17 Skanowanie dokumentów papierowych

Korzystając z klienta Capture, można skanować dokumenty papierowe za pomocą urządzenia zgodnego ze standardem TWAIN, a także można importować pliki elektroniczne. Wymagania dotyczące skanowania i importu określa się w profilu klienta.

Klient Content Capture obsługuje dokumenty będące i niebędące obrazami. Gdy dokumenty są skanowane, tworzy wielostronicowe dokumenty będące obrazami. W okienku dokumentów można wyświetlać i edytować każdą stronę osobno (np. można je przenosić i obracać). Można także sprawdzić, gdzie jeden dokument się kończy, a następny zaczyna. O sposobie tworzenia dokumentów i separowania ich w partii decyduje wybrany profil klienta. Użytkownik jest proszony o wybranie opcji tworzenia dokumentów albo o zezwolenie Content Capture na automatyczne jej utworzenie.

Skanując dokumenty do przetworzenia za pomocą klienta Content Capture, można wykonywać następujące podstawowe zadania:

Konfigurowanie skanera

Upewnić się, że skaner jest włączony. Niektóre skanery trzeba włączyć przed włączeniem komputera.

Aby skonfigurować skaner, należy:
  1. Ustalić używany profil. Jeśli to niezbędne, można się zapytać menedżera procedur, którego profilu powinno się używać dla skanowanych partii w zależności od ich struktury. Użytkownik powinien wiedzieć, w jaki sposób dany profil klienta tworzy dokumenty w obrębie partii.
  2. Zorganizować dokumenty w partie do skanowania, wstawiając — jeśli trzeba — strony separujące dokumenty. Na przykład można zorganizować wszystkie jednostronne dokumenty w partię, dla której zostanie wybrany profil "Jednostronne".
  3. Do skanowania jest wymagany skaner zgodny ze standardem TWAIN, dostępny dla używanego systemu. W okienku partii (Ctrl+Alt+S) kliknąć na prawej części ikony Ustawienia/źródło przechwytywania.

    Gdy użytkownik kliknie na trójkącie, zostaną wyświetlone źródła przechwytywania. Obok wybranego źródła przechwytywania (może nim być skaner lub Źródło importu) jest wyświetlany znacznik.

  4. Jeśli zostało wyświetlone więcej niż jedno źródło skanerowe, wybrać to, które ma być używane. Aby nie skanować, lecz importować, wybrać Źródło importu.
  5. Ponieważ ustawienia przechwytywania są zapisywane wraz z profilem klienta, można skonfigurować różne ustawienia skanera dla każdego profilu klienta. Należy pamiętać, że dodatkowe opcje skanera można ustawić w obszarze Preferencje.
    1. Jeśli trzeba, wybrać źródło skanerowe, do którego te ustawienia mają zostać zastosowane. Nacisnąć klawisze Ctrl+Alt+S, po czym wybrać skaner.
    2. W okienku partii (Ctrl+S) kliknąć na lewej części ikony Ustawienia/źródło przechwytywania.
    3. Wybrać ustawienia skanera. Więcej informacji można znaleźć w dokumentacji danego skanera. Należy pamiętać, że ustawienia odnoszące się do kolorów i rozdzielczości mogą zostać wyłączone w zależności od ustawień profilu klienta.

Konfigurowanie preferencji dotyczących skanowania

Oprócz ustawień skanera konfigurowanych po naciśnięciu przycisku "Ustawienia przechwytywania/Źródło przechwytywania" można ustawić dodatkowe opcje skanowania w ramach preferencji.

Aby skonfigurować preferencje dotyczące skanowania, należy:
  1. Kliknąć na strzałce listy rozwijanej (w prawym górnym rogu okna), po czym wybrać opcję Preferencje.
  2. W oknie dialogowym Preferencje opcjonalnie zaznaczyć pole wyboru Monituj użytkownika o kontynuowanie skanowania do bieżącej partii.

    Jeśli to pole wyboru zostanie zaznaczone, po ukończeniu początkowego skanowania zostanie wyświetlony komunikat z pytaniem, czy skanowanie ma być kontynuowane do bieżącej partii. Opcja ta umożliwia wstrzymanie operacji w celu włożenia kartek do automatycznego podajnika dokumentów. Jest także przydatna podczas skanowania po jednej stronie do partii.

  3. Jeśli trzeba, zaznaczyć pole wyboru Zapobiegaj transferowi w trybie plikowym.

    Transfer w trybie plikowym, zlecający programowi obsługi zgodnemu ze standardem TWAIN zapisywanie plików na dysku zamiast przekazywania ich przez bufor pamięci, jest ustawieniem zalecanym, ponieważ znacząco zwiększa wydajność skanowania. Jednak w przypadku niektórych programów obsługi skanerów transfer w tym trybie może powodować problemy ze skanowaniem. W takiej sytuacji należy zaznaczyć to pole, aby wyłączyć transfer w trybie plikowym.

  4. (Opcjonalne) Aby wyświetlić właściwości w prawym okienku, wyczyścić pole wyboru Automatyczne sprawdzanie/indeksowanie partii po skanowaniu.
  5. W polu Minimalna liczba zeskanowanych bajtów przed usunięciem strony opcjonalnie określić sposób wykrywania i usuwania pustych stron.

    W polu tym należy podać liczbę bajtów, poniżej której strona jest uznawana za pustą i jest ona usuwana. Jeśli wartością tą jest 0, do wykrywania pustych stron jest używana wartość skonfigurowana w profilu klienta.

  6. Nacisnąć przycisk Zapisz.

Skanowanie dokumentów

Przed rozpoczęciem skanowania należy się upewnić, że w aplikacji Content Capture wybrano właściwy profil klienta oraz że wybrany skaner został przygotowany pod kątem wymaganych ustawień i odpowiedniej ilości papieru w podajniku.

Aby zeskanować dokumenty, należy:
  1. Wykonać jedną z następujących czynności:
    1. Aby zeskanować dokumenty przy użyciu skanera, wybrać profil klienta, po czym w okienku partii okna klienta Content Capture kliknąć na ikonie Przechwytywanie.
    2. Aby zeskanować przy użyciu aplikacji biznesowej, w aplikacji kliknąć na podanej ikonie lub nacisnąć podany przycisk w celu przechwycenia dokumentów. W zależności od ustawień profilu klienta aplikacja Content Capture może od razu rozpocząć skanowanie albo może zostać wyświetlony monit z wezwaniem do wybrania plików do importu bądź rozpoczęcia skanowania.
    3. Aby zeskanować partie z dokumentami rozdzielonymi stronami separującymi, wstawić puste arkusze między dokumenty, po czym kliknąć na ikonie Przechwytywanie. Profil musi być skonfigurowany tak, aby było wyświetlane wezwanie do wybrania opcji tworzenia dokumentów albo do utworzenia dokumentów ze zmienną liczbą stron.
  2. W zależności od ustawień profilu klienta, gdy użytkownik naciśnie przycisk Przechwyć, może zostać wyświetlone okno dialogowe "Opcje tworzenia dokumentów" z wezwaniem do określenia sposobu tworzenia dokumentów.
    1. Określić zawartość poszczególnych dokumentów w partii. Można wybrać:

      • Jedna strona (jednostronnie): Opcję tę należy wybrać, jeśli wszystkie dokumenty są jednostronne.

      • Dwie strony (dwustronnie): Opcję tę należy wybrać, jeśli wszystkie dokumenty są dwustronne.

      • Zmienna liczba stron: Opcję tę należy wybrać, jeśli do określenia dokumentów są używane arkusze separujące bądź jeśli wszystkie dokumenty nie są wyłącznie jedno- albo dwustronne.

    2. Nacisnąć przycisk OK.

      Partia jest skanowana i tworzona w oparciu o wybraną opcję tworzenia dokumentów.

      Jeśli wybrano opcję Zmienna liczba stron, lecz nie wstawiono arkuszy separujących, zostanie utworzony jeden dokument. Za pomocą ikony Utwórz nowy dokument, dostępnej w okienku dokumentów, można utworzyć separacje dokumentów w partii.

  3. Sprawdzić, edytować i zaindeksować dokumenty zgodnie z potrzebami. W polach metadanych mogą już być zawarte wartości.
  4. Aby przechwycić dodatkowe partie, w okienku "Partia" kliknąć na ikonie Przechwytywanie.
  5. Zwolnić partie, wybierając w okienku Partia jedną lub większą liczbę partii, a następnie klikając na ikonie Zwolnij partię. Alternatywnie, w okienku Partia kliknąć prawym przyciskiem myszy na jednej lub większej liczbie partii, wybrać opcję Zwolnij partię, po czym wybrać jedną ze skonfigurowanych opcji procesu zwalniania. Opcje te są także dostępne, jeśli w okienku "Partia" wybrano jeden lub większą liczbę dokumentów partii.