18 Importera elektroniska dokument

Du kan importera bilddokument, till exempel flersidiga TIFF-filer, och dokument som inte är bilder, till exempel Microsoft Word-filer, om det är tillåtet enligt klientprofilen.

När du importerar dokument som inte är bilder använder Capture inställningen i klientprofilen och fortsätter sedan på något av följande sätt:
  • Konverterar filen till ett flersidigt bilddokument, som om du hade skannat det. I dokumentrutan visas en miniatyrbild för varje bild. Du kan välja och redigera enskilda sidor (exempelvis flytta och rotera sidor).
  • Importerar filen och behåller den i dess ursprungliga format. I dokumentrutan visas en miniatyr för varje sida som inte är en bild, upp till ett högsta antal som anges i klientprofilen. Du kan indexera dokumentet men inte redigera dess sidor.
  • Förhindrar att filen importeras och visar ett felmeddelande. Om du väljer flera icke-bildfiler för import och anger att ett dokument ska skapas för alla importfiler visas ett felmeddelande i Content Capture-klienten om att urvalet är ogiltigt.

Varje gång du importerar specificerar du hur dokument ska skapas i batchen, om flera filer väljs. Det vill säga om ett dokument ska skapas för alla importfiler, eller ett dokument per importfil. Du kan inte importera flera icke-bildfiler till ett dokument.

Obs!:

Du kan också ställa in automatisk fångning av elektroniska dokument från övervakade filmappar eller e-postkonton. Information finns i Ställa in agenten för filimport.

Här är de huvuduppgifter du utför när du importerar dokument till Content Capture-klienten:

  1. Ställa in importkälla och importinställningar

  2. Importera dokument

Ställa in importkälla och importinställningar

Så här anger du import som fångstkälla:

  1. I batchrutan klickar du på höger sida av Inställningar för fångst/Fångstkälla, väljer Importkälla och klickar sedan på Fånga för att börja importera filer.
  2. I fältet Importkatalog anger du den plats från vilken filerna ska väljas för import.
  3. Om du vill importera filer med en viss typ väljer du typen i fältet Filformat.
  4. I fältet Rotationsinställningar väljer du en rotationsgrad (0, 90, 180 eller 270). Fångst roterar bilder vid import enligt angivna värden.
  5. Välj fältet Ta bort källfiler efter import om du vill ta bort bilderna i importkatalogen efter importen.
  6. Klicka på OK för att spara inställningarna.

Importera dokument

Du kan importera bildfiler (t.ex. flersidiga TIFF-filer) eller filer utan bilder (t.ex. Microsoft Word- och PDF-filer) till Content Capture. Vid import av icke-bildfiler avgör den valda klientprofilen om filerna ska konverteras till bildformat, om de ska importeras i sitt ursprungliga format eller stoppas från att importeras.

Se till att önskad klientprofil är vald i Content Capture-klienten.
Så här importerar du dokument:
  1. Gör något av följande:
    1. I Content Capture-klienten klickar du vid behov till höger Inställningar för fångst/fångstkälla och väljer Importkälla för att ange att du ska importera i stället för att skanna och klickar på Fånga.
    2. I en affärsapplikation klickar du på Importera på en affärspostsida.
  2. I dialogrutan Importera anger du hur dokument ska skapas (ett dokument från flera filer eller ett dokument per fil) och klickar på OK.
  3. I dialogrutan Välj filer att importera väljer du en eller flera filer att importera och klickar på OK.

    En ny batch som innehåller de importerade filerna väljs i batchrutan.

  4. Granska, redigera och indexera dokument efter behov. Metadatafält kan redan innehålla värden.
  5. Om du ska fånga fler batchar klickar du på Fånga i batchrutan.
  6. Frisläpp batchar genom att välja en eller flera batchar i rutan Batch och klicka på Frisläpp batch.