21 Zarządzanie partiami
Partia zawiera zeskanowane obrazy i strony oraz dokumenty elektroniczne, które można organizować logicznie i składować w repozytorium. Po zeskanowaniu lub zaimportowaniu dokumentów można je indeksować, edytować i zwalniać.
Tworzone partie są automatycznie nazywane z użyciem prefiksu będącego nazwą profilu klienta (na przykład SKANOWANIE lub IMPORT), po którym następuje kolejny wewnętrzny numer.
-
Partie są automatycznie blokowane przez użytkownika, który je tworzy w procesie skanowania lub importowania bądź gdy je otwiera (rozwija).
Uwaga:
Jeśli partie zostały zablokowane przez użytkowników, którzy już są niedostępni, administratorzy Content Capture mogą je odblokować do dalszego przetwarzania. -
Jeśli nie ma żadnych zdefiniowanych procesów zwalniania i użytkownik odblokuje partie, dokumenty oraz metadane są wysyłane do repozytorium Oracle Content Management i są odblokowywane.
-
Jeśli użytkownik wybierze dostępny proces zwalniania i zwolni partię, następna czynność wykonywana w odniesieniu do partii zależy od wybranego procesu zwalniania. Proces zwalniania partii jest sygnalizowany paskiem postępu wyświetlanym obok nazwy partii. W trakcie zwalniania można pracować z innymi partiami – proces zwalniania partii przebiega w tle.
-
Po zwolnieniu następna czynność wykonywana w odniesieniu do partii zależy od ustawień zapisanych w profilu klienta. Partie mogą zostać przekazane do dalszego przetwarzania, takiego jak rozpoznawanie kodów kreskowych, konwersja dokumentów (PDF/TIFF) lub umieszczenie partii w repozytorium Oracle Content Management. Partie mogą pozostawać odblokowane, co pozwala innym użytkownikom zablokować je i modyfikować. Na przykład, po utworzeniu, sprawdzeniu i zmodyfikowaniu partii przez osobę zajmującą się skanowaniem dokumentów, partie mogą zostać przekazane osobie odpowiedzialnej za indeksowanie, która wybierze je, zaindeksuje, a następnie zwolni do dalszego przetwarzania.
Zarządzając partiami, można wykonywać następujące zadania:
Zmienianie informacji o partii
Do partii może być przypisany priorytet i status domyślny, wynikający z profilu klienta. Do partii można przypisać numer priorytetu od 0 do 10, gdzie 10 określa najwyższy priorytet. Za pomocą dostępnych opcji statusu można także dołączyć status do partii. Analogicznie, do partii można załączać uwagi przeznaczone dla innych użytkowników, którzy będą pracować z daną partią. Na przykład można wpisać uwagę o brakującej stronie w konkretnym dokumencie z danej partii.
Zwalnianie partii
Profil klienta może zawierać więcej niż jeden proces zwalniania. Aby zwolnić partię, należy wybrać z listy wymagany proces zwalniania.
- Jeśli profil klienta zawiera różne procesy, z rozwijanej listy (po prawej stronie ikony
) wybrać proces zwalniania, po czym kliknąć na ikonie . Alternatywnie, w okienku Partia kliknąć prawym przyciskiem myszy na jednej lub większej liczbie partii, wybrać opcję Zwolnij partię, po czym wybrać jedną ze skonfigurowanych opcji procesu zwalniania. Opcje te są także dostępne, jeśli w okienku "Partia" wybrano jeden lub większą liczbę dokumentów partii.
Na nazwie partii jest wyświetlany pasek postępu, sygnalizujący postęp procesu zwalniania. Podczas zwalniania można wybierać inne partie i dokumenty do pracy nad nimi.
Uwaga:
Zwolnione partie są okresowo odświeżane, jeśli została włączona preferencja Automatyczne odświeżanie partii dot. klienta.
Wyszukiwanie partii lub filtrowanie listy
Partie można wyszukiwać na podstawie nazwy, daty, statusu, priorytetu i stanu. Należy pamiętać, że filtrowana lista zawsze zawiera — oprócz wyników wyszukiwania — partie zablokowane przez bieżącego użytkownika.
Aby wyszukać partie, należy:
-
W okienku Partia kliknąć na ikonie
. -
W oknie dialogowym Kryteria wyszukiwania partii określić sposób wyszukiwania partii, posługując się kryteriami podanymi w tabeli.
Można określić więcej niż jedną opcję wyszukiwania. Należy pamiętać, że — aby partia została odnaleziona — wszystkie podane pola wyszukiwania muszą być zgodne, mimo że musi być zgodna tylko jedna wartość zawarta w polu wyszukiwania. Na przykład, jeśli w polu Status zostanie wybrana wartość Pilne, a w polu Priorytet zostaną wybrane wartości 8, 9 i 10, to zostaną znalezione partie o statusie "Pilne" ORAZ o priorytecie 8, 9 LUB 10. Nie zostaną natomiast znalezione partie o statusie "Pilne" i priorytecie 0 ani partie niemające statusu i mające priorytet 8, 9 lub 10.
Tabela 21-1 Kryteria wyszukiwania partii
Kryteria wyszukiwania Opis Nazwa partii
Należy wpisać nazwę szukanej partii. Można wpisać fragment nazwy i następujący po nim wieloznacznik
%reprezentujący jeden lub większą liczbę znaków. Na przykładPart%odpowiada partiom o nazwach Partia15 i Partie214.Od daty/Do daty
Można wyszukiwać partii utworzonych w określonym przedziale dat; w tym celu należy nacisnąć przycisk kalendarza (obok pola daty), po czym wybrać datę początkową i datę końcową.
Status
Można wyszukiwać partie na podstawie przypisanego do nich statusu; w tym celu należy wybrać jeden lub większą liczbę statusów. Zostaną uzgodnione partie, do których przypisano którykolwiek z wybranych statusów.
Priorytet
Można wyszukiwać partie na podstawie przypisanego do nich priorytetu; w tym celu należy wybrać jeden lub większą liczbę priorytetów. Zostaną uzgodnione partie, do których przypisano którykolwiek z wybranych priorytetów.
Stan partii
Można wyszukiwać partie na podstawie stanu przypisanego do nich przez system; w tym celu należy wybrać jeden lub większą liczbę stanów. Zostaną uzgodnione partie, do których przypisano którykolwiek z wybranych stanów. Dostępne stany partii, to:
-
Gotowe: Partie nie są zablokowane i nie napotkano żadnych błędów
-
Zablokowane: Partie są zablokowane przez jakiegokolwiek użytkownika
-
Błąd: Napotkano błąd w co najmniej jednym z dokumentów w partii
-
Przetwarzanie: Partie są obecnie przetwarzane przez procesor lub zlecenie dla procesora
-
-
Nacisnąć przycisk OK.
W okienku partii zostaną wyświetlone filtrowane wyniki wyszukiwania. Należy pamiętać, że w okienku partii — bez względu na ustawienia filtrowania — zawsze są wyświetlane partie zablokowane przez bieżącego użytkownika oraz że filtrowanie partii jest stosowane także przy odświeżaniu partii i pozostaje aż do chwili jego usunięcia.
Aby usunąć filtr wyszukiwania, należy:
Błędy przetwarzania partii
Podczas pracy z partiami i podczas zwalniania partii mogą niekiedy wystąpić błędy. Niektóre z nich można wyeliminować na podstawie następujących wskazówek. W pozostałych przypadkach prawdopodobnie trzeba będzie poprosić o pomoc menedżera procedur (należy podać nazwę partii i wyświetlone informacje o błędzie).
Błędy podczas pracy z partiami
Jeśli podczas próby wyświetlenia dokumentu (który nie jest obrazem) w powiązanej aplikacji wystąpi błąd, klient wyświetli komunikat o błędzie: Nie udało się otworzyć dokumentu w powiązanej z nim aplikacji. Być może z tym typem dokumentu nie jest powiązana żadna aplikacja.
Błędy po zwolnieniu partii
-
Jeśli dla partii wystąpi błąd po jej zwolnieniu, np. podczas dalszego przetwarzania, dana partia może ponownie pojawić się w okienku partii bieżącego użytkownika jako zablokowana. (Należy pamiętać, że nazwa partii może w takiej sytuacji ulec zmianie). Można kliknąć prawym przyciskiem myszy na ikonie błędu dokumentu, po czym — aby zobaczyć szczegóły błędu — wybrać z menu opcję Wyświetl błędy partii.
-
Jeśli partia została zwolniona bez wypełnienia wszystkich wymaganych pól metadanych we wszystkich dokumentach, wystąpi błąd, jeżeli w aplikacji Content Capture — jako etap po przetwarzaniu — ustawiono zatwierdzanie partii. Zazwyczaj wszystkie dokumenty są zatwierdzane, a następnie usuwane z partii. W partii pozostają jednak te dokumenty, w których występują błędy. Aby wyeliminować błąd, należy otworzyć daną partię, wypełnić we wszystkich dokumentach wszystkie wymagane pola metadanych (oznaczone gwiazdką * wyświetlaną z lewej strony ich nazw), po czym ponownie zwolnić daną partię.