Bruke arbeidsflyter

Oversikt over arbeidsflyt

Hvis tjenesteadministratoren har integrert Oracle Content Management med Oracle Integration og innholdsadministratoren har registrert Oracle Integration-arbeidsflyter, kan det hende du har flere tilgjengelige arbeidsflytvalg. I det følgende diagrammet kan for eksempel et aktiva som sendes til en arbeidsflyt, avvises, returneres for flere opplysninger, videresendes for ytterligere godkjenning og deretter godkjennes.

Når innholdsadministratoren har registrert en arbeidsflyt, tilordnet den til et register, lagt deg til som medlem og tilordnet deg til en arbeidsflytrolle, er arbeidsflyten tilgjengelig for bruk når du skal arbeide med aktiva.

Bruke arbeidsflyt med et aktiva

1. Gå til siden Aktiva og høyreklikk på eller velg aktivaet du vil sende til en arbeidsflyt.
2. Velg Arbeidsflyter på høyreklikkmenyen eller menyen Sidestolpe, eller klikk på , slik at ruten for flere egenskaper åpnes, og velg Arbeidsflyter på rutemenyen. Arbeidsflytruten har to faner som representerer tre mulige arbeidsflyttilstander:
   • Send (vises hvis et aktiva ikke har noen manuelle arbeidsflyter som pågår) - Velg en arbeidsflyt fra listen over tilgjengelige arbeidsflyter, og klikk på Send til vurdering for å initiere en arbeidsflyt. Enkelte arbeidsflyter kan være valgt som standard (konfigurert av registerlederen). Hvis de er obligatoriske arbeidsflyter, kan du ikke oppheve valget av dem. Hvis aktivaene sendes automatisk til en arbeidsflyt når de opprettes, står det at de allerede er til vurdering nederst på fanen. Utvid dette området hvis du vil se arbeidsflyten.

     Merknad:

     Aktiva som legges til fra Oracle Content Management eller fra tredjepartsleverandører av skylagringstjenester, støtter for øyeblikket ikke automatisk arbeidsflyttilordning.
   • Pågår (erstatter fanen Send når en arbeidsflyt er initiert for et aktiva) - Det vises en liste over trinn som viser fremdriften for aktivaet gjennom arbeidsflyten. Fullførte trinn identifiserer personen og datoen da handlingen ble utført. Hvis du er ansvarlig for et trinn, blir handlingene du kan utføre, tilgjengelige i en utvalgsboks. Du må bekrefte handlingen når den er valgt, og du kan legge til en valgfri kommentar. Når handlingen er utført, blir et eventuelt neste trinn lagt til i listen. Hvis arbeidsflyten har flere fullførte handlinger, kan de grupperes under en utvidbar overskrift som er merket med Revisjonsspor.
   • Fullført (vises alltid) - Dette viser en liste over fullførte arbeidsflyter for aktivaet hvis det finnes noen, og datoen da hver arbeidsflyt ble fullført. Fullførte arbeidsflyter kan omfatte både godkjente og avviste arbeidsflyter. Hver fullførte arbeidsflyt kan utvides slik at det blir mulig å se en detaljert liste over handlingene i arbeidsflyten.

Du kan gå tilbake til fanen Pågår i arbeidsflytruten for aktivaet når som helst for å vise gjeldende status etter hvert som aktivaet går gjennom arbeidsflyten. Hvis et aktiva har gått gjennom arbeidsflyter tidligere, kan du klikke på fanen Fullført hvis du vil vise historikken for arbeidsflyter som aktivaet har fullført.

Arbeidsflytvarslinger

Hvis du er tilordnet til en rolle tilknyttet et arbeidsflyttrinn og har ansvar for å fullføre en arbeidsflytoppgave, mottar du en e-postvarsling med koblinger til handlingene som er tilgjengelige for deg, eller for å vise arbeidsflyten tilkoblet. Når du skal vise arbeidsflyten tilkoblet, åpnes aktivaet i Oracle Content Management. Tilgjengelige handlinger avhenger av arbeidsflyten og vises på menyen Handling for trinnet du har ansvar for.

Vise arbeidsflytoppgavene

Hvis du vil se en liste over alle arbeidsflytoppgaver du har ansvar for, og utføre handlinger, kan du bruke på aktivasiden.

1. Klikk på Aktiva på , og velg Arbeidsflytoppgaver. Det vises en liste over alle oppgaver som trenger tilsyn fra deg, i alle registre.
2. Utfør handling. Hvilke handlinger som er tilgjengelige, avhenger av arbeidsflyten og din rolle.
   • Velg oppgaven du vil utføre en handling for, og klikk på handlingen du vil utføre, på bannermenyen.
   • Velg oppgaven du vil utføre en handling for, og klikk på Forhåndsvis på bannermenyen, slik at du åpner aktivaet med arbeidsflytruten vist. Deretter velger du handlingen du vil utføre, på menyen Handling for den tilknyttede oppgaven i arbeidsflyten.

   Merknad:

   Du kan velge flere oppgaver og utføre en handling på tvers av alle valgte oppgaver, forutsatt at handlingen er felles for hver oppgave. Det kan for eksempel hende at Anskaff ikke er tilgjengelig når flere oppgaver er valgt, men at Godkjenn og Avvis er det hvis du har rettigheter til å vurdere i arbeidsflytene som brukes for de valgte oppgavene. Forhåndsvis er ikke tilgjengelig når flere oppgaver er valgt, fordi det gjelder for enkeltaktiva.