Noções Básicas do Design de Reconciliações Resumidas e Reconciliações Filhas
As reconciliações resumidas são projetadas para serem concluídas depois que todas as reconciliações filhas estiverem concluídas e que todas as transações e todos os saldos filhos finais forem carregados para o Período. Portanto, as reconciliações resumidas não poderão ser enviadas pelo Preparador até todas as reconciliações filhas estarem concluídas.
Quando você cria uma reconciliação de resumo, apenas os perfis filho ativos no perfil de resumo são incluídos na reconciliação de resumo. Se um perfil filho inativo se tornar ativo em algum momento após a criação da reconciliação de resumo, o Administrador de Serviço precisará criar a reconciliação para esse perfil filho. Para incluir o perfil filho recém-ativo na reconciliação de resumo para este período, o Administrador de Serviço deve excluir a reconciliação de resumo e recriá-la.
As reconciliações resumidas têm seu próprio workflow. É possível adicionar transações diretamente às reconciliações resumidas. As transações resumidas originadas de suas reconciliações filhas podem ser editadas, excluídas etc. Por isso, é bastante recomendável que as reconciliações filhas não sejam alteradas depois que a reconciliação resumida for iniciada e jamais sejam alteradas depois que ela for concluída.
Diferenças: Reconciliações Resumidas em Conformidade de Reconciliação e Correspondência de Transações
Para Conformidade de Reconciliação, caso haja um carregamento acidental de transações para uma conta filha depois que a reconciliação resumida estiver concluída, você deverá atualizar as reconciliações filhas e concluí-las novamente. Se quiser, você pode solicitar a reabertura da reconciliação resumida, caso queira completá-la novamente também. Como a reconciliação de resumo é sua própria reconciliação e o sistema não pode presumir que as transações existentes devem ser substituídas pelas transações de reconciliação filhas, os dados não são reabertos e substituídos automaticamente.
Para reconciliações de resumo baseadas em reconciliações filhas de Correspondência de Transação, as Reconciliações Menos Não Correspondidas, Menos Não Correspondidas e Menos Correspondidas em Trânsito são atualizadas automaticamente quando os valores correspondentes em uma ou mais reconciliações filhas são alterados. Quando você executa qualquer ação que reabre uma reconciliação filha, a reconciliação de resumo que contém essa reconciliação filha também é reaberta.
Os saldos são tratados de maneira diferente porque não são adicionados manualmente pelo usuário à reconciliação filho ou à reconciliação resumida. Então, reabrimos a reconciliação resumida na instância porque não estamos substituindo itens carregados pelo usuário.
Principais Diferenças entre uma Reconciliação Resumida e uma Reconciliação Individual
O processo de preparação de uma reconciliação resumida é semelhante ao processo de preparação de uma reconciliação individual, exceto por estas importantes diferenças:
Opções Gerar Todos e Gerar Atualizados
As reconciliações resumidas têm o objetivo de resumir o conteúdo de uma ou mais reconciliações filho. No entanto, o preparador de reconciliação resumida deve controlar quando essa atualização ocorre para evitar casos em que o conteúdo da reconciliação é alterado inesperadamente, por exemplo, depois que a reconciliação é revisada ou submetida a revisão. Para fornecer o controle de atualização ao preparador de reconciliação resumida, há as seguintes opções na seção Resumo do Saldo da reconciliação:
Gerar Todos: faz com que os detalhes da transação filha e os saldos sejam importados para a reconciliação resumida.
Gerar Atualizados: importa apenas os detalhes da transação filha e saldos do filho que foram atualizados desde a última vez em que a reconciliação resumida foi atualizada.
Nota:
Nenhum comentário ou anexo da reconciliação é copiado. Comentários e anexos nas transações são copiados.
Os saldos também são importados automaticamente durante o carregamento de saldos. Então, geralmente, os saldos mais recentes já são importados para a reconciliação resumida, a menos que haja permissão para adicionar/editar saldos manualmente nas reconciliações filhas.
Configuração do Resumo de Saldo
Em uma reconciliação individual, as colunas da tabela Resumo de Saldo são utilizadas para exibir os saldos em várias moedas e buckets de moeda.
Reconciliações resumidas:
São sempre preparadas em uma única moeda e um único bucket de moeda. Portanto, as colunas são, em vez disso, usadas para exibir os saldos de cada reconciliação filho incluída na reconciliação resumida.
Uma coluna de total é fornecida com a soma dos valores de todas as reconciliações filho.
O ID da Conta da Reconciliação Filho é exibido como um hiperlink no título da coluna. Quando você clica neste hiperlink, uma caixa de diálogo contendo a reconciliação filho é aberta. Como a reconciliação resumida é criada a partir do conteúdo originado na reconciliação filho, uma função de revisão implícita é concedida ao preparador de reconciliação resumida, permitindo que o usuário rejeite a reconciliação filho (para que possa ser corrigida), mas somente se a reconciliação filho estiver fechada.
Em outras palavras, o processo de revisão normal deve ser concluído para a reconciliação filho antes que o preparador da reconciliação resumida possa iniciar a rejeição.
Se as contas filhos de uma reconciliação resumida forem modificadas, será preciso executar novamente o carregamento de dados para o sistema de origem e saldos do subsistema para que sejam atualizados corretamente nas colunas de saldo das exibições.
Nota:
O sistema de origem e os saldos do subsistema antigos aparecem nas colunas de saldo das exibições até que o carregamento de dados seja executado novamente.
A tabela Resumo de Saldo inclui as seguintes linhas adicionais para as reconciliações resumidas:
ID da Conta da Reconciliação Filho: o ID da Conta da Reconciliação Filho é exibido como um hiperlink no título da coluna.
Status: Identifica o status da reconciliação filho (Pendente, Aberto, Fechado ou Ausente).
Nota:
Os preparadores da reconciliação resumida não podem enviar a reconciliação para revisão até que todas as reconciliações filho estejam fechadas. A coluna Total não contém um valor de status.
Atualizado: se o preparador da reconciliação filho tiver feito alterações na reconciliação filho desde a última vez em que um preparador gerou a reconciliação resumida, a palavra Atualizado é exibida. A coluna Total também inclui a palavra Atualizado se uma ou mais reconciliações filho foram atualizadas.
Atributo Atualizado em Transações
Os preparadores de reconciliação resumida podem editar transações na reconciliação resumida que foram originadas de reconciliações filho. No entanto, caso ocorra a edição, a transação é marcada como Modificada na reconciliação resumida. O indicador Modificado está visível no painel Detalhes da Transação, assim como em uma coluna na Exibição em Lista da Transação.
Note que esse indicador é diferente do indicador Modificado na guia Resumo, que indica que uma ou mais transações do filho foram alteradas desde a última vez em que a reconciliação resumida foi gerada.
Atributo do Perfil Resumido
Para distinguir perfis e reconciliações resumidos de perfis e reconciliações individuais, há um atributo de filtro e coluna com o título Perfil Resumido. Se o valor for Sim, então o perfil ou a reconciliação será resumido(a).
Cópia de Transações do Mês Anterior
Em uma reconciliação resumida, você não pode usar uma regra de formato Copiar Transações para copiar transações de uma reconciliação anterior para a atual.