Za pomocą grup można się komunikować z wieloma osobami jednocześnie.
Krótki przewodnik po grupach (po angielsku).
Do konwersacji można dodać grupę, co umożliwia szybkie rozpoczęcie współpracy z wieloma osobami. Można także dodać grupę jako współużytkownika folderu, umożliwiając w ten sposób szybkie udostępnianie zawartości tego folderu innym osobom. Typy zawartości można udostępniać grupom tak samo jak osobom indywidualnym. Grupom nie można jednak udostępniać kolekcji ani łączy publicznych oraz łączy dla współużytkowników.
Można tworzyć własne grupy oraz korzystać z grup utworzonych dla organizacji przez administratora usługi.
Wskazówki, o których warto pamiętać podczas tworzenia i używania grup:
- Nie należy duplikować grup. Używając opcji Znajdź grupy publiczne z menu "Grupa", można zobaczyć, czy już istnieje grupa, która może być przydatna.
- Należy używać zrozumiałej nazwy. Na nazwę grupy nie należy używać akronimów ani skrótów. Dzięki przyjaznej nazwie inne osoby będą rozumiały przeznaczenie grupy.
- Należy wybrać właściwą kontrolę prywatności grupy. Można określić, kto może wyszukiwać grupę lub z niej korzystać. Można również zdecydować, czy inne osoby mogą same siebie dodawać do tej grupy. Można utworzyć następujące typy grup:
- Grupa publiczna — Grupa publiczna jest widoczna dla każdego i każdy może dodać siebie do tej grupy. Tego rodzaju grupy należy używać oszczędnie. Na przykład trzeba wdrożyć projekt i uzyskać opinię od każdego, kto tego projektu używał. Można wówczas otworzyć grupę dla każdego i umożliwić innym osobom dodawanie samych siebie, dzięki czemu będą mogły one dodać opinię o tym projekcie.
- Grupa prywatna — Grupa prywatna jest widoczna dla każdego, lecz osoby nie mogą dodawać siebie do tej grupy. Jest to przydatne, gdy trzeba ograniczyć grupę do kilku osób. Każdy może zobaczyć, że grupa istnieje, oraz może używać jej do dzielenia się informacjami z jej członkami. Na przykład można utworzyć grupę dla działu inżynierii. Każdy, kto musi współpracować z tym działem lub udostępnić mu dany element, może dodać tę grupę jako uczestnika konwersacji lub współużytkownika folderu.
- Grupa zamknięta — Ten typ grupy zapewnia najściślejszą kontrolę członkostwa. Nikt spoza członków tej grupy nie będzie w stanie jej zobaczyć. Ponadto nikt nie może dodać siebie do tej grupy. Na przykład kilka osób potrzebuje przedyskutować zbliżające się przejęcie lub projekt. Nikt inny w firmie nie musi wiedzieć o tym, dlatego — tworząc grupę ograniczoną do kilku członków — określa się, kto może te informacje zobaczyć.
- Można dodać grupę jako współużytkownika dowolnego elementu. Jeśli dana osoba została dodana do grupy lub z niej usunięta, to osoba ta zostanie dodana do elementu lub z niego usunięta. Jeśli jakaś osoba została dodana jako indywidualna, a nie jako część grupy, to pozostanie jej członkiem, dopóki nie zostanie usunięta indywidualnie.
- Jeśli grupa zostanie dodana jako współużytkownik elementu wymagającego określonej roli użytkownika, to tylko użytkownicy z tą rolą będą mogli uzyskać dostęp do tego elementu. Na przykład, jeśli do grupy zostanie dodany użytkownik z rolą "Użytkownik standardowy", a następnie ta grupa zostanie dodana jako współużytkownik repozytorium, to użytkownik standardowy nie będzie mieć dostępu do repozytorium, ponieważ dostęp do repozytoriów jest dozwolony dla użytkowników z rolą "Użytkownik firmowy".
- Jeśli grupa zostanie usunięta, to jej członkom zostanie cofnięty dostęp do udostępnionych folderów, typów zawartości czy konwersacji.
- Z grup można korzystać za pomocą urządzenia mobilnego i aplikacji typu Desktop, lecz grupami można zarządzać tylko przy użyciu interfejsu opartego na przeglądarce.
Aby można było korzystać z grupy, wystarczy wybrać ją tak samo jak się wybiera osoby. Na przykład podczas udostępniania folderu lub konwersacji należy wprowadzić nazwę grupy w oknie dialogowym "Współużytkownicy". Następnie wybrać uprawnienia ("Oglądający", "Współtwórca" itp.) dla poszczególnych osób w grupie, po czym dodać grupę jako współużytkownika folderu lub uczestnika konwersacji.