Alla sidor i ett dokument delar samma metadatavärden, så om du indexerar en sida i ett dokument indexeras alla sidorna. I dokumentrutan skiljs dokumenten i en batch åt av ett ljust streck. I batchrutan visas dokument under den batch de tillhör. Om den valda klientprofilen har konfigurerats för indexering visas metadatafält i den nedre vänstra rutan när du väljer ett dokument i batchrutan. Om du vill förbättra läsbarheten kan du justera metadatafältens teckenstorlek i dialogrutan Inställningar.
Om ett metadatafält använder en indatamask eller ett filter så styr det vad du kan ange i metadatafältet. En mask kan exempelvis tillåta att du anger siffror men inte alfanumeriska tecken i fältet, eller begränsa inmatningen till fyra tecken. Om du skriver ett tecken som inte följer masken hörs en signal från systemet och applikationen godkänner inte tecknet. Till exempel så använder ett metadatafält med namnet Fakturanummer kanske en indatamask som begränsar posterna till ett sjusiffrigt tal.
Ett metadatafält kan använda ett format för att visa posterna på ett enhetligt sätt. När du går vidare till ett annat metadatafält ändras datavisningen vid behov för att matcha visningsformatet. En post i ett datumfält kan exempelvis ändras till standardformat för datum. Observera att metadatavärdet inte ändras.
Ett fält med urvalslista tillhandahåller en lista över värden att välja bland. Om klientprofilens inställningar tillåter det kan en urvalslista göra det möjligt att ange i stället för att välja ett värde. Urvalslistfält kan vara beroende, så att ett urval i ett (överordnat) urvalslistfält fastställer vilka urval som visas i ett (underordnat) beroende urvalslistfält.