Planejar Reuniões e Comunicações

Reuniões

Depois de identificar as pessoas que participarão do Centro de Excelência (CoE) da sua organização, você deve definir a frequência certa de reuniões e o plano de comunicação da empresa.

Os membros da equipe do Centro de Excelência (CoE) devem se reunir regularmente para garantir o alinhamento em relação às metas, o progresso e o consenso. Os membros também podem atuar como embaixadores do Centro de Excelência (CoE) para outras equipes na organização, por exemplo, compartilhando o status em reuniões da equipe de produtos. Uma boa prática é as equipes do Centro de Excelência (CoE) se reunirem semanalmente ou quinzenalmente, dependendo da velocidade da adoção. O Centro de Excelência (CoE) completo deve se reunir semanalmente para compartilhar o andamento do processo.

No início do processo de transformação, temos visto algumas equipes de Centro de Excelência (CoE) que decidem se reunir diariamente. Isso pode ser benéfico em casos nos quais o projeto tem visibilidade executiva e o Centro de Excelência (CoE) implementou com sucesso o primeiro processo de negócio de EPM na nuvem.

Comunicação Interna

As comunicações para a comunidade interna também devem ser feitas regularmente. Para facilitar esse processo, estabeleça uma comunidade de prática e faça com que os embaixadores compartilhem atualizações regulares. Isso pode ser feito em um wiki, uma lista de distribuição, uma série de vídeos ou em um canal do Microsoft Teams ou Slack, por exemplo.

Algumas organizações criam Laboratórios de Inovação nos quais convidam colegas para apresentar suas conquistas, compartilhar melhores práticas e ver como eles podem apoiar outros projetos.

Comunicação Externa

Você também deve planejar a comunicação externa. Como uma melhor prática, use os recursos da sessão Comunicar o Sucesso e o ROI para comunicar seu sucesso externamente e ajudar a construir relacionamentos, obter reconhecimento, fortalecer sua rede e promover sua marca.

Informações Adicionais

Para ver as melhores práticas de comunicação externa, analise estas histórias da Oracle@Oracle que divulgam seus sucessos:

• Oracle powers its business with Oracle Cloud
• Adapt to a changing world; Reimagining Oracle’s Planning, Budgeting and Forecasting Processes for an Unpredictable World
• Operations at Oracle with Oracle Cloud EPM, Oracle@Oracle: Our Journey to the Cloud
• Casos de sucesso de clientes da Oracle
• Outpace Change with Oracle EPM Cloud

Lista de Verificação para Comunicações Internas do Centro de Excelência (CoE)

Para engajar seus usuários, é uma boa ideia tratá-los como clientes. O Centro de Excelência (CoE) pode ajudar a garantir uma comunicação bem-sucedida refletindo seus valores fundamentais e, em seguida, desenvolvendo perguntas autorreflexivas para alinhar as comunicações com esses valores.

Por exemplo, um Centro de Excelência (CoE) de sucesso tem estes valores fundamentais: colocar os clientes em primeiro lugar, trabalhar em grupo, ganhar confiança e confiar, destacar-se e ser um líder, inovar e melhorar incansavelmente. Com base nesses valores fundamentais, o Centro de Excelência (CoE) criou as seguintes perguntas. Eles usam essas perguntas como uma lista de verificação ao criar comunicações internas para seus usuários.

Perguntas e lista de verificação de exemplo:

• Colocar os clientes em primeiro lugar

  • Eu explico como estamos melhorando a experiência dos clientes e ajudando-os a entregar resultados?
  • Eu mostro como nós ouvimos e entendemos nossos clientes?
  • Eu explico claramente como isso ajudará os funcionários a fornecer mais valor em seu trabalho diário aos nossos clientes?

• Trabalhar em grupo

  • Eu deixo claro como estamos atuando como uma única organização unificada?
  • Eu descrevo como isso elimina barreiras?
  • Eu mostro como estamos respeitando as necessidades uns dos outros e honrando os funcionários?

• Ganhar confiança e confiar

  • Eu me comunico de forma aberta e transparente?
  • Eu descrevo como isso elimina barreiras?
  • Eu falo sobre como estamos aprendendo com os erros?
  • Eu falo como isso permite e fortalece uma tomada de decisão descentralizada?

• Destacar-se e ser um líder

  • Eu mostro os próximos passos alinhando as pessoas ao propósito?
  • Eu enfatizo como isso nos ajuda a focar nas prioridades, estratégias e objetivos da organização?
  • Eu ajudo a promover a motivação do funcionário, capacitá-lo com conhecimento e autonomia e celebrar o seu sucesso?

• Inovar e melhorar incansavelmente

  • Eu explico como isso nos transforma e amplia nossa vantagem competitiva?
  • Eu explico claramente como estamos refletindo, aprendendo, experimentando e crescendo?
  • Eu esclareço como estamos mantendo uma visão global e otimizando o todo, não apenas partes?