18 Importowanie dokumentów elektronicznych

Można importować dokumenty będące obrazami, np. wielostronicowe pliki TIFF, a także dokumenty niebędące obrazami, np. pliki programu Microsoft Word, o ile jest to dozwolone w danym profilu klienta.

W przypadku importowania dokumentów niebędących obrazami, Content Capture używa ustawień zapisanych w profilu klienta w celu wykonania jednego z następujących działań:
  • Konwertuje dany plik do wielostronicowego dokumentu będącego obrazem, tak jak przy skanowaniu. W okienku dokumentu dla poszczególnych obrazów jest wyświetlana miniatura. Można wybrać i edytować poszczególne strony (na przykład przenieść i obrócić strony).
  • Importuje dany plik, zachowując jego format macierzysty. W okienku dokumentów dla każdej strony niebędącej obrazem jest wyświetlana miniatura; ich maksymalna liczba jest określana w profilu klienta. Dokument można indeksować, lecz nie można edytować jego stron.
  • Nie importuje danego pliku i wyświetla komunikat o błędzie. Jeśli do importu zostanie wybrany więcej niż jeden plik niebędący obrazem i zostanie zlecone utworzenie jednego dokumentu dla wszystkich plików importu, klient Content Capture wyświetli komunikat o błędzie informujący o niepoprawnym wyborze.

Każdorazowo podczas importowania należy określić, jak mają być tworzone dokumenty w partii, jeśli wybrano więcej niż jeden plik. Oznacza to, że można wybrać tworzenie jednego dokumentu dla wszystkich importowanych plików albo po jednym dokumencie dla każdego importowanego pliku. Do jednego dokumentu nie można zaimportować więcej niż jednego pliku niebędącego obrazem.

Uwaga:

Można także skonfigurować automatyczne przechwytywanie dokumentów elektronicznych z monitorowanych folderów plików lub kont e-mailowych. Więcej informacji jest dostępnych pod hasłem Przygotowanie agenta importu plików.

Importując dokumenty do klienta Content Capture, można wykonywać następujące podstawowe zadania:

  1. Konfigurowanie źródła importu i ustawień importu

  2. Importowanie dokumentów

Konfigurowanie źródła importu i ustawień importu

Aby jako źródło przechwytywania wybrać źródło importu, należy:

  1. W okienku partii kliknąć na prawej części przycisku Ustawienia przechwytywania/Źródło przechwytywania, wybrać opcję Źródło importu, po czym — aby rozpocząć import plików — nacisnąć przycisk Przechwyć.
  2. W polu Katalog importu określić lokalizację, z której będą wybierane pliki do importu.
  3. Aby były importowane pliki konkretnego typu, wybrać odpowiedni typ w polu Typ pliku.
  4. W polu Ustawienia obrotu wybrać odpowiednią opcję obrotu (0, 90, 180 lub 270). Aplikacja Capture będzie obracała importowane obrazy zgodnie z tym ustawieniem.
  5. Zaznaczyć pole wyboru Po imporcie usuń pliki źródłowe, aby usunąć obrazy z katalogu importu po pomyślnym ich zaimportowaniu.
  6. Nacisnąć przycisk OK, aby zapisać ustawienia.

Importowanie dokumentów

Można zaimportować do aplikacji Content Capture pliki będące obrazami (takie jak wielostronicowe pliki TIFF) albo pliki niebędące obrazami (takie jak pliki programu Microsoft Word lub pliki PDF). Gdy są importowane pliki niebędące obrazami, wybrany profil klienta decyduje, czy pliki mają zostać przekonwertowane do innego formatu graficznego, zaimportowane w formacie macierzystym czy wyłączone z importu.

Należy się upewnić, że w kliencie Content Capture został wybrany właściwy profil klienta.
Aby zaimportować dokumenty, należy:
  1. (Jeśli trzeba) Wykonać jedno z następujących działań:
    1. Jeśli trzeba, w kliencie Content Capture kliknąć na prawej części ikony Ustawienia przechwytywania/źródło przechwytywania, po czym wybrać opcję Źródło importu w celu określenia importowania, a nie skanowania. Następnie kliknąć na ikonie Przechwyć.
    2. W aplikacji biznesowej nacisnąć przycisk Importuj, który jest dostępny na stronie rekordu biznesowego.
  2. W oknie dialogowym Import określić sposób tworzenia dokumentów (jeden dokument z wielu plików lub jeden dokument na jeden plik), po czym nacisnąć przycisk OK.
  3. W oknie dialogowym Wybór plików do importu wybrać jeden lub większą liczbę plików do zaimportowania, po czym nacisnąć przycisk OK.

    W okienku partii będzie wybrana partia zawierająca zaimportowane pliki.

  4. Sprawdzić, edytować i zaindeksować dokumenty zgodnie z potrzebami. W polach metadanych mogą już być zawarte wartości.
  5. Aby przechwycić więcej partii, w okienku "Partia" kliknąć na ikonie Przechwyć.
  6. Zwolnić partie, wybierając w okienku "Partia" jedną lub większą liczbę partii, a następnie klikając na ikonie Zwolnij partię.