Konfigurowanie profili dokumentów

W profilu dokumentu jest zawarty zestaw pól metadanych, które są używane do indeksowania określonego typu dokumentu. Na przykład dla procedury skonfigurowanej do przechwytywania dokumentów typu "Korespondencja", "Zamówienia zakupu" i "Umowy z klientami" prawdopodobnie należałoby dla każdego z tych typów utworzyć osobny profil dokumentu, zawierający inny zestaw pól metadanych. Aby umożliwić użytkownikom skanowanie partii zawierających różne typy dokumentów, należy w profilu klienta wybrać odpowiednie profile dokumentów. Dzięki temu użytkownik może wybrać profil dokumentu odpowiadający danemu dokumentowi i odpowiednio ten dokument poindeksować.

W profilu dokumentu jest także określany zestaw typów załączników, które są dostępne dla dokumentów klasyfikowanych do tego profilu dokumentu.

Określając profile (profile dokumentów), które mają być używane w profilu klienta, można wybrać jeden lub większą liczbę profili, wszystkie profile lub ustawienie Domyślne. Przy ustawieniu "Domyślne" profil dokumentu zawiera wszystkie (zdefiniowane dla procedury) pola metadanych oraz typy załączników i jest przydatny do rozwiązywania problemów.

Z profilami dokumentów są powiązane następujące główne zadania:

Dodawanie lub edytowanie profilu dokumentu

Aby dodać lub edytować profil dokumentu, należy:

  1. Z okienka "Procedury" (po lewej stronie) wybrać procedurę.

    Po prawej stronie zostaną wyświetlone strony konfiguracyjne wybranej procedury.

  2. Otworzyć kartę Klasyfikacja.

  3. Aby utworzyć profil, kliknąć w tabeli Profile dokumentów na ikonie Dodaj profil dokumentu. Aby edytować profil, wybrać go, po czym kliknąć na ikonie Edytuj profil dokumentu.

  4. Na stronie "Profil dokumentu", wykonać poniższe etapy, po czym zapisać zmiany:

    1. W sekcji Nazwa (typ) profilu dokumentu wprowadzić nazwę i opis.

    2. W obszarze Pola metadanych sekcji Pola do wyświetlenia w kliencie Capture na potrzeby indeksowania wybrać w polu Dostępne pola metadanych pola, które mają zostać dołączone do profilu, po czym przenieść je do pola Wybrane pola metadanych. Uporządkować pola metadanych w odpowiedniej kolejności do indeksowania.

    3. W obszarze Typy załączników sekcji Typy załączników powiązane z profilem dokumentu wybrać w polu Dostępne typy załączników typy załączników, które mają zostać dołączone do profilu, po czym przenieść je do pola Wybrane typy załączników. Uporządkować typy załączników w kolejności, w której użytkownik będzie je odczytywał.

Usuwanie profilu dokumentu

Można usunąć te profile dokumentów, które nie będą używane przez użytkowników klienta. Po usunięciu profilu dokumentu profil ten nie będzie wyświetlany w okienku metadanych klienta Content Capture.

Aby usunąć profil dokumentu, należy:

  1. Z okienka "Procedury" (po lewej stronie) wybrać procedurę.
    Po prawej stronie zostaną wyświetlone strony konfiguracyjne wybranej procedury.
  2. Otworzyć kartę Klasyfikacja.

    W tabeli "Profile dokumentów" są wymienione profile zdefiniowane dla procedur.

  3. Wybrać profil do usunięcia, kliknąć na ikonie Usuń profil dokumentu, po czym potwierdzić usunięcie.
    Usunięty profil dokumentu przestaje być dostępny w tabeli "Profile dokumentów".

Zastosowania profili dokumentów

Po utworzeniu profilu dokumentu dla każdego typu dokumentu, który ma być indeksowany, można ten profil wybierać wszędzie tam, gdzie są przypisywane pola metadanych.

Tabela 10-1 Użycie profili dokumentów w składnikach Content Capture

Składnik Content Capture Funkcja

Profil klienta

Aby umożliwić użytkownikom wybór profilu dokumentu, wypełnianie jego pól metadanych oraz modyfikowanie typu załącznika, należy wybrać na stronie Ustawienia indeksowania dokumentów jeden lub większą liczbę profili dokumentów. Zob. Konfigurowanie profili dokumentów w profilach klienta.

Procesor importu

Należy wybrać profil dokumentu dla indeksowania importowanych dokumentów. Zob. Konfigurowanie przypisania metadanych w trakcie importu.

Procesory rozpoznawania

Należy wybrać profil dokumentu dla indeksowania rozpoznawanych dokumentów. Profil dokumentu może być także ustalany dynamicznie. Zob. Określanie statycznego lub ustalanego dynamicznie profilu dokumentu.

Profil zatwierdzania

Należy ograniczyć dokumenty, które są przetwarzane przez profil zatwierdzania. W tym celu należy wybrać jeden lub większą liczbę profili dokumentów. Po uruchomieniu profilu zatwierdzania zatwierdzane są dokumenty, które są przypisane do wybranych profili dokumentów. Zob. Ograniczanie — na podstawie profilu dokumentu — profilu zatwierdzania.