Konfigurere dokumentinnstillinger

Du kan begrense hvem som kan slette en fil eller en mappe, og tillate at bare filoppretteren og mappelederne gjør det.

Slik begrenser du sletting av filer og mapper:

1. Når du har logget på Web-applikasjonen for Oracle Content Management som administrator, klikker du på System under Administrasjon på navigeringsmenyen.

2. Klikk på Dokumenter på menyen System.
3. Under Begrensninger for filer og mapper velger du Aktivert slik at du begrenser sletting til bare filoppretteren og mappelederne.

Du kan angi kvoter for mengden av lagringsplass som en bruker tildeles. Du kan også spare lagringsplass ved å begrense hvor lang tid elementer blir liggende i papirkurven før de slettes permanent, og begrense antall versjoner som skal beholdes før en eldre versjon slettes.

Slik angir du kvoter og lagringsplass:

1. Når du har logget på Web-applikasjonen for Oracle Content Management som administrator, klikker du på System under Administrasjon på navigeringsmenyen.

2. Klikk på Dokumenter på menyen System.
3. Under Kvote angir du disse standardene:
   • Standardkvote per bruker: Angi mengden med lagringsplass per bruker i gigabyte. Angi en verdi mellom 1 og 999.
   • Maksimalt antall dager som filer og mapper skal beholdes i papirkurven: Angi hvor mange dager filer skal beholdes i papirkurven før de slettes permanent. Hvis du angir 0 for dette valget, slettes filene neste gang ryddejobben kjører. Ryddejobben kjører én gang hver dag.
   • Tillat ubegrensede versjoner: Hvis du vil begrense antall versjoner som beholdes, velger du Deaktivert og angir Maksimalt antall versjoner per fil. Når det maksimale antallet versjoner overskrides, blir eldre versjoner slettet.
   • Slett oppryddede revisjoner permanent: Som standard blir de eldste filrevisjonene slettet umiddelbart når det maksimale antall versjoner er overskredet. Hvis du vil flytte de eldste revisjonene til papirkurven i stedet, må du deaktivere dette valget.

Administratorer kan bestemme hvordan offentlige koblinger skal håndteres i hele tjenesten. Denne typen kobling gjør det mulig for en person å bruke filene i en mappe, men begrenser tilgangen til andre mapper. Hvis du sender en offentlig kobling til en fil, har personen bare tilgang til denne filen.

Hvis du vil angi koblingsvirkemåte, følger du trinnene nedenfor:

1. Når du har logget på Web-applikasjonen for Oracle Content Management som administrator, klikker du på System under Administrasjon på navigeringsmenyen.

2. Klikk på Dokumenter på menyen System.
3. Under Koblinger konfigurerer du de følgende innstillingene:
   • Tillat offentlige koblinger til filer og mapper: Hvis du vil at brukere skal ha tillatelse til å opprette offentlige koblinger og dele disse koblingene med andre, velger du Aktivert.
   • Type standard delingskoblinger: Hvis du har aktivert offentlige koblinger, angir du hva standarden er for delingskoblinger: Bare medlemmer eller Offentlig. Det kan være lurt å la denne innstillingen stå som Bare medlemmer slik at brukerne ikke ved et uhell oppretter offentlige koblinger.
   • Tilgangsvalg: Hvis du har aktivert offentlige koblinger, kan du angi om brukerne kan sende offentlige koblinger til hvem som helst (Hvem som helst) eller bare til personer som har en Oracle Content Management-konto (Alle registrerte brukere).

     Hvis du tillater at offentlige koblinger kan sendes til hvem som helst, reduserer du sikkerheten fordi brukere kan dele konfidensielt innhold med personer utenfor selskapet. Sett dette til Hvem som helst bare hvis du er sikker på at det er akseptabel praksis for selskapet ditt.

   • Vis advarsel til brukere når de oppretter offentlige koblinger: Hvis du vil advare brukerne når de oppretter offentlige koblinger, velger du Aktivert.
   • Tilpass advarselsmeldingen som skal vises når brukere oppretter offentlige koblinger: Hvis du har aktivert advarselsmeldingen, kan du angi en egen melding som advarer brukerne om bruken av offentlige koblinger. Velg Aktivert, og angi den tilpassede meldingen.
   • Maksimumsrolle som er tilgjengelig for offentlige koblinger: Velg den høyeste rollen brukerne dine kan tilordne når de oppretter en offentlig kobling. Dette gjør at du kan kontrollere hvem som kan legge til eller laste ned innhold fra tjenesten.
   • Standardrolle for nye offentlige koblinger: Velg rollen som skal tilordnes som standard, når brukerne oppretter en offentlig kobling. Denne rollen kan ikke tillate flere tillatelser enn rollen du angir for Maksimumsrolle.
   • Fremtving utløp for alle offentlige koblinger: Når det opprettes en offentlig kobling, får koblingen et navn og en valgfri utløpsdato og tilgangskode. Hvis du vil sikre at alle offentlige koblinger har en utløpsdato, velger du Aktivert og angir en maksimal utløpstid.
   • Angi maksimal utløpstid: Hvis du fremtvinger utløp for offentlige koblinger, angir du det maksimale antallet dager disse koblingene skal være gyldige før de utløper. Dette bidrar til å sikre at koblingene som opprettes, er i bruk, og at ingen koblinger forblir gyldige og ubrukte over en lang tidsperiode. Hvis en kobling utløper, kan eieren av koblingen opprette den og sende den på nytt hvis det er nødvendig.