mappen.

Uw servicebeheerder is verantwoordelijk voor het beheer van Oracle Content Management voor uw organisatie. Die persoon stelt de hoeveelheid opslag in die u kunt gebruiken. Als u meer opslagruimte nodig hebt dan waarover u momenteel beschikt, dient u contact op te nemen met de servicebeheerder.

U bepaalt wat personen kunnen doen met de inhoud die u deelt door rollen aan hen toe te wijzen. Wanneer u leden aan mappen toevoegt, bepaalt u hun rol in de desbetreffende map. U kunt instellen dat ze documenten alleen mogen bekijken, of dat ze documenten ook kunnen bewerken en nieuwe versies kunnen uploaden. De volgende rollen kunnen worden gebruikt:
  • Lezer: lezers kunnen bestanden en mappen bekijken, maar kunnen niets wijzigen.
  • Downloader: downloaders kunnen ook bestanden downloaden en opslaan op hun eigen computer.
  • Bijdrager: bijdragers kunnen ook bestanden wijzigen en bijwerken, nieuwe bestanden uploaden en bestanden verwijderen.
  • Manager: Managers hebben alle rechten van de andere rollen en kunnen anderen toevoegen of verwijderen als lid.

Opmerking:

Als uw systeembeheerder integratie met Microsoft Office Online heeft geactiveerd, kunnen lezers alleen het voorbeeld van het bestand bekijken in de webclient, kunnen downloaders het bestand ook in Microsoft Office Online bekijken en kunnen bijdragers en managers het bestand ook in Microsoft Office Online bewerken.

Er is ook een Eigenaar-rol met alle rechten om een map te beheren, inclusief het verwijderen van de map.

Bijdragers en managers kunnen inhoud en submappen verwijderen. Als een gedeeld item wordt verwijderd, wordt het weergegeven in de prullenbak van de eigenaar van het item en de prullenbak van de persoon die het heeft verwijderd.

Wanneer u samenwerkt met partners en externe leveranciers, kunt u beveiligde publieke koppelingen naar bestanden naar hen sturen, zodat iedereen de juiste toegangsrechten heeft. U kunt ook toegangscodes en vervaldatums voor koppelingen instellen als extra beveiliging. Bovendien kunt u precies bijhouden wie welke gedeelde bestanden heeft geopend, en wanneer. Zo behoudt u het overzicht.

Bekijk de rondleiding over delen (alleen Engels)

Publieke koppelingen

Een publieke koppeling geeft toegang tot een specifiek bestand of een specifieke map, en niets anders.

De servicebeheerder kan het gebruik van publieke koppelingen deactiveren en kan instellen wie toegang heeft tot deze koppelingen (iedereen of alleen geregistreerde gebruikers).

Bij het maken van een publieke koppeling kunt u ook een naam opgeven, zodat u kunt traceren of de koppeling is gebruikt. U kunt ook een bericht aan de koppeling toevoegen en machtigingen voor de koppeling kiezen. Dit bepaalt wat de ontvanger met de koppeling kan doen. U kunt de maximale rol die wordt gebruikt voor publieke koppelingen aanpassen in uw voorkeuren (via de browser). Mogelijk beperkt ook de servicebeheerder de rollen die zijn toegestaan voor publieke koppelingen. De rollen zijn hetzelfde als de rollen die worden gebruikt bij het toevoegen van leden aan mappen ('Lezer', 'Downloader' of 'Bijdrager').

Wanneer u een publieke koppeling maakt, als uw beheerder dit heeft toegestaan, kunt u de koppeling naar iedereen versturen, ook naar personen die geen Oracle Content Management account hebben. U kunt de ontvangers ook beperken tot alle geregistreerde gebruikers: personen die wel een account hebben.

U kunt desgewenst een vervaldatum en toegangscode instellen. Dat houdt in dat de publieke koppeling na de vervaldatum niet meer werkt. Toegangscodes zijn een soort wachtwoord voor een publieke koppeling. U kunt een toegangscode instellen, en de persoon die de koppeling ontvangt moet de code invoeren voordat de koppeling kan worden gebruikt. Zo kunt u een extra veiligheidsmaatregel toevoegen aan een publieke koppeling die u verstuurt. U moet de toegangscode sturen naar de persoon die de koppeling ontvangt, zodat deze de koppeling kan gebruiken. Anders hebben ze geen toegang tot de inhoud die aan de koppeling is gekoppeld.

Lidkoppelingen

Voor dit type koppeling moet de persoon lid zijn van de map en moet deze zich aanmelden bij een Oracle Content Management account om gebruik te kunnen maken van de koppeling. Als u een lidkoppeling gebruikt, kunt u kiezen voor Onlinetoegang. Hiermee kan de ontvanger de map of het bestand bekijken. U kunt ook een koppeling voor Direct downloaden gebruiken als u een bestand deelt. Hiermee kan de ontvanger een bestand downloaden zonder het te bekijken.