21 Hantera batchar

En batch innehåller skannade bilder, sidor och elektroniska dokument som du kan organisera logiskt och lagra i ett datalager. När du har skannat eller importerat dokument kan du indexera, redigera och frisläppa dem.

När du skapar batchar namnges de automatiskt med klientprofilens prefix (till exempel SCAN eller IMPORT), följt av ett internt ordningsnummer.

  • Batchar låses automatiskt till dig när du skapar dem via skanning eller import, eller när du öppnar (expanderar) dem.

    Obs!:

    Om batchar lämnas låsta av användare som inte längre kan låsa upp dem kan administratörer för Content Capture låsa upp batcharna för vidare bearbetning.

  • Om inga frisläppningsprocesser har definierats och du låser upp batchar skickas dokumenten och metadata till datalagret i Oracle Content Management och låses upp.

  • Om du har valt en tillgänglig frisläppningsprocess och frisläpper batchar är nästa åtgärd som utförs på en batch beroende av den frisläppningsprocess som har valts. Vid frisläppningen flyttas en förloppsindikator till höger på batchnamnet för att visa hur frisläppningen fortlöper. Du kan välja och arbeta med andra batchar medan frisläppningen av batchen fortskrider i bakgrunden.

  • Efter frisläppning beror nästa åtgärd som utförs för en batch på dess klientprofilinställningar. Batchar kan flyttas till ett efterbearbetningssteg, till exempel streckkodsigenkänning, dokumentkonvertering (PDF/TIFF) eller bekräftelse till datalagret i Oracle Content Management. De kan även låsas upp. Då kan andra användare låsa och redigera dem. När skanningsoperatörer har skapat, granskat och redigerat batchar kan de till exempel frisläppas till indexeringsoperatörer som kan välja, indexera och sedan frisläppa dem för efterbearbetning.

Du kan göra följande med batchar som du hanterar:

Ändra batchinformation

En batch kan ha tilldelats en standardprioritet och standardstatus av klientprofilen. Du kan tilldela ett prioritetsnummer mellan 0 och 10, där 10 är högsta prioritet. Du kan även koppla en status till en batch, från de tillgängliga statusalternativen. På liknande sätt kan du bifoga en anteckning till en batch, som en påminnelse eller avisering till andra användare som skulle kunna arbeta med batchen. Du kan till exempel ange en kommentar som anger att en sida saknas i ett visst dokument i batchen.

Så här ändrar du batchinformationen:
  1. I rutan Batch väljer du en batch.

    Batchinformation visas i den högra rutan. Fälten Prioritet, Status och Batchkommentarer kan redigeras om batchen är låst till dig.

  2. Gör följande, beroende på vad som krävs:
    1. I fältet Prioritet väljer du ett nytt prioritetsnummer mellan 0 och 10.
    2. I fältet Status väljer du en ny status.
    3. I fältet Batchkommentarer anger du, ändrar eller tar bort text.
  3. Klicka på Använd.
    Ändringarna visas i listan i rutan Batch.

Frisläppa batchar

En klientprofil kan innehålla flera frisläppningsprocesser. Om du vill frisläppa en batch väljer du den korrekta frisläppningsprocessen i listan.

Så här frisläpper du batchar:
  1. I rutan Batch väljer du en eller flera batchar.
  2. Om klientprofilen innehåller flera processer väljer du en frisläppningsprocess i listrutan på höger sida av Frisläpp batch och klickar sedan på Frisläpp batch. Du kan även högerklicka på en eller flera batchar i rutan Batch, välja Frisläpp batch och sedan välja något av de alternativ för frisläppningsprocess som har konfigurerats för dig. Dessa alternativ är även tillgängliga om du väljer ett eller flera dokument i en batch i rutan Batch.

    En förloppsindikator visas på batchnamnet och flyttas åt höger för att ange frisläppningsförloppet. Under frisläppningsprocessen kan du välja andra batchar och dokument och arbeta med dem.

    Obs!:

    Frisläppta batchar förnyas med jämna mellanrum om du aktiverar klientinställningen Autoförnya batchar.

  3. Du kan också klicka på Förnya batchlista för att visa batchens nya tillstånd. När frisläppningen är slutförd kan något av följande hända:

    • Batchen försvinner från batchrutan, som när en bekräftelse har utförts.

    • Batchikonen visar en bearbetningsindikator som anger att batchen genomgår ytterligare bearbetning.

    • Batchikonen visar en felindikator som anger att det påträffades ett fel med ett eller flera av batchens dokument.

Söka efter batchar eller filtrera listan

Du kan söka efter batchar per namn, datum, status, prioritet och tillstånd. Obs! Den filtrerade listan inkluderar alltid batchar låsta till dig, förutom sökresultaten.

Så här söker du efter batchar:

  1. I rutan Batch klickar du på Sök efter batch.

  2. I dialogrutan Kriterier för batchsökning specificerar du hur batchsökning ska utföras med de kriterier som listas i tabellen.

    Du kan ange flera sökalternativ. Tänk på att alla angivna sökfält måste matcha för att en batch ska hittas, men endast ett värde i ett sökfält måste matcha. Om du exempelvis väljer Brådskande i fältet Status och 8, 9 och 10 i fältet Prioritet hittas batchar med statusen Brådskande OCH prioritet 8, 9 ELLER 10. Å andra sidan hittas inte batchar med statusen Brådskande men som har prioritet 0 eller batchar utan status med prioritet 8, 9 eller 10.

    Tabell 21-1 Kriterier för batchsökning

    Sökkriterier Beskrivning

    Batchnamn

    Ange ett batchnamn att söka efter. Du kan ange en del av ett namn följt av % för att matcha ett eller flera tecken. Om du till exempel anger Batch% matchar det batchar med namnet Batch15 och Batches214.

    Från datum/Till datum

    Sök efter batchar som har skapats inom ett datumintervall genom att klicka på kalenderknappen i anslutning till datumfältet och välja ett startdatum och ett slutdatum.

    Status

    Sök efter batchar per tilldelad status genom att välja en eller flera statusar. Batchar med någon av de valda statusarna kommer att matcha.

    Prioritet

    Sök efter batchar per tilldelad prioritet genom att välja en eller flera prioriteter. Batchar med någon av de valda prioriteterna kommer att matcha.

    Batchtillstånd

    Sök efter batchar efter deras systemtilldelade tillstånd genom att välja ett eller flera tillstånd. Batchar med något av de valda lägena kommer att matcha. Tillgängliga batchlägen är bland annat:

    • Klar: batcharna är inte låsta och inga fel har påträffats

    • Låst: batcharna är låsta till en annan användare

    • Fel: ett fel har påträffats i ett eller flera dokument i batchen

    • Bearbetning: batcharna bearbetas för närvarande av en processor eller ett processorjobb

  3. Klicka på OK.

    De filtrerade sökresultaten visas i batchrutan. Kom ihåg att batchar som är låsta till dig alltid visas i batchrutan, oavsett batchfilterinställningar, och att batchfiltreringen behålls när du förnyar batchlistan tills den tas bort.

Så här tar du bort ett sökfilter:

  1. I rutan Batch klickar du på Sök.
  2. I dialogrutan Kriterier för batchsökning klickar du på Rensa kriterier och sedan på OK.

    Rutan Batch filtrerar inte längre listan via sökkriterier.

Fel vid batchbearbetning

Det kan hända att du stöter på fel när du arbetar med batchar och frisläpper dem. Du kan lösa vissa vanliga problem baserat på beskrivningen av felet som ges. I andra fall kan du behöva kontakta proceduransvarig och ange batchnamnet och felet som visas.

Fel vid arbete med batchar

När du försöker visa ett icke-bilddokument i en associerad applikation och ett fel inträffar vid försök att öppna dokumentet i den associerade applikationen visar klienten felmeddelandet: Kunde inte öppna dokumentet i associerad applikation. Det kanske inte finns någon applikation associerad med den här dokumenttypen.

Fel efter frisläppning av batchar

  • Om ett fel inträffar för en batch efter att du har frisläppt den, till exempel i ett efterbearbetningssteg, kan batchen visas som låst till dig i rutan Batch. (Observera att batchen kan ha fått nytt namn i efterbearbetningen.) Du kan högerklicka på ikonen för dokumentfelet och välja Visa batchfel på menyn för att visa feldetaljerna.

  • Om du har frisläppt en batch utan att ha fyllt i alla obligatoriska metadatafält i varje dokument inträffar ett fel om Content Capture är inställt på att bekräfta batchen som ett efterbearbetningssteg. Det normala förloppet är att alla dokument bekräftas och tas bort från batchen. Dokument som innehåller fel stannar dock kvar i batchen. Du kan lösa felet genom att öppna batchen, fylla i alla obligatoriska metadatafält i alla dokument (en asterisk * visas till vänster om namnen) och frisläppa batchen igen.

Söka efter batchfel

Så här granskar du fel kopplade till dokument i en batch:
  1. I rutan Batch högerklickar du på en batch med det varningstecken som indikerar att det finns fel i batchen.
  2. I snabbmenyn väljer du Visa batchfel.
    Dialogrutan Fel vid batchbearbetning visas.
  3. I dialogrutan Fel vid batchbearbetning markerar du alla rader för att visa de fel som är kopplade till dokumentet.
    Felmeddelandena visas i rutan Meddelande.
  4. Närd u har granskat felen klickar du på Stäng.