Omówienie funkcji zarządzania serwisem

Problem

Współcześnie pojawił się istotny problem. Firmy muszą zapewnić odpowiednią obsługę, z użyciem wielu zasobów Experience. Zasoby te powinny być szybko tworzone i wprowadzane do środowiska wykonawczego oraz być zgodne z wizerunkiem marki i przekazywanymi wiadomościami. Firmy często stwierdzają, że tworzenie i dostarczanie nowych zasobów Experience trwa zbyt długo. Każda firma, aby odnieść sukces, potrzebuje zaawansowanej, adaptowalnej, skalowalnej i szybkiej technologii, za pomocą której będzie mogła tworzyć wiele spójnych zasobów Experience oraz zarządzać nimi, a także rozwijać inicjatywy związane z produktami i samą marką. Trzeba szybko i skutecznie udostępniać nowe zasoby Experience. W przeciwnym bowiem razie można przeoczyć wiele możliwości rynkowych oraz nie przyciągnąć w optymalny sposób klientów.

Gwałtowny przyrost zasobów Experience jest często wynikiem wielu lat nieskoordynowanego postępowania, w którego wyniku każdy dział, każda marka i każdy zespół nabywały osobno — bez centralnego nadzoru — systemy zarządzania zawartością internetową (systemy WCM). W rezultacie powstaje skomplikowane środowisko, utrudniające komercyjne działania, podatne na zagrożenia oraz pociągające za sobą spiralę nieprzewidywalnych kosztów.

Brak spójnych procesów tworzenia zasobów Experience, w powiązaniu z użyciem różnych technologii WCM, stanowi poważne zagrożenie bezpieczeństwa. Gdy różne jednostki mają swoje własne problemy z serwisem internetowym, główne obowiązki, takie jak zapewnienie bezpieczeństwa, ulegają rozdrobnieniu, co dodatkowo przyczynia się do pogorszenia odporności na zagrożenia. Wszystkie te zasoby Experience, pochodzące z różnych systemów WCM z różnymi aplikacjami internetowymi i różnym stopniem nadzoru nad infrastrukturą IT, utrudniają (a wręcz uniemożliwiają) zapewnienie właściwego poziomu bezpieczeństwa.

Dodatkowo utrzymywanie i konserwacja wielu drogich, komercyjnych systemów WCM przyczynia się do powielania kosztów — na przykład corocznych opłat za odnowienie licencji czy kosztów obsługi przez partnerów wewnętrznych lub zewnętrznych.

To zaś prowadzi do ograniczeń na wielu poziomach:

• Ograniczenia firmy:
  • Brak samoobsługi; zależność od działu IT lub kosztowne zlecanie zadań na zewnątrz
  • Niemożność przeprowadzania aktualizacji bez pomocy działu technicznego
  • Brak przyjaznych dla biznesu narzędzi do zarządzania pracą
  • Brak scentralizowanego wglądu we wszystkie aspekty obsługi i działania
• Ograniczenia działu IT:
  • Wymagane angażowanie działu IT do każdego zasobu Experience
  • Brak funkcji zarządzania zasobami Experience utworzonymi przez firmę, w tym niemonitorowanymi, zlecanymi na zewnątrz
  • Rozdrobnione stosy technologiczne, wykorzystywane do obsługi użytkowników
  • Konieczność wdrażania zmian (i zarządzania nimi) w zawartości i układach setek zasobów Experience
• Ograniczenia użytkowników:
  • Niespójne przesyłanie wiadomości i komunikatów poprzez różne kanały
  • Nieaktualne informacje
  • Niska wydajność, prowadząca do porzucenia danego kanału

Rozwiązanie

Oferowana przez Oracle Content Management funkcja zarządzania upraszcza oraz przyspiesza proces dostarczania zasobów Experience użytkownikom biznesowym, a jednocześnie ułatwia działom IT kontrolę i śledzenie tych zasobów z centralnej lokalizacji oraz pełne zarządzanie całym ich cyklem życia, zmniejszając przy tym koszty tworzenia i utrzymania każdego nowego zasobu Experience, niezbędnego dla firmy. Funkcja zarządzania jest wbudowana w rdzeń usługi Oracle Content Management — musi tylko zostać włączona przez administratora. Zob. Konfigurowanie ustawień serwisów i zasobów w podręczniku Administering Oracle Content Management.

Funkcje

• Katalog zatwierdzonych szablonów — Programiści IT mogą dodawać do katalogu szablonów zbiory szablonów serwisów odpowiednich dla różnych linii działalności. Mogą także określić, które szablony są dostępne i dla kogo są dostępne. Mogą stosować założenia systemowe dot. szablonów w celu określenia typu zabezpieczeń, z którym nowe serwisy muszą być zgodne, oraz ustalenia, czy nowe serwisy wymagają zatwierdzenia. Przyspiesza to i upraszcza procedurę występowania o nowe serwisy, a jednocześnie zapewnia użytkownikom biznesowym możliwość postępowania zgodnie z obowiązującymi w firmie wytycznymi dotyczącymi marki i bezpieczeństwa. Zob. Zmienianie statusu lub odbiorców szablonu i Zmienianie założeń systemowych dot. szablonów.
• Usprawnione występowanie, zatwierdzanie i wyposażanie — Użytkownicy biznesowi zyskują możliwość błyskawicznego występowania o nowe serwisy z wymaganymi zatwierdzeniami i automatycznym wyposażaniem. Zob. Tworzenie serwisów i Zarządzanie wystąpieniami o serwis.
• Zarządzanie serwisami — Pracownicy działu IT mogą zarządzać wszystkimi serwisami z jednego miejsca niezależnie od tego, kto utworzył serwis i wprowadził go do środowiska wykonawczego. Ponadto mogą monitorować status serwisu oraz zmieniać status każdego serwisu wprowadzonego do środowiska wykonawczego. Zob. Zarządzanie serwisem i ustawienia serwisów.

Korzyści

Funkcja zarządzania pozwala ograniczyć koszty tworzenia i utrzymywania nowych zasobów Experience.

• Korzyści dla przedsiębiorstwa:
  • Błyskawiczne wyposażanie i udostępnianie w sposób niezależny od działu IT
  • Oddzielenie zawartości od projektu; możliwość wielokrotnego użycia
  • Globalne zarządzanie zasobami Experience, użytkownikami i uprawnieniami za pomocą jednej konsoli
  • Wgląd (poprzez raporty) w operacje związane z zasobami Experience
• Korzyści dla działu IT:
  • Brak złożonych implementacji (rozwiązanie chmurowe)
  • Automatyczne skalowanie w okresie rozwoju i szczytu sezonowego
  • Funkcja zarządzania zasobami Experience, zapewniająca ich bezpieczeństwo i zgodność ze standardami oraz promocję marki
• Korzyści dla użytkowników:
  • Spójne przesyłanie wiadomości i komunikatów poprzez różne kanały
  • Aktualne informacje
  • Optymalna wydajność
  • Bezpieczne środowisko obsługi

Proces

Poniżej są przedstawione czynności związane z tworzeniem serwisów (i zarządzaniem nimi) z użyciem funkcji zarządzania serwisem:

1. Administrator włącza funkcję zarządzania. Zob. Konfigurowanie ustawień serwisów i zasobów w podręczniku Administering Oracle Content Management.
2. Administrator serwisów czyni zatwierdzone szablony dostępnymi do tworzenia serwisów. Zob. Zmienianie statusu lub odbiorców szablonu i Zmienianie założeń systemowych dot. szablonów.
3. Użytkownik tworzy wystąpienie o serwis z zatwierdzonego szablonu. Zob. Tworzenie serwisów.
4. Administrator serwisów zatwierdza wystąpienie o serwis; serwis zostaje automatycznie utworzony. Administrator serwisów może również odrzucić wystąpienie o serwis, wyjaśniając powód odrzucenia wystąpienia. Twórca serwisu może rozwiązać problem i ponownie przesłać wystąpienie. Zob. Zarządzanie wystąpieniami o serwis
5. Twórca serwisu kontynuuje proces tworzenia serwisu, edytując i publikując serwis. Zob. Omówienie procesu tworzenia serwisu.
6. Na stronie "Serwisy" można na bieżąco wprowadzać aktualizacje oraz zarządzać serwisami. Na stronie "Serwisy" administrator serwisów może zobaczyć wszystkie serwisy; pozostali użytkownicy mogą zobaczyć serwisy, które utworzyli lub których są współużytkownikami. Zob. Zarządzanie serwisem i ustawienia serwisów.