Med grupper kan du kommunicera med och samordna flera personer samtidigt.
Visa en snabbguide om grupper (endast på engelska).
En grupp kan läggas till i en konversation så att du snabbt kan inleda ett samarbete med flera personers. Du kan också lägga till en grupp som en medlem av en mapp så att du snabbt kan dela innehållet i den mappen med andra. Innehållstyper kan också delas med grupper på samma sätt som de delas med enskilda personer. Det enda du kan dela med en grupp är samlingar och offentliga länkar eller medlemslänkar.
Du kan skapa egna grupper, alternativt så har grupper redan skapats åt organisationen av tjänsteadministratören.
Här följer några tips att tänka på när du skapar och använder grupper:
- Duplicera inte grupper. Använd alternativet Sök efter allmänna grupper på menyn Grupp för att se om det redan finns en grupp som passar för syftet.
- Använd ett betydelsebärande namn. Använd inte akronymer och förkortningar som gruppnamn. Välj ett namn som betyder något så att användarna förstår dess syfte.
- Välj rätt sekretesskontroll för gruppen. Du kan kontrollera vem som kan hitta och använda gruppen och om användare kan lägga till sig själva i gruppen. Du kan skapa följande typer av grupper:
- Allmän grupp – En allmän grupp visas för alla och användare kan lägga till sig själva i gruppen. Du bör använda den här typen av grupp sparsamt. Du kanske till exempel distribuerar ett projekt och vill samla in återkoppling från alla som använder projektet. Du kan öppna en grupp för alla och låta användare lägga till sig själva så att de kan återkoppla om det specifika projektet.
- Privat grupp – En privat grupp är en grupp som visas för alla, men användare kan inte lägga till sig i den. Det här kan vara användbart när du vill begränsa en grupp till en deluppsättning av alla personer. Användare kan upptäcka att gruppen finns och använda gruppen till att dela information med gruppens användare. Du kan till exempel skapa en grupp för teknikavdelningen. Alla som behöver samarbeta eller dela med den avdelningen kan lägga till gruppen som en medlem av en konversation eller mapp.
- Stängd grupp – Med den här typen av grupp får du allra störst kontroll över medlemskapet. Ingen kan visa gruppen annat än dess medlemmar och ingen kan lägga till sig själv i gruppen. Ett fåtal personer kanske till exempel behöver diskutera en kommande upphandling eller ett projekt. Ingen annan i organisationen behöver känna till det så genom att skapa en grupp för begränsade medlemmar kan du kontrollera vem som kan se informationen.
- Du kan lägga till en grupp som en medlem i valfritt objekt. Om du lägger till någon i en grupp eller tar bort någon från en grupp så innebär det att vederbörande läggs till eller tas bort från objektet. Om en enskild person har lagts till som enskild person, men inte som en del av en grupp, kvarstår personen som medlem om inte han/hon tas bort som enskild person.
- Om du lägger till en grupp som en medlem i ett objekt som kräver en specifik användarrollen så kan endast användare med den rollen få åtkomst till objektet. Om du till exempel lägger till en användare med rollen som standardanvändare i en grupp, och sedan lägger till den gruppen som medlem i ett datalager, så får standardanvändaren inte åtkomst till datalagret eftersom rollen som företagsanvändare krävs för åtkomst till datalager.
- Om en grupp tas bort tas åtkomsten till delade mappar, innehållstyper och konversationer bort från personerna i gruppen.
- Du kan använda grupper på din mobila enhet och med datorappen, men du hanterar grupperna via webbläsargränssnittet.
Om du vill använda en grupp väljer du den på samma sätt som du väljer en person du vill dela med. När du till exempel delar en mapp eller konversation skriver du namnet på en grupp i dialogrutan Medlemmar. Välj behörighet (Läsare, Bidragsgivare osv.) för personerna i gruppen och lägg sedan till gruppen som en medlem av mappen eller konversationen.