Använda metadata

Metadata används för att snabbt kategorisera filer och mappar med ytterligare beskrivningar.

Tjänsteadministratören kan ha skapat metadata som är specifika för organisationen. Du kanske till exempel behöver spåra när ett objekt godkänns av andra och vem som godkänner det. Metadata med namnet "Dokumentgodkännande" skulle kunna skapas som listar fält som filtyp, filens upphovsman, vem som godkänt den och när den godkändes.

Sedan skulle du kunna flytta alla filer som har godkänts till en mapp och tillämpa metadata på mappen. Alla filerna i mappen identifieras som godkända. Du kan redigera metadata för de olika filerna så att godkännandedatum, godkännare och annan viktig information visas.

Personer med rollerna Ägare, Ansvarig och Medverkande resursroll kan tillämpa metadata på filer och mappar. Personer med resursrollen Läsare eller Nedladdare kan visa de metadata som angetts.

Metadata skapas automatiskt för objekt som lagras som digitala tillgångar. Det är bara tjänsteadministratörer som kan skapa ytterligare metadata. Samarbeta med administratören med att utveckla de metadata du behöver.

Så här kommer du igång med att använda metadata:

1. Välj den fil eller mapp där du vill lägga till metadata och klicka på för att öppna sidlisten.
2. Välj Taggar och metadata på rutans nedrullningsbara meny.
3. Klicka på för att öppna en lista över tillgängliga metadata.
4. Välj namnet på de metadata du vill använda och klicka sedan på Spara.
5. Fälten som skapats för metadata visas på sidopanelen. Ange informationen om det behövs. Om det är metadata för en mapp ska du tänka på att all information du anger används för alla filer i mappen.

   Följande restriktioner gäller för de fältvärden som användare kan ange:

   • Text: Högst 1 000 tecken. Får inte innehålla # * & | ? < > ^ ; { } ( ) ' = + \
   • Tal: Högst 15 tecken. Måste vara ett heltal, utan decimaler.
6. Klicka på Spara när du är klar.