Dostęp do wielu funkcji w Oracle Content Management jest kontrolowany za pomocą ról i uprawnień, które administratorzy usługi przypisują poszczególnym użytkownikom. Aby można było uzyskać dostęp do funkcji przechwytywania zawartości, trzeba mieć przypisaną w Oracle Content Management jedną z następujących ról:
CECCaptureAdministrator (dla menedżerów procedur)
CECCaptureClient (dla użytkowników klienta Capture)
Więcej informacji o rolach i uprawnieniach jest dostępnych w rozdziale Role w podręczniku Administrowanie Oracle Content Management.
W kontekście przechwytywania zawartości można wyróżnić trzy podstawowe typy użytkowników:
Administratorzy systemu — konfigurują w całym systemie Oracle Content Management funkcjonalność przechwytywania zawartości, odwzorowują użytkowników i/lub grupy na role związane z przechwytywaniem zawartości oraz monitorują przetwarzanie przechwytywanych dokumentów.
Menedżerowie procedur — projektują i dostosowują procesy Workflow przechwytywania zawartości lub procedury używane do przetwarzania fizycznych i elektronicznych dokumentów w różnych scenariuszach biznesowych. Przepływy przechwytywania są dostępne przez profile klienta.
Menedżerowie procedur mają automatycznie dostęp "odczyt-zapis" do procedur, które tworzą. Mogą dodawać, edytować, kopiować i usuwać procedury, a także konfigurować profile i zlecenia dla procesorów. Aby móc uzyskać dostęp do innej procedury, jej menedżer musi przypisać innym menedżerom prawa dostępu do niej (na karcie "Zabezpieczenia").
Użytkownicy — pracują z klientem Content Capture, skanując lub importując dokumenty do Oracle Content Management. Do przetwarzania dokumentów używają profili klienta; przetwarzanie obejmuje reorganizacją i zmianę grupowania dokumentów, konwersję do obsługiwanego formatu, rozpoznawanie kodów kreskowych oraz indeksowanie w celu ułatwienia wyszukiwania dokumentów w usłudze Oracle Content Management, w której przetworzone dokumenty są automatycznie składowane. Użytkownicy — aby móc się zalogować i uzyskać dostęp do klienta Content Capture — muszą mieć wymagane uprawnienia. Mogą zobaczyć i wybierać tylko te profile klienta, do których mają prawa dostępu. Tworzą zawartość związaną z partiami (w tym partie, dokumenty, załączniki i strony) w obrębie procedury.
Uwaga:
Menedżerom procedur zazwyczaj są przypisywane jednocześnie rola menedżera i rola użytkownika, dzięki czemu mogą konfigurować procedury i testować je w kliencie.