Prezentare generală a partajării

Ar putea fi necesar să colaboraţi cu alţii şi să partajaţi informaţii, dar să vă asiguraţi că acele informaţii sunt disponibile doar pt. anumite persoane. Tipul de partajare pe care-l utilizaţi depinde de ce aveţi nevoie să partajaţi:

  • Fişiere: puteţi să creați un link şi să îl trimiteți cuiva prin e-mail sau să îl utilizați într-un mesaj instant, într-un document sau într-o altă aplicaţie. Este util să trimiteţi linkuri dacă trebuie să acordaţi acces cuiva la anumite fişiere în funcţie de situaţie. Singurul mod prin care destinatarul va putea accesa fişierul este prin acel link. Există linkuri publice şi linkuri pt. membri, descrise mai jos.
  • Foldere: puteţi să trimiteți un link către un folder sau să adăugați persoane sau grupuri ca membri ai folderului. Când adăugaţi membri la un folder, ei pot accesa întregul conţinut al folderului. Acest lucru este util când lucraţi într-un proiect mare, de exemplu, iar persoanele pot avea nevoie să acceseze permanent informaţiile.

Dacă partajaţi foldere cu alte persoane şi le acordaţi permisiunea de a adăuga conţinut în folder, conţinutul respectiv vă afectează cota de stocare. De exemplu, dacă folderul dvs. conţine 500 MB de fişiere şi, după partajare, alţi utilizatori adaugă încă 300 MB de fişiere, cele 800 MB combinate se contorizează la cota dvs.

Dacă aveți acces la peste 100 de foldere (fie sunteți proprietarul acestora, fie v-au fost partajate), rezultatele căutării vor fi incomplete, deoarece căutările sunt limitate la 100 de foldere.

Administratorul serviciului este răspunzător de administrarea Oracle Content Management pt. organizaţia dvs. Persoana respectivă setează volumul de stocare pe care-l puteţi utiliza. Dacă aveţi nevoie de mai mult spaţiu de stocare decât aveţi momentan, contactaţi administratorul serviciului.

Prin asignarea rolurilor, dvs. decideţi ce pot să facă utilizatorii cu conţinutul partajat. Când adăugaţi membri la foldere, dvs. stabiliţi rolul lor în acel folder. Puteţi permite doar vizualizarea documentelor sau puteţi decide că ceilalţi au şi permisiunea de a le edita şi de a încărca noi versiuni. Pot fi utilizate următoarele roluri:
  • Vizualizator: Vizualizatorii pot vedea fişierele şi folderele, dar nu le pot modifica.
  • Rol de descărcare: Rolurile de descărcare pot descărca, de asemenea, fişiere şi le pot salva pe calculatorul lor.
  • Contributor: Contributorii pot, de asemenea, să modifice fişierele, să actualizeze fişierele, să încarce fişiere noi şi să şteargă fişiere.
  • Manager: Managerii au toate privilegiile celorlalte roluri şi pot adăuga sau elimina alte persoane ca membri.

Notă:

Dacă administratorul dvs. de sistem a activat integrarea Microsoft Office Online, cei care vizualizează pot vedea numai previzualizarea fişierului în clientul web, cei care descarcă pot vizualiza fişierul şi în Microsoft Office Online, iar contributorii şi managerii pot, de asemenea, să editeze fişierul în Microsoft Office Online.

De asemenea, există un rol Proprietar, cu toate permisiunile de administrare a unui folder, inclusiv ştergerea folderului.

Contributorii şi managerii pot şterge conţinut şi subfoldere. Dacă un element partajat este şters, apare în folderul Pubelă al persoanei care deţine elementul şi al persoanei care l-a şters.

Când colaboraţi cu parteneri şi furnizori externi, puteţi introduce linkuri publice securizate către fişiere, pt. ca toată lumea să aibă nivelul de acces corect. Mai puteţi şi să setaţi coduri de acces şi date de expirare pt. linkuri, ca să adăugaţi încă un nivel de securitate. De asemenea, puteţi să monitorizaţi cine ce fişiere partajate a accesat şi când.

Parcurgeţi un tur rapid pentru a afla mai multe despre partajare (Doar în engleză).

Linkurile publice

Un link public oferă acces numai la un anumit fişier sau folder.

Administratorul serviciului dvs. poate dezactiva utilizarea linkurilor publice şi poate stabili cine poate accesa aceste linkuri (oricine sau numai utilizatorii înregistraţi).

Când creaţi un link public, adăugaţi un nume linkului, astfel încât să puteţi urmări dacă a fost utilizat. De asemenea, puteţi să adăugaţi un mesaj cu linkul şi să selectaţi permisiunile pt. link. Acest lucru stabileşte ce poate face destinatarul cu linkul. Puteţi ajusta rolul maxim utilizat pt. linkurile publice din preferinţe, accesate prin intermediul browserului web. De asemenea, este posibil ca administratorul serviciului dvs. să limiteze rolurile permise pt. linkurile publice. Rolurile sunt aceleaşi cu cele utilizate la adăugarea membrilor la foldere (Vizualizator, Rol de descărcare sau Contributor).

Când creaţi un link public, dacă administratorul dvs. a permis acest lucru, puteţi alege să trimiteţi linkul către Oricine, ceea ce înseamnă că îl puteţi trimite către persoane care nu au un cont Oracle Content Management sau că puteţi limita destinatarii la Toţi utilizatorii înregistraţi, acele persoane care au un cont.

Puteţi şi să setaţi o dată de expirare opţională, dată la care linkul public nu va mai funcţiona, precum şi un cod de accesare. Codurile de accesare sunt un fel de parole pentru linkurile publice. Puteţi seta un cod de accesare şi persoana care primeşte linkul va trebui să-l introducă pentru a putea utiliza acel link. Acest lucru vă ajută să adăugaţi încă un nivel de securitate pentru orice link public pe care-l trimiteţi. Va trebui să trimiteţi codul de accesare celui care primeşte linkul, ca să poată deschide acel link. Altfel, acea persoană nu va putea asocia conţinutul asociat cu linkul.

Linkurile pt. membri

Acest tip de link necesită ca persoana să fie membru în folder şi să se autentifice în contul său Oracle Content Management ca să poată utiliza linkul. Când utilizaţi un link de membru, puteţi alege Acces online, opţiune care permite destinatarului să vadă fişierul sau folderul. Puteţi utiliza şi un link cu Descărcare directă când partajaţi un fişier. Astfel, destinatarul poate descărca un fişier fără să-l vizualizeze.