Konfigurowanie profili klienta
Profil klienta zawiera ustawienia, które użytkownicy końcowi wybierają — w trakcie skanowania, importowania i/lub indeksowania dokumentów — w kliencie Content Capture. Profile klienta określają m.in. sposób tworzenia i rozdzielania dokumentów w partii, dostępność pól metadanych oraz sposób postępowania z partią po jej zwolnieniu. Profile klienta są tworzone przy użyciu elementów procedur.
W poniższych tematach wyjaśniono, czym są profile klienta i jak je konfigurować:
Profile klienta — informacje podstawowe
Niektórzy użytkownicy tylko przechwytują dokumenty, inni generują indeksy dla partii dokumentów, a jeszcze inni wykonują oba te zadania. Profile klientów konfiguruje się zgodnie z tymi wymaganiami. W profilach klientów można określić prefiksy partii, priorytety partii i kryteria filtrowania partii (na przykład priorytet, status, prefiks). Chcąc ograniczyć możliwość używania profili klienta, można do nich przypisać użytkowników, tak aby tylko mający odpowiednie prawa mogli uzyskiwać dostęp do profili klienta w jego środowisku. Ponadto wiąże się profile dokumentów z poszczególnymi profilami klienta.
Aby skonfigurować profil klienta, należy na stronach profili określić ustawienia.
Tabela 11-1 Konfiguracja profilu klienta
| Strona | Konfiguracja główna |
|---|---|
|
Ustawienia ogólne |
Należy wybrać kluczowe ustawienia profilu, takie jak:
|
|
Ustawienia filtra partii |
Opcjonalnie można filtrować wyświetlanie partii. Należy określić, które partie są — po wybraniu tego profilu klienta — widoczne dla użytkowników na liście okienka partii oraz w jaki sposób partie są wyświetlane (zob. Filtrowanie listy partii (listy wyświetlanej użytkownikom)). |
|
Ustawienia obrazu |
Można określić ustawienia dotyczące kolorów i jakości obrazów, wykrywania pustych stron oraz obsługi zaimportowanych plików niebędących obrazami. Karta ta jest dostępna tylko wtedy, gdy na stronie Ustawienia ogólne dla pola Typ profilu została wybrana opcja 1 - Tylko przechwytywanie lub 2 - Przechwytywanie i indeksowanie. Na przykład można określić:
|
|
Ustawienia indeksowania dokumentów |
Można odpowiednio skonfigurować opcje separacji dokumentów, zależnych list wyboru oraz profili dokumentów. Karta ta jest dostępna tylko wtedy, gdy na stronie Ustawienia ogólne dla pola Typ profilu została wybrana opcja 2 - Przechwytywanie i indeksowanie lub 3 - Tylko indeksowanie. Na przykład można określić:
|
|
Zabezpieczenia |
Użytkownikom klienta można — na podstawie wcześniej przypisanym im rolom — nadać lub usunąć prawa dostępu do profilu klienta (zob. Konfigurowanie zabezpieczeń procedury). |
|
Przetwarzanie końcowe |
Można zdefiniować procesy zwalniania, które są dostępne dla użytkowników po zwolnieniu partii (zob. Konfigurowanie (w profilu klienta) przetwarzania końcowego). |
|
Podsumowanie |
Można sprawdzić wybrane ustawienia profilu klienta. |
Dodawanie lub edytowanie profilu klienta
Na karcie Przechwytywanie można dodać nowy profil klienta lub edytować już istniejący.
-
Zaleca się niedokonywanie większych zmian w profilu klienta, gdy użytkownicy już zaczęli przechwytywać partie za pomocą tego profilu. Zamiast tego można zmienić profil klienta na "tylko indeksowanie", co umożliwi użytkownikom indeksowanie i zwalnianie istniejących partii, lecz uniemożliwi przechwytywanie dodatkowych partii.
W przypadku większych zmian w profilu klienta należy sporządzić kopię profilu produkcyjnego i w niej bezpiecznie dokonywać zmian do chwili, aż nowy profil stanie się gotowy do użycia w produkcji.
-
Dokonując zmian w profilu klienta, należy profil okresowo zapisywać Dokonane zmiany można wyświetlać i testować za pomocą klienta. Po edytowaniu profilu klienta oraz zawartych w nim pól metadanych lub profili dokumentu należy — aby zobaczyć w kliencie zmiany dokonane w procedurze — wylogować się, a następnie ponownie zalogować.
Aby dodać lub edytować profil klienta, należy:
- W tabeli Profile klienta kliknąć na ikonie
lub wybrać profil, po czym kliknąć na ikonie 
.
Aby utworzyć kolejny, identyczny profil, można skopiować — klikając na ikonie
— już istniejący profil klienta, a następnie odpowiednio go zmodyfikować.
Dezaktywowanie lub usuwanie profilu klienta
Profil klienta można — uaktywniając go lub dezaktywując — uczynić dostępnym lub niedostępnym dla użytkowników klienta. Domyślnie profile klienta są aktywne (online). Profil klienta można przełączyć do stanu offline w celu rozwiązania problemów lub stopniowego wycofywania profilu przed usunięciem go. Przed usunięciem profilu warto rozważyć jego dezaktywację przez pewien czas.
Usunięcie profilu klienta nie wpływa na partie wcześniej przechwycone za pomocą tego profilu. Użytkownicy, ponieważ widzą wszystkie zablokowane dla nich partie (bez względu na ustawienia filtra partii), mogą wybrać inny profil klienta, po czym wyświetlać, edytować i zwalniać partie, które wcześniej utworzyli za pomocą właśnie usuniętego profilu klienta.
- Aby dezaktywować profil, kliknąć na ikonie
.
Profil klienta można aktywować lub dezaktywować, naciskając na karcie Przechwytywanie przycisk Online/offline. - Wybrać dezaktywowany profil, po czym kliknąć na ikonie
. Gdy pojawi się monit, potwierdzić chęć usunięcia tego profilu.
Konfigurowanie typu profilu klienta
Wybrany Typ profilu klienta decyduje, w jaki sposób użytkownicy mogą korzystać z profilu oraz czy mogą przechwytywać dokumenty i uzupełniać wartości metadanych. Typ profilu wpływa także na sposób tworzenia dokumentów w partiach.
- Dodać lub edytować profil klienta, po czym przejść na stronę Ustawienia ogólne.
- W polu Typ profilu wybrać jeden z następujących typów profili: Tylko przechwytywanie, Przechwytywanie i indeksowanie lub Tylko indeksowanie.
- Aby zapisać profil klienta, nacisnąć przycisk Prześlij.
Tylko przechwytywanie
Typ profilu 1 - Tylko przechwytywanie należy wybrać, aby użytkownicy mogli skanować lub importować dokumenty, lecz nie mogli ich indeksować. Ten typ jest zazwyczaj używany dla partii, które są indeksowane później przez procesor rozpoznawania na etapie przetwarzania końcowego. Gdy użytkownik wybierze profil "Tylko przechwytywanie", w oknie klienta nie będzie wyświetlane okienko metadanych.
-
Gdy użytkownik skanuje partię, klient skanuje wszystkie papiery załadowane do skanera i tworzy jeden dokument Użytkownik klienta, korzystając z opcji Utwórz nowy dokument, może podzielić jeden dokument na kilka dokumentów. Separacja dokumentów może także zostać wykonane przez procesor partii, taki jak procesor przetwarzania.
-
Gdy użytkownik importuje partię, wybrana opcja importu decyduje, czy powstaje jeden dokument czy wiele dokumentów.
-
Mimo że użytkownicy klienta nie mogą indeksować dokumentów, to jednak mogą je rozdzielać za pomocą opcji Utwórz nowy dokument.
-
Gdy jest używany profil "Tylko przechwytywanie", opcje indeksowania i tworzenia dokumentów nie mają zastosowania. Ustawienia na stronie Ustawienia indeksowania dokumentu nie są dostępne.
Przechwytywanie i indeksowanie
Typ profilu 2 - Przechwytywanie i indeksowanie należy wybrać, aby użytkownicy mogli przechwytywać dokumenty, a następnie je indeksowali. Gdy użytkownik wybierze profil "Przechwytywanie i indeksowanie", po otwarciu partii będzie w oknie klienta wyświetlane okienko metadanych.
-
Gdy użytkownik skanuje partię przy użyciu profilu "Przechwytywanie i indeksowanie", wybrana na stronie Ustawienia indeksowania dokumentów opcja w polu Opcja tworzenia dokumentów będzie decydować o sposobie tworzenia dokumentów (zob. Konfigurowanie tworzenia dokumentu). Na przykład opcja tworzenia dokumentów Jedna strona (jednostronnie) tworzy nowy dokument po każdej przechwyconej stronie. Użytkownicy mogą rozdzielać dokumenty za pomocą opcji Utwórz nowy dokument lub mogą — w celu automatycznego rozdzielania i definiowania dokumentów w partii — użyć pustych stron separujących.
-
Gdy użytkownik importuje partię przy użyciu profilu "Przechwytywanie i indeksowanie", wybrana opcja importu decyduje, czy powstaje jeden dokument czy wiele dokumentów. Użytkownicy, posługując się opcją Utwórz nowy dokument, mogą rozdzielać dokumenty w partii.
Tylko indeksowanie
Typ profilu 3 - Tylko indeksowanie należy wybrać, aby użytkownicy mogli indeksować dokumenty z wcześniej przechwyconych partii. Na przykład partie utworzone przy użyciu szybkiego skanera produkcyjnego mogą być za pomocą klienta przetwarzane przez wielu użytkowników indeksujących. Jeśli użytkownik wybierze opcję "Tylko indeksowanie", w oknie klienta zostanie wyświetlone okienko metadanych, ale opcje przechwytywania w okienku partii będą ukryte w celu uniemożliwienia dodawania do partii dalszych skanowanych lub importowanych dokumentów.
Profil "Tylko indeksowanie" można np. utworzyć, gdy:
-
Inne grupy użytkowników skanują, a inne indeksują
-
Użytkownicy indeksujący wykonują lub sprawdzają indeksowanie
-
Partie wymagają korekty, ale użytkownicy indeksujący nie mają dostępu do skanera
Filtrowanie listy partii (listy wyświetlanej użytkownikom)
Dostępny jest szeroki zakres opcji definiowania partii, które są widoczne dla użytkowników i do których mają oni dostęp poprzez okienko partii w kliencie. Na przykład można skonfigurować profil klienta, tak aby zezwolić użytkownikom na wyświetlanie dowolnej partii w procedurze, lub ograniczyć listę partii do tych, które są przechwytywane przez użytkowników na ich własnych stacjach roboczych oraz mają określone prefiksy i zawierają błędy.
Partie, wyświetlane użytkownikom w okienku partii, spełniają następujące warunki:
-
Partie zablokowane przez użytkownika są zawsze wyświetlane. Jeśli w preferencjach dot. klienta został ustawiony limit maksymalnej liczby wyświetlanych partii, nie wszystkie partie będą zawsze wyświetlane.
-
Wyświetlanie użytkownikom partii niezablokowanych bądź partii zablokowanych przez innych użytkowników zależy od ustawień filtrowania partii z wybranego profilu klienta. Na przykład lista partii może być ograniczona do partii o nazwach zaczynających się od konkretnego przedrostka, znajdujących się w konkretnym stanie (np. błąd lub przetwarzanie) lub mających konkretny status.
-
W kliencie można dalej filtrować listę partii, posługując się opcjami wyszukiwania. Na przykład można przefiltrować listę partii, tak aby były wyświetlane tylko partie o wysokich priorytetach, tylko starsze partie lub tylko partie zawierające dokumenty, dla których wystąpił błąd.
Aby wyświetlić użytkownikom partie w oknie klienta, należy:
Tabela 11-2 Filtrowanie partii
| Filtr | Przykład użycia |
|---|---|
|
Dodatkowe prefiksy partii |
Użytkownicy zawsze widzą partie utworzone przy użyciu prefiksu partii dla wybranego profilu, z uwzględnieniem innych filtrów.
|
|
Stany przetwarzania |
Można ograniczyć wyświetlanie do partii z jednym lub większą liczbą wybranych stanów przetwarzania. Stany przetwarzania to wewnętrzne stany systemowe, których nie można ponownie zdefiniować.
|
|
Statusy partii |
Można ograniczyć wyświetlanie do partii z jednym lub większą liczbą statusów partii, które (statusy) zostały utworzone na karcie Klasyfikacja. Na przykład można wybrać status partii Ponowne skanowanie lub Wymaga sprawdzenia w celu wyświetlenia partii, które wymagają uwagi wykwalifikowanych użytkowników. |
|
Priorytety |
Można ograniczyć wyświetlanie do partii z jednym lub większą liczbą priorytetów. Na przykład można wybrać priorytet "10" w celu wyświetlenia partii, które wymagają natychmiastowej uwagi użytkowników. |
|
Widoczność partii |
Można ograniczyć wyświetlanie wg użytkownika lub lokalizacji.
|
|
Wiek (w dniach) |
W polach Od i Do można wprowadzić liczby w celu wyświetlenia partii, których wiek zawiera się w podanym przedziale. Na przykład można wyświetlić partie, których wiek zawiera się w przedziale od 7 do 45 dni. |
|
Sortowanie główne, sortowanie drugorzędne |
Można określić sposób sortowania partii oraz wybrać porządek rosnący lub malejący. Sortowanie główne i sortowane drugorzędne może odbywać się wg:
Na przykład można posortować partie, tak że partie z najwyższym priorytetem są wyświetlane na górze, a partie o tym samym priorytecie i z najstarszą datą są wyświetlane jako pierwsze. Uwaga: Ustawienia to określa domyślny porządek sortowania dla danego profilu klienta. Po wyświetleniu partii użytkownicy mogą zmienić porządek sortowania. |
Konfigurowanie przechwytywania i składowania obrazów
Gdy użytkownicy przechwytują obrazy za pomocą klienta Content Capture, ustawienia obrazów pochodzą z dwóch źródeł:
-
Ustawienia profilu klienta (opisane w tym temacie). Ustawienia te mają zastosowanie do wszystkich partii przechwytywanych przy użyciu danego profilu klienta. W niektórych przypadkach ustawienia te mogą być przesłaniane przez użytkowników.
-
Ustawienia skanera specyficzne dla danego skaner i wybrane przez użytkownika. Użytkownik wybiera te ustawienia po kliknięciu na opcji Ustawienia przechwytywania (w okienku partii). Wybrane ustawienia zostają zapisane z profilem klienta.
Aby w profilu klienta skonfigurować ustawienia przechwytywania obrazów i nieobrazów, należy:
-
Dodać lub edytować profil klienta, po czym przejść na stronę Ustawienia obrazu.
-
Skonfigurować ustawienia obrazu.
-
W polu Kolor domyślny określić ustawienie domyślne (Czarno-biały, Skala szarości lub Kolor), równoważąc jakość obrazu z jego rozmiarem.
Jeśli pole to pozostanie ustawione na <nie określono>, będzie używany kolor wybrany dla skanera (wybrany przez użytkownika klienta lub domyślny dla skanera).
Wybrać opcję Zapobiegaj przesłonięciu domyślnych, aby uniemożliwić użytkownikom klienta zmianę ustawień koloru skanera. Niektóre skanery mogą tego ustawienia nie przestrzegać.
-
W polu Domyślna rozdzielczość (DPI) określić domyślną wartość DPI (100, 150, 200, 240, 300, 400 lub 600), równoważąc jakość obrazu z jego rozmiarem.
Jeśli pole to pozostanie ustawione na <nie określono>, będzie używana rozdzielczość wybrana dla skanera (wybrana przez użytkownika klienta lub domyślna dla skanera).
Wybrać opcję Zapobiegaj przesłonięciu domyślnych, aby uniemożliwić użytkownikom klienta zmianę ustawień rozdzielczości skanera. Niektóre skanery mogą tego ustawienia nie przestrzegać.
-
W polu Wartość progowa (bajty) strony pustej opcjonalnie skonfigurować wykrywanie pustych stron.
-
Aby określić domyślne wartości jaskrawości i kontrastu, wybrać pole Zastosuj domyślną jaskrawość i kontrast, po czym dostosować te wartości za pomocą suwaków. Użytkownicy klienta będą mogli (jeśli będzie to dozwolone) przesłaniać te ustawienia w oknie ustawień skanera.
Uwaga:
Uzyskane obrazy mogą się różnić dla różnych modeli skanerów. Dlatego stosowanie domyślnej jaskrawości i domyślnego kontrastu najlepiej się sprawdza, gdy z profilem klienta jest używany ten sam model skanera
-
-
Aby zapisać profil klienta, nacisnąć przycisk Prześlij.
Konfigurowanie wykrywania pustych stron
Dokumenty będące obrazami, które są przechwytywane przez użytkowników, mogą zawierać puste strony. Można skonfigurować Content Capture do automatycznego usuwania stron z partii. Aby to zrobić, trzeba określić sposób wykrywania pustych stron. Oznacza to, że trzeba określić progowy rozmiar pliku, dzięki czemu obrazy, których rozmiar nie przekracza określonej wartości progowej, są uważane za strony puste, a następnie są usuwane.
Informacje o różnicach w konfigurowaniu arkusza separującego i w wykrywaniu pustych stron są zawarte pod hasłem Konfigurowanie stosowania arkuszy separujących.
Konfigurowanie ustawień przechwytywania plików niebędących obrazami
Skanowane dokumenty papierowe lub importowane pliki obrazów są w Content Capture konwertowane do postaci dokumentów będących obrazami. Jeśli jednak użytkownik importuje pliki niebędące obrazami (takie jak dokumenty w formacie Microsoft Word lub PDF), o ich obsłudze decydują ustawienia plików niebędących obrazami, określone w profilu klienta.
Aby w profilu klienta skonfigurować obsługę plików niebędących obrazami, należy:
Konfigurowanie tworzenia dokumentu
Konfigurując profil klienta, trzeba określić, w jaki sposób są w partiach tworzone dokumenty. Na przykład: czy są przechwytywane dokumenty składające się ze stałej liczby stron, takie jak dokumenty jedno- lub dwustronne? Czy mają być używane strony separujące, sygnalizujące koniec jednego i początek następnego dokumentu? A może użytkownik będzie proszony o określenie sposobu tworzenia dokumentów na podstawie zawartości partii?
Aby ustawić opcje tworzenia dokumentów w profilu klienta, należy:
Konfigurowanie stosowania arkuszy separujących
Można skonfigurować profil klienta, tak aby — gdy dokumenty powinny zostać rozdzielone — były stosowane strony separujące. Dla obrazów, których rozmiar nie przekracza określonej wartości progowej wyrażonej w bajtach, są tworzone nowe dokumenty i arkusz separujący jest usuwany.
Aby skonfigurować profil klienta do wykrywania arkuszy separujących, należy:
Używanie zależnej listy wyboru w profilu klienta
Zależna lista wyboru obejmuje dwie (lub więcej) podrzędne listy wyboru powiązane z polem nadrzędnym. Jedna z nich jest wyświetlana, gdy użytkownik dokona wyboru w polu nadrzędnym. Do profilu klienta można przez definicje pól metadanych stosować wiele list wyboru, lecz tylko jedną definicję zależnej listy wyboru.
Włączanie wyszukiwania zasobów w profilu klienta
- Na stronie Ustawienia indeksowania dokumentów przejść do tabeli Wyszukiwanie zasobów, po czym kliknąć na ikonie .
Konfigurowanie profili dokumentów w profilach klienta
W profilu dokumentu jest określany zestaw pól metadanych, których można używać do indeksowania określonego typu dokumentu, oraz zbiór typów załączników dostępnych dla dokumentu. Konfigurując profil klienta, należy wybrać profile dokumentów dla wszystkich typów dokumentów, które mają być indeksowane albo przechwytywane i indeksowane z użyciem profilu.
Przypisywanie lub cofanie praw dostępu do profili klienta
Content Capture udostępnia następujące poziomy zabezpieczeń klienta:
-
Aby użytkownik mógł się zalogować do klienta Content Capture, administrator systemu musi przypisać użytkownikowi odpowiednią rolę (
CECCaptureClient). - Menedżerom procedur mogą zostać przypisane role menedżer procedur i użytkownik, dające dostęp do strony "Procedur" (w celu konfiguracji) oraz do klienta Content Capture (w celu przetestowania konfiguracji).
-
Aby umożliwić użytkownikom wyświetlanie określonych profili klienta i uzyskiwanie do nich dostępu, menedżerowie procedur przypisują użytkownikom prawa dostępu do profili.
Aby przypisać użytkownikom Content Capture dostęp do profilu klienta, należy:
- Dodać lub edytować profil klienta, po czym wybrać stronę Zabezpieczenia.
W tabeli "Użytkownicy profilu klienta" są wyszczególnieni użytkownicy (i grupy) z dostępem do profilu klienta. Można usunąć użytkownika (lub grupę), wybierając go i klikając na ikonie
. Gdy użytkownikowi lub grupie zostanie cofnięty dostęp do profilu klienta, profil ten przestaje być wyświetlany w polu Profil klienta (w kliencie Content Capture) używanym do przechwytywania nowych partii. Użytkownicy nadal jednak będą mogli uzyskiwać dostęp do partii przechwyconych przy użyciu innego wybranego profilu klienta. - Aby dodać użytkownika profilu, kliknąć na ikonie w tabeli Użytkownicy profilu klienta.
Konfigurowanie (w profilu klienta) przetwarzania końcowego
Użytkownicy klienta po zakończeniu pracy z partiami mogą je odblokować albo zwolnić za pomocą procesu zwalniania. Następne działania, wykonywane w odniesieniu do partii, zależą od konfiguracji przetwarzania końcowego, określonego przy użyciu procesu zwalniania. Partia może przejść przez proces zatwierdzania na podstawie aktywnych profili zatwierdzania, zdefiniowanych dla procedury. Albo może zostać umieszczona w kolejce do dalszego przetwarzania, takiego jak przepływ partii do zlecenia konwersji do formatu TIFF, przepływ partii do zlecenia konwersji do formatu PDF, przepływ partii do zlecenia dla procesora rozpoznawania, przepływ partii do zlecenia wyszukiwania zasobów lub przepływ partii do zlecenia transformacji XML.
Aby skonfigurować przetwarzanie końcowe profilu klienta, należy:
- Dodać lub edytować profil klienta, po czym przejść na stronę Przetwarzanie końcowe.
- W tabeli Dostępne procesy zwalniania dodać lub edytować proces zwalniania.
- Aby zapisać profil klienta, nacisnąć przycisk Prześlij.
Dodawanie, edytowanie lub usuwanie procesu zwalniania
- Aby dodać proces wydawania, kliknąć w tabeli Dostępne procesy zwalniania na ikonie . Można także edytować lub usunąć proces, wybierając proces z tabeli, a następnie klikając na ikonie lub .