Konfigurowanie ustawień dokumentów

Można ograniczyć możliwość usuwania plików lub folderów, zezwalając na to tylko na przykład twórcom plików i menedżerom folderów.

Aby ograniczyć usunięcia plików i folderów, należy:

1. Po zalogowaniu się do aplikacji internetowej Oracle Content Management jako administrator, wybrać w obszarze "Administrowanie" (menu nawigacyjnego) opcję System.

2. Z menu System wybrać opcję Dokumenty.
3. W obszarze Ograniczenia dot. plików i folderów wybrać opcję Włączone w celu ograniczenia operacji usuwania tylko do twórców plików i menedżerów folderów.

Można określić ilość miejsca składowania, przydzielanego użytkownikowi. Można także oszczędzać ilość miejsca składowania, ograniczając czas przechowywania elementów w Koszu (zanim zostaną trwale usunięte) oraz liczbę zachowywanych wersji, po której przekroczeniu starsze wersje są usuwane.

Aby ustawić przydziały i ilość miejsca składowania, należy:

1. Po zalogowaniu się do aplikacji internetowej Oracle Content Management jako administrator, wybrać w obszarze "Administrowanie" (menu nawigacyjnego) opcję System.

2. Z menu System wybrać opcję Dokumenty.
3. W obszarze Przydział ustawić następujące wartości domyślne:
   • Domyślny przydział na użytkownika: Podać ilość miejsca składowania (w gigabajtach) przypadającą na użytkownika. Należy podać wartość z przedziału od 1 do 999.
   • Maksymalna liczba dni przechowywania plików i folderów w Koszu: Podać liczbę dni przechowywania plików w Koszu, zanim zostaną one trwale usunięte. Jeśli opcja ta zostanie ustawiona na "0", pliki zostaną usunięte przy następnym uruchomieniu opróżniania. Opróżnianie jest uruchamiane raz na dzień.
   • Dozwolona nieograniczona liczba wersji: Aby ograniczyć liczbę przechowywanych wersji, wybrać opcję Wyłączone, po czym podać odpowiednią liczbę w polu Maksymalna liczba wersji na plik. Gdy maksymalna liczba wersji zostanie przekroczona, starsze wersje zostaną usunięte.
   • Trwałe usuwanie wyczyszczonych wersji: Domyślnie najstarsze wersje pliku są natychmiastowo usuwane, gdy zostanie przekroczona maksymalna liczba wersji. Jeśli zamiast tego starsze wersje mają być przenoszone do Kosza, opcję tę należy wyłączyć.

Informacje dotyczące wyświetlania ilości miejsca zajętego oraz przesłaniania przydziału miejsca dla poszczególnych użytkowników są zawarte pod hasłem Przesłanianie przydziału miejsca dla użytkownika.

Administratorzy mogą decydować o sposobie obsługi łączy publicznych w całej usłudze. Ten rodzaj łącza umożliwia odbiorcy korzystanie z plików w danym folderze, lecz ogranicza dostęp do wszelkich innych folderów. Jeśli zostanie wysłane łącze publiczne prowadzące do pliku, odbiorca będzie mógł uzyskać dostęp tylko do tego konkretnego pliku.

Aby zdefiniować funkcjonowanie łącza, należy:

1. Po zalogowaniu się do aplikacji internetowej Oracle Content Management jako administrator, wybrać w obszarze "Administrowanie" (menu nawigacyjnego) opcję System.

2. Z menu System wybrać opcję Dokumenty.
3. W obszarze Łącza skonfigurować następujące ustawienia:
   • Dozwolone łącza publiczne do plików i folderów: Jeśli użytkownicy mają mieć możliwość tworzenia łączy publicznych i udostępniania ich innym osobom, należy wybrać opcję Włączone.
   • Domyślny typ łącza udostępniania: Jeśli zostały włączone łącza publiczne, należy określić domyślny typ łączy udostępniania: "Tylko dla współużytkowników" lub "Publiczne". Można pozostawić ustawienie Tylko dla współużytkowników, aby użytkownicy przypadkowo nie tworzyli łączy publicznych.
   • Opcje dostępu: Jeśli zostały włączone łącza publiczne, można określić, czy użytkownicy mogą wysyłać łącze publiczne do dowolnej osoby (opcja Każdy) czy tylko do tych osób, które mają konto w Oracle Content Management (opcja Wszyscy zarejestrowani użytkownicy).

     Zezwolenie na wysyłanie łączy publicznych do dowolnych osób zmniejsza bezpieczeństwo, ponieważ użytkownicy będą mogli udostępniać poufną zawartość osobom spoza firmy. Opcję Każdy należy wybierać, jeśli ta praktyka jest na pewno akceptowana w firmie.

   • Wyświetlaj ostrzeżenie użytkownikom, gdy tworzą oni łącza publiczne: Jeśli użytkownicy mają być ostrzegani, że tworzą łącza publiczne, należy wybrać opcję Włączone.
   • Dostosuj komunikat ostrzegawczy wyświetlany użytkownikom, gdy tworzą oni łącza publiczne: Jeśli został włączony komunikat ostrzegawczy, można określić własny komunikat, który będzie ostrzegał użytkowników o używaniu łączy publicznych. Wybrać opcję Włączone i wpisać własny komunikat.
   • Maksymalna rola dostępna dla łączy publicznych: Można określić maksymalną rolę, jaką użytkownicy mogą przypisywać do tworzonych łączy publicznych. W ten sposób można dodatkowo kontrolować, kto może dodawać/pobierać zawartość do/z usługi.
   • Domyślna rola dla nowych łączy publicznych: Należy wybrać rolę, która będzie domyślnie przypisywana podczas tworzenia łącza publicznego. Rola ta nie może dawać uprawnień większych niż rola określona jako Maksymalna rola.
   • Wymuś wygasanie wszystkich łączy publicznych: Gdy łącze publiczne jest tworzone, jest mu nadawana nazwa oraz są przypisywane opcjonalna data wygaśnięcia i kod dostępu. Jeśli wszystkie łącza publiczne mają mieć datę wygaśnięcia, należy wybrać opcję Włączone, po czym ustawić maksymalny czas, po którym następuje wygaśnięcie łącza.
   • Ustaw maksymalny czas do wygaśnięcia: Jeśli zostanie wprowadzone wygasanie łączy publicznych, należy określić, po ilu dniach nastąpi wygaśnięcie łącza. Dzięki temu uzyskuje się pewność, że tworzone łącza są używane oraz że żadne łącza nie pozostają przez dłuższy okres ważnymi i nieużywanymi. Gdy łącze wygaśnie, jego właściciel — jeśli zajdzie taka potrzeba — będzie mógł je ponownie utworzyć i wysłać.