Udostępnianie wizualizacji za pomocą harmonogramów e-maili ze skoroszytów

Korzystając z zaplanowanych e-maili, można udostępniać odbiorcom wizualizacje danych ze swojego skoroszytu oraz zapewniać dostęp do najnowszych danych.

Tematy:

Tworzenie harmonogramu e-maili ze skoroszytu - informacje podstawowe

Można udostępniać wizualizację ze skoroszytu, tworząc harmonogram służący do wysyłania e-maili z wersją PDF lub PNG wizualizacji. Aby skonfigurować dostarczanie do wybranych odbiorców, należy użyć funkcji harmonogramu e-maili ze skoroszytu.

Aby można było zaplanować dostarczanie e-maili, trzeba mieć skonfigurowane w Oracle Analytics ustawienia dotyczące e-maili. Zob. Konfigurowanie serwera poczty elektronicznej pod kątem dostarczania raportów i Limity dostarczania e-maili.

  • Aby można było tworzyć harmonogramy dla skoroszytu, należy posiadać rolę poziomu aplikacji "Administrator usługi BI" (lub dowolną rolę z uprawnieniem "Planowanie skoroszytów") oraz dostęp do odczytu i zapisu do tego skoroszytu. W przypadku braku pewności co do posiadania wymaganych ról poziomu aplikacji należy skontaktować się z administratorem.

  • W harmonogramach dostawy związanych ze skoroszytami należy używać nazwy pliku i ścieżki skoroszytu. Jeśli skoroszyt zostanie przeniesiony lub jego nazwa zostanie zmieniona, należy usunąć istniejący harmonogram i utworzyć nowy. Zob. Zarządzanie harmonogramami e-maili ze skoroszytu i zleceniami.

  • Harmonogramy dla skoroszytów można tworzyć w folderach współużytkowanych. Skoroszyty w "Moje foldery" nie są dostępne dla innych osób.

  • Można utworzyć harmonogram z powtarzaniem co godzinę, co dzień, co miesiąc lub co rok.

  • Można używać zmiennych systemowych CURRENT_TIMESTAMP i USER w temacie i w treści wiadomości e-mail w celu wyświetlania bieżących wartości podczas wysyłania wiadomości.

  • W harmonogramach e-maili ze skoroszytu nie są obsługiwane rozszerzenia "Wtyczka niestandardowa", obiekty paska filtrów ani linie trendów.

  • Harmonogram e-maili ze skoroszytu używa pierwotnego stanu skoroszytu w postaci zapisanej przez autora skoroszytu. Jeśli wiadomości e-mail są kierowane do użytkowników-konsumentów, ważne jest, aby pamiętać, że ich personalizacje filtrów i zapisane niestandardowe stany skoroszytów są ignorowane.

  • W przypadku wyników obsługiwany jest tylko język angielski (USA).

Harmonogramy z rozdzielaniem

Jeśli wizualizacje danych zawierają poufne dane, do których dostęp mają określone role poziomu aplikacji i grupy użytkowników skonfigurowane w Oracle Analytics, to - aby dostarczać wizualizacje danych ze skoroszytu do odbiorców - można utworzyć harmonogram z rozdzielaniem. Każdy z odbiorców będzie otrzymywać wizualizację danych dostosowaną na podstawie swojej konfiguracji dostępu do danych, a nie na podstawie konfiguracji dostępu do danych określonej dla użytkownika-administratora tworzącego harmonogram. Zob. Tworzenie harmonogramu e-maili ze skoroszytu z rozdzielaniem

  • Rozdzielanie jest dostępne dla harmonogramów tworzonych ze skoroszytów zapisanych w folderach współużytkowanych.
  • Domyślnie, gdy jest rozpoczynane tworzenie nowego harmonogramu, rozdzielanie jest wyłączone.
  • Mechanizm rozdzielania nie umożliwia wysyłania wizualizacji do zewnętrznych odbiorców, którzy nie zostali skonfigurowani w Oracle Analytics.
  • Korzystając z rozdzielania, można dodać maksymalnie 100 odbiorców, którymi są indywidualni użytkownicy (lub role poziomu aplikacji) skonfigurowani w Oracle Analytics. Na przykład, jeśli jako odbiorca zostanie dodana rola Konsument BI, do której jest przypisanych więcej niż 100 użytkowników, to harmonogramowi nie uda się wysłać wizualizacji do odbiorców przekraczających liczbę 100.

Zarządzanie harmonogramami

Można zarządzać istniejącymi harmonogramami e-maili ze skoroszytów, sprawdzać status zaplanowanych zleceń oraz wyświetlać, edytować i usuwać harmonogramy. Zob. Zarządzanie harmonogramami e-maili ze skoroszytu i zleceniami.

  • Harmonogram e-maili ze skoroszytu może być edytowany przez autora harmonogramu lub przez dowolnego użytkownika mającego te same uprawnienia zezwalające na dostęp do skoroszytu i edytowanie go. Wizualizacje danych udostępniane odbiorcom są oparte na konfiguracji dostępu do danych określonej dla użytkownika-administratora edytującego harmonogram i zapisującego dokonane w nim zmiany.
  • Jeśli po utworzeniu harmonogramu e-maili ze skoroszytu z poziomu skoroszytu zostaną edytowane wizualizacje danych zawarte w tym skoroszycie, to zapisane zmiany dotyczące wizualizacji danych skoroszytu będą odzwierciedlane w zaplanowanych e-mailach na podstawie konfiguracji dostępu do danych określonej dla użytkownika-administratora, który zapisał dany harmonogram.
  • Harmonogramy e-maili ze skoroszytu z rozdzielaniem, dla których określono więcej niż jednego odbiorcę, uaktywniają zlecenia dla każdego odbiorcy z harmonogramu bez względu na to, czy są to użytkownicy indywidualni czy należący do roli poziomu aplikacji. Każdy z odbiorców otrzymuje wersję wizualizacji danych dostosowaną na podstawie swojej konfiguracji dostępu do danych określonej w Oracle Analytics.

Odwoływanie się do zmiennych systemowych

Podczas tworzenia harmonogramu e-maili ze skoroszytu można używać zmiennych systemowych w temacie i treści wiadomości.

Można użyć następujących zmiennych systemowych:
  • CURRENT_TIMESTAMP - wyświetlana jest data i godzina dostarczenia wiadomości e-mail, w zależności od formatu.
  • USER - w przypadku harmonogramów bez rozdzielania wyświetlana jest nazwa użytkownika uruchamiającego harmonogram. W przypadku harmonogramów z rozdzielaniem wyświetlana jest nazwa użytkownika będącego odbiorcą wiadomości e-mail.

W przypadku zmiennej USER Oracle Analytics obsługuje format {{USER}}. W przypadku zmiennej CURRENT_TIMESTAMP Oracle Analytics obsługuje formaty daty i godziny Oracle Java.

Obsługiwany format Dane wyjściowe
{{CURRENT_TIMESTAMP}} 2025-03-19
{{CURRENT_TIMESTAMP:yyyy-MM-dd HH:mm}} 2025-03-19 14:30
{{CURRENT_TIMESTAMP:EEEE, MMM dd, yyyy HH:mm:ss}} Poniedziałek, Maj 5, 2025 14:30:15

Załóżmy na przykład, że nazwa bieżącego użytkownika to "Tom B" i użytkownik ten tworzy harmonogram e-maili bez rozdzielania:

W polu "Temat" należy wpisać "Pulpit sprzedaży dla {{CURRENT_TIMESTAMP:yyyy-MM-dd HH:mm:ss}} od {{USER}}".

Odbiorca zobaczy:

Pulpit sprzedaży dla 2025-03-19 13:35:09 od Tom B

W polu "Wiadomość" należy wpisać "To jest cotygodniowa aktualizacja pulpitu sprzedaży na dzień {{CURRENT_TIMESTAMP: EEEE, MMM dd, yyyy}} od {{USER}}".

Odbiorca zobaczy:

To jest cotygodniowa aktualizacja pulpitu sprzedaży na dzień Środa, Mar 19, 2025 r. od Tom B.

Tworzenie harmonogramu e-maili ze skoroszytu

Można skonfigurować harmonogram udostępniania wybranym odbiorcom wizualizacji danych z wybranej kanwy w skoroszycie. Wizualizacje danych można wysyłać jako pliki PDF lub XLSX albo pliki obrazów w formacie PNG załączane do zaplanowanych e-maili.

Aby można było tworzyć harmonogramy dla skoroszytu, należy posiadać rolę poziomu aplikacji "Administrator usługi BI" lub dowolną rolę z uprawnieniem "Planowanie skoroszytów" oraz dostęp do odczytu i zapisu do tego skoroszytu. W przypadku braku pewności co do posiadania wymaganych ról poziomu aplikacji należy skontaktować się z administratorem.
Uwaga: w przypadku udostępniania w formacie programu Excel można uwzględnić jedną wizualizację z dowolnej kanwy zawierającej wizualizacje tabeli lub tabeli przestawnej. W przypadku udostępniania w formacie PDF lub "Obraz" można uwzględnić maksymalnie pięć kanw.
  1. Na stronie startowej umieścić wskaźnik myszy na skoroszycie, kliknąć Czynności i wybrać Zaplanuj.
  2. Na karcie "Harmonogram" kliknąć Nowy.
  3. Na karcie "Format" użyć pola Nazwa, aby zmienić domyślną nazwę harmonogramu, jeśli jest to wymagane.
  4. Użyć pola Format, aby wybrać format, w którym ma być udostępniana zawartość:
    • Acrobat (pdf) - w przypadku plików w formacie "Acrobat (PDF)" użyć pola Kanwa, aby wybrać maksymalnie pięć kanw do udostępnienia, oraz pola Rozmiar, aby zmienić domyślny rozmiar strony.
    • Obraz (png) - w przypadku plików w formacie "Obraz (PNG)" użyć pola Kanwa, aby wybrać maksymalnie pięć kanw do udostępnienia.
    • Excel (xlsx) - w przypadku plików w formacie "Excel (XLSX)" użyć pola Kanwa w celu wybrania jednej kanwy zawierającej wizualizacje tabeli lub tabeli przestawnej oraz pola Wizualizacja, aby wybrać wizualizację, która ma zostać udostępniona.
  5. Na karcie Harmonogram wybrać początkową datę i godzinę.
  6. Opcjonalne: Wybrać Powtarzaj, aby utworzyć harmonogram z uruchamianiem cyklicznym.
  7. Na karcie "E-mail" wprowadzić odbiorców.
    Można dodawać użytkowników Oracle Analytics, role poziomu aplikacji oraz adresy e-mail odbiorców zewnętrznych. Adresy e-mail należy rozdzielać przecinkami, na przykład jan.kowal@abc.com,anna.nowak@abc.com. Wszyscy odbiorcy będą otrzymywać wizualizacje na podstawie konfiguracji dostępu do danych określonej przez użytkownika-administratora, który utworzył harmonogram.
  8. Opcjonalne: Włączyć Rozdzielanie, jeśli wizualizacje danych są skonfigurowane do rozdzielania i zawierają poufne dane, do których dostęp mają określone role poziomu aplikacji i grupy użytkowników.
  9. Wpisać temat i treść wiadomości. W wiadomości e-mail kliknąć Łącze i wybrać:
    • Dodaj łącze do adresu URL skoroszytu
    • Dodaj łącze do adresu URL pobierania wyników

    Uwaga:

    Jeśli organizacja skonfiguruje zindywidualizowany adres URL dla Oracle Analytics Cloud, jej administrator może za pośrednictwem odpowiedniego ustawienia systemowego określić, że w łączach prowadzących do wizualizacji ma być używany ten zindywidualizowany adres URL (zamiast standardowego adresu URL). Zob. Ustawienia systemu - używanie zindywidualizowanych adresów URL do udostępniania zawartości w e-mailach.

    Do treści wiadomości e-mail można także dodać obraz PNG wizualizacji danych; w tym celu należy kliknąć Obraz wyjściowy.

    Aby dodany obraz był optymalnie wyświetlany, można zmienić jego rozmiar, wskazując kursorem obraz, a następnie klikając i przeciągając prawy róg w celu zwiększenia lub zmniejszenia rozmiaru.

  10. Opcjonalne: Użyć zmiennych systemowych do wyświetlania bieżącej daty, godziny i nadawcy w temacie lub treści wiadomości. Wskazać kursorem etykietę "Temat" lub "Wiadomość", aby wyświetlić podgląd tekstu, który pojawi się w wiadomości e-mail.
  11. Kliknąć Zapisz.

Tworzenie harmonogramu e-maili ze skoroszytu z rozdzielaniem

Jeśli wizualizacje danych zawierają poufne dane, do których dostęp mają określone role poziomu aplikacji i grupy użytkowników skonfigurowane w Oracle Analytics, to - aby dostarczać wizualizacje danych do odbiorców - można utworzyć harmonogram e-maili ze skoroszytu z rozdzielaniem. Każdy z odbiorców będzie otrzymywać wizualizację danych dostosowaną na podstawie swojej konfiguracji dostępu do danych, a nie na podstawie konfiguracji dostępu do danych określonej dla użytkownika-administratora tworzącego harmonogram.

Aby można było tworzyć harmonogramy z rozdzielaniem dla skoroszytu, należy posiadać rolę poziomu aplikacji "Administrator usługi BI" (lub dowolną rolę z uprawnieniem "Planowanie skoroszytów z rozdzielaniem") oraz dostęp do odczytu i zapisu do tego skoroszytu. W przypadku braku pewności co do posiadania wymaganych ról poziomu aplikacji należy skontaktować się z administratorem.
  1. Na stronie startowej umieścić wskaźnik myszy na skoroszycie zawierającym kanwę i wizualizacje, które mają zostać udostępnione, kliknąć Czynności, a następnie wybrać Zaplanuj.
  2. Utworzyć harmonogram lub edytować harmonogram już istniejący.
  3. Na karcie "E-mail" włączyć Rozdzielanie i wprowadzić odbiorców.
  4. Opcjonalne: Wpisać temat i treść wiadomości.
  5. Kliknąć Zapisz.

Zarządzanie harmonogramami e-maili ze skoroszytu i zleceniami

Można sprawdzać status zaplanowanych zleceń, a także wyświetlać, edytować i usuwać harmonogramy e-maili ze skoroszytów.

Aby można było zarządzać harmonogramami dla skoroszytu, należy posiadać rolę poziomu aplikacji "Administrator usługi BI" (lub dowolną rolę z uprawnieniem "Planowanie skoroszytów") oraz dostęp do odczytu i zapisu do tego skoroszytu. W przypadku braku pewności co do posiadania wymaganych ról poziomu aplikacji należy skontaktować się z administratorem.
  1. Na stronie startowej umieścić wskaźnik myszy na skoroszycie zawierającym kanwę i wizualizacje, które mają zostać udostępnione, kliknąć Czynności i wybrać Zaplanuj.
  2. Kliknąć nazwę harmonogramu, który będzie edytowany.
  3. Opcjonalne: Aby ręcznie uruchomić harmonogram w tym momencie, kliknąć Czynności i wybrać Uruchom.
  4. Aby usunąć harmonogram, wybrać go, po czym kliknąć kolejno Czynności i Usuń.
  5. Opcjonalne: Aby sprawdzić status wcześniej zaplanowanych zleceń, kliknąć kartę Historia.
  6. Kliknąć Zapisz.
  7. Opcjonalne: Aby sprawdzić postęp zaplanowanych zleceń, na stronie startowej kliknąć Nawigator, a następnie Zlecenia i Filtry, po czym wybrać Skoroszyt. Wybrać zlecenie z harmonogramu, po czym kliknąć Zbadaj.