Visão Geral do Task Manager
Com uma assinatura do EPM Enterprise, o serviço é pré-carregado com tarefas integradas de automação de processos e usuários finais para uso no processo de negócios. Os administradores podem adicionar tarefas integradas adicionais com outros processos de negócios fazendo conexões com outros serviços do Oracle Fusion Cloud EPM. O serviço pode ser estendido para incluir integrações com aplicativos não relacionados ao Cloud EPM. A assinatura do EPM Standard não inclui tarefas integradas locais e não pode ser estendida para incluir qualquer outra tarefa integrada.
Com o Task Manager, você pode:
- Definir o agendamento e as tarefas para garantir um fluxo de tarefas eficiente
- Automatizar o processo de negócios, rastrear o status e fornecer notificações e alertas
- Monitorar um processo de negócios e agir rapidamente em possíveis erros para evitar atrasos.
- Enviar notificações por e-mail sobre inadimplências, datas de vencimento e alterações de status.
- Analisar a eficiência do processo de negócios
Como o Task Manager Funciona
O Task Manager fornece uma estrutura onde os seguintes componentes principais para um processo de negócios podem ser definidos:
- Unidades organizacionais são usadas para modelar regiões, entidades, unidades de negócios, divisões e outras divisões organizacionais ou geográficas associadas à tarefa. Modele essas unidades organizacionais como hierarquias para criar a estrutura real e facilitar a geração de relatórios.
- Regras de feriados são uma coleção de datas de feriados e são usadas para agendar a tarefa.
- Os tipos de tarefa são configurados pelo administrador para garantir consistência entre as tarefas e aproveitar integrações de produtos predefinidas. Se os tipos de tarefa predefinidos não atenderem ao requisito, eles poderão criar um tipo de tarefa. Os tipos de tarefa podem ser automatizados ou manuais com um destinatário definido.
- Os modelos de tarefa são criados para usar um conjunto repetível de tarefas em vários períodos. Esses agendamentos representam a sequência cronológica de tarefas criadas pela seleção de um modelo e atribuição de datas do calendário.
- As tarefas podem ser atribuídas a um usuário, uma equipe ou um grupo.
O processo de negócios começa quando o status do agendamento é alterado de Pendente para Aberto. Durante o processo de negócios, o usuário recebe por e-mail notificações das tarefas atribuídas e pode clicar em links no e-mail para acessar diretamente a tarefa atribuída. Os administradores precisam habilitar as notificações por e-mail para que isso aconteça. Os usuários também podem criar alertas para problemas que podem ocorrer, e eles são encaminhados aos destinatários e aprovadores para resolução.
Funções do Task Manager
O Task Manager tem três funções principais:
- Administrador de Serviço ou Usuário Avançado: Configura modelos e tarefas para o processo de negócios e monitora o status das atividades do dashboard.
- Usuário Final: Revisa e conclui tarefas atribuídas. Eles podem exibir a lista de tarefas atribuídas no aplicativo ou no e-mail da tarefa atribuída.
- Aprovador: Analisa tarefas e determina se elas podem ser aprovadas ou não.
Para ver amostra de fluxos de tarefa, consulte Amostra de Fluxos de Tarefas.
Tarefas do Administrador de Serviço ou Usuário Avançado:
- Configurar usuários. Consulte Gerenciamento de Usuários e Funções em Guia de Princípios Básicos para Administradores.
- Concluir os procedimentos de configuração necessários:
- Configurar unidades organizacionais. Consulte Gerenciamento de Unidades Organizacionais do Task Manager.
- Configurar tokens de integração global. Consulte Gerenciamento de Tokens de Integração Global.
- Configurar as regras de feriado. Consulte Gerenciamento de Regras de Feriado para Tarefas.
- Defina o tamanho do anexo e outras configurações de sistema. Consulte Configuração de Administradores do Task Manager.
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Habilite notificações por e-mail. Consulte Configuração de E-mail para Notificações em Como Trabalhar com o Tax Reporting.
- Revisar as tarefas necessárias para um processo de negócios e configurar Tipos de Tarefa a fim de garantir consistência entre as tarefas e aproveitar as integrações de produtos predefinidas. Consulte Gerenciamento de Tipos de Tarefa.
- Definir e salvar um conjunto de tarefas como um modelo para usar em períodos futuros, pois muitos processos de negócios são repetitivos. Consulte Gerenciamento de Modelos de Tarefas.
Por exemplo, um administrador pode configurar um processo de negócio mensal ou trimestral uma vez e, depois, usá-lo repetidamente em todos os meses ou trimestres. Tarefas são definidas com predecessores, Destinatários e Aprovadores.
- Gerar um agendamento (um conjunto de tarefas cronológicas) selecionando um modelo e atribuindo datas de calendário para iniciar um processo de negócios. As tarefas genéricas do modelo são aplicadas a datas do calendário. Consulte Gerenciamento dos Agendamentos.
- Alterar o status do agendamento de Pendente para Aberto de modo a iniciar um processo de negócios.
- Modificar e monitorar o agendamento de acordo com a necessidade.
Tarefas dos Usuários Finais e do Aprovador:
Depois que o administrador altera o status do agendamento (Aberto) para iniciar um processo de negócios, os usuários podem ler instruções da tarefa, responder a perguntas, enviar, reatribuir, aprovar e rejeitar tarefas, bem como acessar tarefas pelas notificações por e-mail ou fazendo logon no aplicativo.
Durante o processo de negócios, os usuários podem:
- Receber notificações por e-mail sobre tarefas atribuídas e clicar nos links do e-mail para acessar diretamente as tarefas atribuídas.
- Como alternativa, efetuar logon para revisar e acessar tarefas atribuídas em diferentes tipos de exibição.
- Concluir tarefas, que são enviadas aos aprovadores e podem ser vistas por outros usuários.
- Criar alertas para problemas que encontrarem, como problemas de hardware ou software. Os alertas são encaminhados aos Destinatários e Aprovadores para resolução.
Assista a este vídeo de visão geral para obter mais informações.
Navegação da Interface do Usuário para o Task Manager
- O Administrador de Serviço ou Usuários avançados acessam o Task Manager do Applications > Task Manager.
- Os usuários acessam o Task Manager em Início > Tarefas. Eles podem acessar Dashboards em Início > Operações para monitorar suas execuções de tarefa. Relatórios adicionais podem ser acessados em Aplicativo > Supplemental/Relatórios da Tarefa.