Część II Konfigurowanie procedur

Procedury są to zdefiniowane procesy Workflow przechwytywania zawartości: od początkowego uzyskania jej ze źródeł aż do ostatecznego wysłania do Oracle Content Management. Każda procedura przedstawia pełny system przechwytywania zawartości, udostępniający scentralizowaną lokalizację do konfigurowania danych, reguły przetwarzania, profile konfiguracji oraz dane partii dla określonego środowiska.

Oracle Content Management pozwala tworzyć dowolną liczbę procedur, zaspokajających wszelkie potrzeby w zakresie przechwytywania zawartości. Procedura zawiera profile dokumentów, klienta i zatwierdzania oraz wszystkie powiązane z nimi konfiguracje. Może zawierać tyle profili klienta, dokumentów i zatwierdzanie, ile wymaga dana organizacja. Konfiguracje można wielokrotnie wykorzystywać w różnych profilach. W środowisku klienta (jeśli zezwala na to rola użytkownika) użytkownicy mogą wybierać profile klienta i profile dokumentów, używane przy przetwarzaniu partii dokumentów.

Procedura zawiera metadane bazujące na typie biznesowym użytkowników klienta. Danymi tymi mogą być ID pracownika, numer telefonu, data urodzenia lub całkowicie inny zestaw elementów. Procedurę konfiguruje się do konwersji dokumentów do różnych formatów, takich jak PDF, TIFF lub JPEG. Ponadto tworzy się definicje kodów kreskowych, używane do indeksowania, filtrowania i szukania.

Konfigurując profile dokumentów, wiąże się z tymi profilami metadane i typy formatów załączników. W zleceniu importu można wybrać profil dokumentu przypisywany do importowanych dokumentów. Można też skonfigurować zlecenie rozpoznawania, aby profil dokumentu był dynamicznie ustalany. Konfigurując definicje kodów kresowych oraz ustawienia organizacji dokumentów, trzeba te definicje i ustawienia powiązać także z odpowiednim profilem dokumentu.

W profilu klienta, konfiguruje się, co i w jaki sposób użytkownicy klienta mogą wykonywać w jego środowisku. Z profilem klienta trzeba także powiązać profile dokumentów (jeden lub większą ich liczbę). Oznacza to, że zlecenie niektórych użytkowników obejmuje tylko przechwytywanie dokumentów, podczas gdy inni są odpowiedzialni za generowanie indeksów dla partii dokumentów, a jeszcze inni wykonują obie te czynności. W profilach klienta określa się także prefiksy partii, priorytet partii oraz kryteria filtrowania partii (wg priorytetu, statusu, prefiksu itd.). Chcąc ograniczyć możliwość używania profili klienta, można do nich przypisać użytkowników, tak aby tylko mający odpowiednie prawa mogli uzyskiwać dostęp do profili klienta w jego środowisku.