Configurar Definições de Documentos

Pode restringir quem pode apagar um ficheiro ou uma pasta, permitindo que apenas o criador do ficheiro e os gestores de pastas o façam.

Para restringir apagamentos de ficheiros e pastas:

1. Depois de entrar em sessão na aplicação web do Oracle Content Management como administrador, clique em Sistema na área Administração do menu de navegação.

2. No menu Sistema, clique em Documentos.
3. Em Restrições de Ficheiros e Pastas, selecione Ativado para limitar o apagamento apenas ao criador do ficheiro e aos gestores de pastas.

Pode definir quotas para o volume de espaço de armazenamento atribuído a um utilizador. Também pode ter espaço de armazenamento ao limitar a quantidade de tempo que os itens ficam no lixo antes de serem permanentemente apagados e ao limitar o número de versões a manter antes de apagar a versão mais antiga.

Para definir quotas e espaço de armazenamento:

1. Depois de entrar em sessão na aplicação web do Oracle Content Management como administrador, clique em Sistema na área Administração do menu de navegação.

2. No menu Sistema, clique em Documentos.
3. Em Quota, defina estes valores por omissão:
   • Quota por omissão por utilizador: Especifique a quantidade de espaço de armazenamento por utilizador em gigabytes. Introduza um valor entre 1 e 999.
   • Número máximo de dias para manter os ficheiros e as pastas no lixo: Especifique o número de dias que os ficheiros são mantidos no lixo antes de serem permanentemente apagados. Se definir esta opção para “0”, os ficheiros serão apagados da próxima vez que a tarefa de eliminação for executada. A tarefa de eliminação é executada uma vez por dia.
   • Permitir versões ilimitadas: Se pretender limitar o número de versões mantidas, selecione Desativadas e especifique o Número máximo de versões por ficheiro. Quando o número máximo de versões for excedido, as versões anteriores serão apagadas.
   • Apagar permanentemente revisões limpas: Por omissão, as revisões de ficheiros mais antigas são apagadas imediatamente quando o número máximo de versões é excedido. Se em vez disso quiser deslocar as versões mais antigas para o lixo, desative esta opção.

Os administradores podem determinar o modo como as ligações públicas são processadas em todo o serviço. Este tipo de ligação permite a uma pessoa utilizar os ficheiros numa pasta, mas limita o acesso a quaisquer outras pastas. Se enviar uma ligação pública para um ficheiro, a pessoa só conseguirá aceder a esse ficheiro.

Para definir o comportamento da ligação, conclua os seguintes passos:

1. Depois de entrar em sessão na aplicação web do Oracle Content Management como administrador, clique em Sistema na área Administração do menu de navegação.

2. No menu Sistema, clique em Documentos.
3. Em Ligações, configure as seguintes definições:
   • Permitir ligações públicas para ficheiros e pastas: Se pretender que os utilizadores possam criar ligações públicas e as partilhem com outros, selecione Ativadas.
   • Tipo de Partilha de Ligação Por Omissão: Se tiver ativado ligações públicas, especifique o valor por omissão para as ligações partilhadas — só membros ou público. Poderá pretender deixar esta definição como Só Membros de forma a que os utilizadores não criem acidentalmente ligações públicas.
   • Opções de Acesso: Se tiver ativado ligações públicas, especifique se os utilizadores podem enviar ligações públicas para qualquer pessoa (Qualquer Pessoa) ou apenas para as pessoas que têm uma conta Oracle Content Management (Todos os Utilizadores Registados).

     Se permitir o envio de ligações públicas para qualquer pessoa, irá reduzir a segurança, pois os utilizadores poderão partilhar conteúdo confidencial com pessoas externas à sua empresa. Defina como Qualquer Pessoa apenas se tiver a certeza de que é uma prática aceitável na sua empresa.

   • Mostrar aviso aos utilizadores quando criam ligações públicas: Se pretender alertar os utilizadores quando estiverem a criar ligações públicas, selecione Ativado.
   • Customizar mensagem de aviso a apresentar quando os utilizadores criam ligações públicas: Se tiver ativado a mensagem de aviso, pode definir a sua própria mensagem, avisando os utilizadores acerca da utilização de ligações públicas. Selecione Ativadas e introduza a sua mensagem customizada.
   • Perfil de grupo máximo disponível para ligações públicas: Selecione o perfil de grupo mais elevado que os seus utilizadores podem atribuir quando criam uma ligação pública. Isto pode ajudar a controlar quem pode acrescentar ou exportar conteúdo do seu serviço.
   • Perfil de grupo por omissão para novas ligações públicas: Selecione o perfil de grupo que será atribuído por omissão quando os utilizadores criarem uma ligação pública. Este perfil de grupo não pode aceitar mais permissões do que o perfil de grupo que definir como Perfil de Grupo Máximo.
   • Impor expiração para todas as ligações públicas: Quando uma ligação pública for criada, é atribuído um nome à ligação, bem como uma data de expiração e um código de acesso opcionais. Se pretender que todas as ligações públicas tenham uma data de expiração, selecione Ativadas e defina um prazo máximo de expiração.
   • Definir um tempo de expiração máximo: Se impuser a expiração para as ligações públicas, introduza o número máximo de dias que as ligações são válidas até expirarem. Isto ajuda-o a garantir que as ligações criadas são as que estão em utilização e não restam mais ligações válidas e não utilizadas durante um longo período de tempo. Se uma ligação expirar, o proprietário da ligação pode recriá-la e reenviá-la novamente se necessário.