Udostępnianie — przegląd

Niekiedy istnieje potrzeba współpracy z innymi osobami i trzeba udostępnić informacje, lecz dostęp do nich powinny uzyskać tylko właściwe osoby. Używany sposób udostępniania zależy od tego, co ma zostać udostępnione:

  • Pliki: Można utworzyć łącze i wysłać je e-mailem bądź wstawić do wiadomości przekazywanej za pomocą komunikatora, do dokumentu lub do innej aplikacji. Wysyłanie łącza jest przydatne, jeśli w razie konieczności trzeba zapewnić dostęp innym osobom. Jedynym sposobem, w jaki odbiorca może uzyskać dostęp do pliku, jest użycie łącza. Istnieją łącza publiczne i łącza dla współużytkowników, opisane poniżej.
  • Foldery: można wysłać łącze prowadzące do folderu bądź dodać osoby lub grupy jako współużytkowników tego folderu. Do folderu można także dodawać osoby lub grupy jako współużytkowników, udostępniając im w ten sposób całą zawartość folderu. Jest to na przykład przydatne podczas pracy nad dużym projektem, w którym uczestniczące osoby mogą wymagać stałego dostępu do informacji.

Jeśli użytkownik udostępnia foldery innym osobom i zezwala im na dodawanie zawartości do folderów, to ta dodawana zawartość jest uwzględniana w przydziale miejsca dla użytkownika. Na przykład, jeśli w folderze użytkownika znajduje się 500 MB plików i po udostępnieniu folderu inni użytkownicy dodadzą 300 MB plików, to łączna wykorzystana część przydziału wyniesie 800 MB.

Jeśli bieżący użytkownik ma dostęp do więcej niż 100 folderów (własnych albo udostępnionych bieżącemu użytkownikowi), wyniki wyszukiwania będą niekompletne, ponieważ wyszukiwania są ograniczone do 100 folderów.

Administrator usługi jest to osoba zarządzająca usługą Oracle Content Management dla danej organizacji. Określa on ilość miejsca, które użytkownik może wykorzystać. Jeśli potrzeba więcej — niż wynika z obecnego przydziału — miejsca na składowanie, należy się skontaktować z administratorem usługi.

Można decydować, co inni mogą robić z udostępnianą zawartością poprzez przypisanie im ról. Dodając współużytkowników do folderu, przypisuje się im rolę. Można zezwolić na jedynie wyświetlanie dokumentów, a można także pozwolić na ich edytowanie i wysyłanie nowych wersji do usługi. Można używać następujących ról:
  • Oglądający: Oglądający może przyglądać się plikom i folderom, lecz nie może niczego zmieniać.
  • Pobierający: Pobierający może dodatkowo pobierać pliki i zapisywać je w swoim komputerze.
  • Współtwórca: Współtwórca może dodatkowo modyfikować, aktualizować i usuwać pliki, a także wysyłać nowe pliki.
  • Menedżer: Menedżer ma wszystkie uprawnienia innych ról, a ponadto może dodawać i usuwać inne osoby jako współużytkowników.

Uwaga:

Jeśli administrator systemu włączył integrację z usługą Microsoft Office Online, oglądający mogą wyświetlić tylko podgląd pliku w kliencie internetowym, pobierający mogą także wyświetlić plik w usłudze Microsoft Office Online, a współtwórcy i menedżerowie mogą w usłudze Microsoft Office Online dodatkowo edytować plik.

Istnieje także rola "Właściciel" ze wszystkimi uprawnieniami do zarządzania folderem, włącznie z jego usunięciem.

Współużytkownicy, którym przypisano role "Współtwórca" lub "Menedżer", mogą usuwać zawartość i podfoldery. Jeśli udostępniany element zostanie usunięty, to pojawi się w folderze "Kosz" właściciela elementów oraz w folderze "Kosz" osoby, która ten element usunęła.

Współpracując z partnerami oraz zewnętrznymi dostawcami, można udostępnić zabezpieczone łącza publiczne prowadzące do plików, dzięki czemu wszyscy będą mieć właściwy poziom dostępu. Można również, w celu zwiększenia bezpieczeństwa, ustawić kod dostępu oraz datę wygaśnięcia łącza. Można także monitorować, kto i kiedy uzyskał dostęp do udostępnionego pliku.

Krótki przewodnik po procesie udostępniania (po angielsku)

Łącza publiczne

Łącze publiczne zapewnia dostęp tylko do określonego pliku lub folderu (nie do wszystkich).

Administrator usługi może wyłączyć opcję pozwalającą na używanie łączy publicznych oraz określić, kto może uzyskiwać dostęp do tych łącza (każda osoba lub zarejestrowani użytkownicy).

Użytkownik, tworząc łącze publiczne, dodaje do niego nazwę, dzięki czemu może śledzić jego użycie. Może także dodać wiadomość związaną z łączem i wybrać uprawnienia do niego przypisywane. Decydują one o tym, co użytkownik może zrobić z elementem, do którego łącze prowadzi. W swoich preferencjach (dostęp poprzez przeglądarkę internetową) można określić maksymalną rolę dla łączy publicznych. Także i administrator usługi może ograniczyć role dozwolone dla łączy publicznych. Role są identyczne z tymi, które są używane podczas dodawania współużytkowników do folderów ("Oglądający", "Pobierający" lub "Współtwórca").

Tworząc łącze publiczne (jeśli administrator na to zezwolił), można określić, że odbiorcą może być Każdy, czyli może zostać ono wysłane do osób, które nie mają konta w Oracle Content Management; można też ograniczyć odbiorców do osób, które mają konto (opcja Wszyscy zarejestrowani użytkownicy).

Można też ustawić opcjonalną datę wygasania (określającą, kiedy łącze publiczne przestanie działać) oraz kod dostępu. Kody dostępu są odpowiednikiem haseł dla łączy publicznych. Jeśli zostanie ustawiony kod dostępu, osoba, która otrzyma łącze, będzie musiała — aby móc z niego skorzystać — wprowadzić kod. Stanowi do dodatkowe zabezpieczenie dowolnego wysyłanego łącza publicznego. Aby osoba otrzymująca łącze mogła z niego skorzystać, trzeba do niej wysłać kod dostępu. W przeciwnym razie nie będzie ona mogła uzyskać dostępu do zawartości powiązanej z tym łączem.

Łącza dla współużytkowników

Ten rodzaj łącza wymaga — aby można było go użyć — żeby odbiorca był współużytkownikiem folderu i zalogował się do Oracle Content Management. Używając łącza dla współużytkowników, można wybrać opcję Dostęp online zezwalającą odbiorcy na wyświetlenie pliku lub folderu. Udostępniając plik, można użyć opcji Bezpośrednie pobieranie. Pozwala to odbiorcy pobrać plik bez wyświetlania go.