Grupy
W Oracle Content Management grupy umożliwiają szybkie udostępnianie zawartości oraz komunikowanie się w danej chwili z różnymi osobami. Na przykład można grupie udostępnić plik lub dodać grupę do konwersacji identycznie jak w przypadku indywidualnych osób. Każda należąca do grupy osoba uzyskuje wówczas dostęp do udostępnionego pliku lub konwersacji.
Administrator usługi może skonfigurować grupy dla organizacji, lecz użytkownik może także utworzyć własne grupy. Do grup można dołączyć (lub je utworzyć) za pomocą menu użytkownika, w prawym górnym rogu internetowego interfejsu Oracle Content Management.
W przypadku dołączenia do już istniejącej grupy, użytkownik będzie uwzględniany w każdym udostępnianiu dokonanym dla tej grupy. Na przykład, jeśli ktoś doda grupę jako współużytkownika folderu, bieżący użytkownik uzyska dostęp do tego folderu.
Podczas tworzenia grupy można uczynić ją grupą publiczną, co umożliwia każdej osobie zobaczenie tej grupy na liście grup publicznych. Można także zezwolić osobom na dodawanie ich samych do tej grupy. Jest to użyteczne, jeśli na przykład bieżący użytkownik chce skonfigurować konwersację gromadzącą informacje od dużej liczby osób.
Grupa prywatna umożliwia ograniczenie liczby członków, lecz osoby, które nie są jej członkami, mogą ją odszukać i korzystać z niej tak samo, jak z każdej innej grupy (na przykład udostępniając konwersacje lub foldery). Na przykład można utworzyć grupę dla działu sprzedaży. Każdy, kto nie jest członkiem tej grupy, nadal może jej używać do współpracy z tym działem.
Grupa zamknięta zapewnia najściślejszą kontrolę. Nikt spoza członków tej grupy nie będzie w stanie jej zobaczyć. Ponadto nikt nie może dodać siebie do tej grupy. Na przykład kilka osób potrzebuje przedyskutować zbliżającą się fuzję. Grupa oraz jej konwersacje są ukryte przed każdym, z wyjątkiem członków grupy.
Osoby są dodawane do grupy poprzez wyszukanie ich nazw lub adresów e-mailowych, a następnie przypisanie im odpowiednich ról. Mając przypisaną rolę "Menedżer" w odniesieniu do grup, których właścicielem jest inna osoba, można do tych grup dodawać kolejne osoby.
