Documentinstellingen configureren

U kunt beperken wie een bestand of map kan verwijderen door aan te geven dat alleen de maker van het bestand en mapbeheerders dit kunnen doen.

Ga als volgt te werk om het verwijderen van bestanden en mappen te beperken:

1. Nadat u zich als beheerder hebt aangemeld bij de webapplicatie Oracle Content Management, klikt u op Systeem in het gebied 'Beheer' van het navigatiemenu.

2. Klik in het menu Systeem op Documenten.
3. Selecteer onder Bestands- en mapbeperkingen de optie Geactiveerd om het verwijderen te beperken tot de maker van het bestand en mapbeheerders.

U kunt quota instellen voor de hoeveelheid opslagruimte die aan een gebruiker wordt toegewezen. U kunt ook opslagruimte besparen door de tijd te beperken dat items in de prullenbak blijven staan voordat ze definitief worden verwijderd, en door het aantal versies te beperken dat wordt behouden voordat oudere versies worden verwijderd.

Ga als volgt te werk om quota en opslagruimte in te stellen:

1. Nadat u zich als beheerder hebt aangemeld bij de webapplicatie Oracle Content Management, klikt u op Systeem in het gebied 'Beheer' van het navigatiemenu.

2. Klik in het menu Systeem op Documenten.
3. Stel onder Quotum de volgende standaardwaarden in:
   • Standaardquotum per gebruiker: geef de hoeveelheid opslagruimte per gebruiker op in gigabytes. Voer een waarde in tussen 1 en 999.
   • Maximum aantal dagen dat bestanden en mappen in de prullenbak worden bewaard: geef het aantal dagen op dat bestanden in de prullenbak worden bewaard voordat ze definitief worden verwijderd. Als u deze optie instelt op 0, worden de bestanden verwijderd zodra de opschoontaak weer wordt uitgevoerd. De opschoontaak wordt eenmaal per dag uitgevoerd.
   • Onbeperkt aantal versies toestaan: als u het aantal te behouden versies wilt beperken, selecteert u Uitgeschakeld en geeft u het Maximum aantal versies per bestand op. Wanneer het maximum aantal versies wordt overschreden, worden oudere versies verwijderd.
   • Opgeschoonde revisies permanent verwijderen: standaard worden de oudste bestandsrevisies direct verwijderd wanneer het maximum aantal versies wordt overschreden. Deactiveer deze optie als u in plaats daarvan oudere versies naar de prullenbak wilt verplaatsen.

Beheerders kunnen bepalen hoe publieke koppelingen worden afgehandeld binnen de service. Hiermee kunt u iemand toegang geven tot de bestanden in een map, zonder die persoon toegang te geven tot andere mappen. Als u een publieke koppeling naar een bestand verstuurt, kan de desbetreffende persoon alleen dat ene bestand openen.

Voer de volgende stappen uit om het gedrag van koppelingen in te stellen:

1. Nadat u zich als beheerder hebt aangemeld bij de webapplicatie Oracle Content Management, klikt u op Systeem in het gebied 'Beheer' van het navigatiemenu.

2. Klik in het menu Systeem op Documenten.
3. Configureer onder Koppelingen de volgende instellingen:
   • Publieke koppelingen naar bestanden en mappen toestaan: als u wilt dat gebruikers publieke koppelingen mogen maken en delen, selecteert u Actief.
   • Standaardtype koppeling voor delen: als u publieke koppelingen hebt geactiveerd, geeft u de standaardinstelling op voor gedeelde koppelingen. U kunt kiezen uit 'Alleen leden' of 'Publiek'. Het is wellicht een goed idee deze instelling te laten staan op Alleen leden, zodat gebruikers niet onbedoeld publieke koppelingen maken.
   • Toegangsopties: als u publieke koppelingen hebt geactiveerd, kunt u opgeven of gebruikers publieke koppelingen naar iedereen mogen versturen (Iedereen) of alleen naar personen met een Oracle Content Management account (Alle geregistreerde gebruikers).

     Wanneer u toestaat dat publieke koppelingen naar iedereen worden verstuurd, heeft dat een negatief effect op de beveiliging, omdat gebruikers dan vertrouwelijke inhoud kunnen delen met mensen buiten uw bedrijf. Stel deze optie alleen in op Iedereen als u zeker weet dat dit binnen uw bedrijf geaccepteerd gebruik is.

   • Waarschuwing tonen aan gebruikers wanneer ze publieke koppelingen maken: als u gebruikers wilt waarschuwen wanneer ze een publieke koppeling maken, selecteert u Geactiveerd.
   • Waarschuwing aanpassen om weer te geven wanneer gebruikers publieke koppelingen maken: als u het waarschuwingsbericht hebt geactiveerd, kunt u uw eigen bericht instellen, waarin u gebruikers waarschuwt voor het gebruik van publieke koppelingen. Selecteer Actief en voer een aangepast bericht in.
   • Maximale rol beschikbaar voor publieke koppelingen: selecteer de hoogste rol die gebruikers kunnen toewijzen wanneer ze een publieke koppeling maken. Op deze manier heeft u het beheer over wie inhoud van uw service kan toevoegen of downloaden.
   • Standaardrol voor nieuwe publieke koppelingen: selecteer de rol die standaard wordt toegewezen wanneer gebruikers een publieke koppeling maken. Met deze rol kunnen niet meer rechten worden toegestaan dan met de rol die u als Maximale rol instelt.
   • Vervaldatum afdwingen voor alle publieke koppelingen: wanneer een publieke koppeling wordt gemaakt, wordt de koppeling voorzien van een naam en een optionele vervaldatum en toegangscode. Als u wilt garanderen dat alle publieke koppelingen een vervaldatum hebben, selecteert u Actief en stelt u een maximale vervaltijd in.
   • Maximale vervaltijd instellen: als u een vervaldatum afdwingt voor publieke koppelingen, voert u het maximum aantal dagen in dat deze koppelingen geldig zijn voordat ze vervallen. Hierdoor kunt u ervoor zorgen dat de koppelingen die worden gemaakt ook worden gebruikt en dat er koppelingen niet voor langere tijd ongebruikt blijven. Als een koppeling vervalt, kan de eigenaar ervan deze weer opnieuw maken en desgewenst versturen.