Обзор функций совместного доступа

Возможно, вам необходимо организовать совместную работу с другими пользователями и поделиться с ними информацией, но доступ должны получить только определенные пользователи. Способ предоставления общего доступа зависит от объекта:

Файлы. Можно создать ссылку и отправить ее по электронной почте другому пользователю либо вставить в мгновенное сообщение, документ или другое приложение. Отправлять ссылку по электронной почте рекомендуется в случаях, когда вам нужно предоставить общий доступ к конкретным файлам не на постоянной основе, а однократно. Пользователь может получить доступ к файлу только с помощью ссылки. Предусмотрены общедоступные ссылки и ссылки для участников, описанные ниже.
Папки. Вы можете отправить ссылку на папку или добавить других пользователей или группы в список участников этой папки. Если вы добавляете участников в папку, то этим пользователям и группам предоставляются права на доступ ко всему содержимому папки. Это удобно, когда вы работаете над большим проектом и другим пользователям требуется постоянный доступ к информации.

Если вы предоставляете общий доступ к папке другим пользователям и разрешаете им добавлять содержимое в эту папку, то это содержимое также учитывается при расчете вашей квоты хранения. Например, если вы предоставили доступ к папке, которая содержит файлы объемом 500 МБ, и другие пользователи добавили в нее файлы объемом 300 МБ, то при расчете квоты учитывается общий объем файлов — 800 МБ.

Если у вас есть доступ к более чем 100 папкам (тех, которые принадлежат вам или к которым вам предоставлен доступ), результаты поиска будут неполными, поскольку поиск ограничен 100 папками.

Администратор отвечает за управление экземпляром Oracle Content Management, развернутым в вашей организации. Он определяет объем памяти, который вы можете использовать. Если вам не хватает предоставленного объема памяти, обратитесь к администратору сервиса.

Вы сами решаете, какие действия с общим контентом доступны пользователям, назначая им роли. При добавлении участников в папку вы назначаете им роль в этой папке. Можно разрешить только просмотр документов или выбрать пользователей, которые смогут редактировать документы и загружать новые версии. Можно использовать следующие роли:

Просмотр: пользователи с ролью "Просмотр" могут просматривать файлы и папки, но не могут их изменять.
Выгрузка: пользователи с ролью "Выгрузка" могут выгружать файлы и сохранять их на своем компьютере.
Соавтор: пользователи с ролью "Соавтор" могут изменять, обновлять и удалять файлы, а также загружать новые файлы.
Управление: пользователи с ролью "Управление" обладают всеми разрешениями, предусмотренными для других ролей. Кроме того, они могут добавлять других пользователей в список участников папок и удалять их из таких списков.

Примечание.:

Если системный администратор включил интеграцию с Microsoft Office Online, пользователям с ролью "Просмотр" доступен только предварительный просмотр файла в веб-клиенте, пользователи с ролью "Выгрузка" также могут просматривать файл в Microsoft Office Online, а соавторы и менеджеры также могут редактировать файл в Microsoft Office Online.

Также можно назначить роль владельца, которая предоставляет все полномочия на управление папкой, включая ее удаление.

Пользователи с правами "Соавтор" и "Управление" могут удалять содержимое и вложенные папки. При удалении совместно используемого объекта он помещается в папку "Корзина", где он доступен владельцу общей папки и пользователю, удалившему этот объект.

При совместной работе с партнерами и внешними поставщиками можно предоставить им безопасные общедоступные ссылки на файлы, чтобы каждому пользователю был предоставлен определенный уровень доступа. Для повышения безопасности можно задать коды доступа и сроки действия ссылок. Вы также будете знать, кто, когда и с какими файлами работал.

Краткий обзор общего доступа (только на английском языке).

Общедоступные ссылки

Общедоступная ссылка предоставляет доступ к определенному файлу или папке, но не к другим ресурсам.

Администратор сервисов может запретить использование общедоступных ссылок, а также указать пользователей с доступом к этим ссылкам (все пользователи или только зарегистрированные).

При создании общедоступной ссылки к ней добавляется имя, чтобы можно было отследить ее использование. Также можно добавить сообщение со ссылкой и выбрать разрешения для ссылки. Это определяет, что получатель может сделать со ссылкой. В параметрах приложения можно указать максимальную роль для всех общедоступных ссылок, которые открываются в веб-браузере. Администратор сервиса может также ограничивать роли, допустимые для общедоступных ссылок. Роли идентичны тем, что используются при добавлении участников к папкам (Просмотр, Выгрузка или Соавтор).

Если администратор разрешил общедоступную ссылку, то при ее создании можно отправить ссылку всем. Это означает, что ее можно отправить людям без учетной записи Oracle Content Management, или можно ограничить получателей всеми зарегистрированными пользователями, теми, у кого есть учетная запись.

Дополнительно можно указать срок действия общедоступной ссылки, по истечении которого она становится недоступной, а также код доступа. Код доступа выполняет функции пароля для общедоступной ссылки. Если код доступа задан, получатель ссылки должен ввести его перед тем, как использовать ссылку. Это позволяет повысить уровень безопасности содержимого, на которое ведет отправленная ссылка. Код доступа следует отправить получателям ссылки, чтобы они могли ее использовать. В противном случае, они не смогут перейти к содержимому, которое открывается по ссылке.

Ссылки для участников

Чтобы использовать этот тип ссылок, пользователю необходимо быть участником папки и войти в сервис Oracle Content Management. Для ссылок участников можно выбрать вариант Онлайн-доступ, который позволяет получателю просматривать файл или папку. При предоставлении общего доступа к файлу можно также использовать ссылку Прямая выгрузка. В последнем случае получатель может выгрузить файл без просмотра.