20 Indeksowanie dokumentów

Wszystkie strony dokumentu współdzielą te same wartości metadanych, tak więc zaindeksowanie jakiejkolwiek strony dokumentu oznacza zaindeksowanie wszystkich jego stron. W okienku dokumentów dokumenty zawarte w partii są wizualnie rozdzielone paskiem w jasnym kolorze. W okienku partii dokumenty są wyszczególniane pod właściwą dla nich partią. Jeśli wybrany profil klienta jest skonfigurowany do indeksowania, to — gdy w okienku partii zostanie wybrany jakiś dokument — w lewym dolnym okienku są wyświetlane pola metadanych. Aby poprawić czytelność, można w oknie dialogowym "Preferencje" dostosować wielkość czcionki używanej w polach metadanych.

Aby zapewnić jednolitość wartości podawanych w polach metadanych, można używać masek danych wejściowych lub formatów wejściowych, list wyboru lub też wyszukiwania zasobów.

Jeśli pola metadanych używają masek danych wejściowych lub filtrów wejściowych, wartości wprowadzane do tych pól podlegają kontroli. Na przykład maska może pozwalać na wpisywanie w danym polu tylko liczb (a nie dowolnych znaków) lub ograniczać wielkość zawartości tylko do czterech znaków. Wpisanie znaku niezgodnego z maską jest sygnalizowane dźwiękiem, a sam znak jest odrzucany. Na przykład pole metadanych o nazwie Numer faktury może używać maski danych wejściowych, ograniczającej wprowadzaną zawartość do liczb 7-cyfrowych.

W polach metadanych można używać formatów do wyświetlania wpisów w jednakowy sposób. Gdy użytkownik przechodzi do innego pola metadanych, zmienia się (jeśli trzeba) format wyświetlania danych, tak aby był on zgodny z ustalonym dla tego pola. Na przykład wartość wpisana w polu daty może zostać zmieniona tak, aby była wyświetlana w postaci standardowej. Należy przy tym pamiętać, że wartość metadanych nie ulega zmianie.

Pole listy wyboru udostępnia listę wartości, z których można wybierać. Jeśli ustawienia profilu klienta na to pozwalają, lista wyboru może zezwalać na wpisywanie, a nie wybieranie wartości. Pola listy wyboru mogą być zależne, co oznacza, że wybranie wartości w polu nadrzędnym wyznacza pozycje wyświetlane w polu podrzędnym.

Indeksowanie dokumentów wg metadanych

Aby zaindeksować dokumenty wg metadanych, należy:
  1. Wybrać dokument w okienku Partia albo wybrać dowolną ze stron-miniatur w okienku Dokument.
    W lewym dolnym rogu zostanie wyświetlone okienko "Metadane". Niektóre z pól metadanych mogą już zawierać automatycznie wprowadzone wartości.
  2. W polu Profil dokumentu wybrać profil zgodny z typem indeksowanego dokumentu.

    Na przykład w przypadku indeksowania dokumentu zamówienia klienta należałoby wybrać profil dokumentu zawierający pola metadanych "Numer klienta", "Nazwa klienta" i "Zamówienie".

  3. Wypełnić wymagane pola metadanych.
  4. Powtórzyć punkty od 1 do 3 w celu zaindeksowania wszystkich dokumentów z partii.

Indeksowanie dokumentów wg wartości wyszukiwania zasobów

  1. W okienku metadanych umieścić kursor w tym polu metadanych, dla którego skonfigurowano wyszukiwanie zasobów.

    Przycisk Wyszukiwanie zasobów staje się aktywny, jeśli dla wybranego pola metadanych można przeprowadzić wyszukiwanie zasobów.

  2. Wpisać szukaną wartość. (Pola liczbowe często wymagają podania dokładnej wartości).

    W niektórych przypadkach (jeśli są obsługiwane przez profil klienta) wystarczy wpisać kilka pierwszych znaków szukanej wartości. Na przykład w polu metadanych o nazwie Firma można wpisać Trans, aby wyszukać wiersze zawierające firmy o nazwach zaczynających się tekstem Trans. Należy jednak pamiętać, że wyświetlanie wyników wyszukiwania może zająć sporo czasu, gdy są wprowadzane wartości częściowe, dla których jest zwracanych wiele rekordów.

  3. Nacisnąć przycisk Wyszukaj zasoby.

    Okno dialogowe "Wyniki wyszukiwania zasobów" zostanie wyświetlone, jeśli zostało znalezionych więcej niż jeden rekord. W przypadku znalezienia jednego rekordu, zostaną wypełnione wartościami pola (jedno lub większa ich liczba) bez wyświetlania listy wyników.

  4. Aby wypełnić pola metadanych wartościami z repozytorium, w wynikach wyszukiwania wybrać zgodny rekord, po czym nacisnąć przycisk Wybierz. (W celu wybrania rekordu można również kliknąć na nim dwukrotnie.)