Há quatro diferentes usuários que fazem parte do processo de reconciliação: Administrador do Serviço, Usuário Avançado, Usuário (que inclui os usuários de workflow Preparador, Revisor e Comentarista) e Visualizador.
Administradores de Serviços controlam o que é permitido dentro de uma reconciliação por meio do uso de regras que podem ser configuradas para impedir que transações sejam salvas ou que reconciliações sejam enviadas caso não estejam em conformidade com as políticas. Isso garante que os preparadores estejam fazendo seu trabalho corretamente antes de a reconciliação ser até mesmo apresentada para aprovação.
Usuários inclui os seguintes usuários de fluxo de trabalho:
Os Preparadores fornecem a justificativa apropriada para o saldo. As justificativas podem ter o formato de uma comparação entre saldos ou de uma análise de conta, em que o preparador fornece uma justificativa para os itens que compõem o saldo ou um tipo de análise de variação. O estilo de reconciliação se baseia no formato atribuído pelo administrador, que pode escolher uma opção na biblioteca de formatos padrão ou pode construir formatos personalizados totalmente novos. À medida que os preparadores atuam em reconciliações, eles inserem itens de reconciliação, explicações de saldo, anexos e comentários, conforme necessário, para complementar a justificativa do saldo.
Os Revisores são responsáveis pelo processo de aprovação. As reconciliações podem ter qualquer número de revisores atribuídos, executando as aprovações mensalmente, trimestralmente ou até mesmo dinamicamente quando condições de risco forem detectadas na conta. As condições de risco podem ser definidas com base nos saldos de reconciliação ou no conteúdo (no período atual ou em qualquer período anterior) ou até mesmo com base em tendências estatísticas em uma faixa de valores anteriores.
Os Comentaristas são usuários que podem fornecer comentários adicionais sobre reconciliações.
Os Visualizadores têm acesso somente para exibição a reconciliações.