Konfigurera dokumentinställningar

Du kan begränsa vem som kan ta bort en fil eller mapp så att endast den som skapat filen eller mappen kan göra det.

För att begränsa borttagning av filer och mappar:

1. När du har loggat in på webbapplikationen i Oracle Content Management som administratör klickar du på System i området Administration på navigeringsmenyn.

2. På menyn System klickar du på Dokument.
3. Under Fil- och mappbegränsningar, välj Aktiveradför att begränsa borttagning till endast den som skapat en fil eller en mapp:

Du kan ange kvoter för hur mycket lagringsutrymme en användare tilldelas. Du kan också spara lagringsutrymme genom att begränsa hur länge objekt är kvar i papperskorgen innan de tas bort permanent och genom att begränsa antalet versioner som sparas innan den äldsta versionen tas bort.

Så här anger du kvoter och lagringsutrymme:

1. När du har loggat in på webbapplikationen i Oracle Content Management som administratör klickar du på System i området Administration på navigeringsmenyn.

2. På menyn System klickar du på Dokument.
3. Ange följande standardinställningar under Kvot:
   • Standardkvot per användare: ange mängden lagringsutrymme per användare i Gbyte. Ange ett värde mellan 1 och 999.
   • Största antal dagar som filer och mappar behålls i papperskorgen: Ange hur många dagar filer sparas i papperskorgen innan de tas bort permanent. Om du anger det här alternativet till "0" tas filerna bort nästa gång rensningsjobbet körs. Rensningsjobbet körs en gång per dag.
   • Tillåt obegränsat antal versioner: Om du vill begränsa antalet versioner som sparas väljer du Avaktiverat och anger största antal versioner per fil. När det största antalet versioner överskrids tas äldre versioner bort.
   • Ta bort rensade versioner permanent: Standardinställningen är att de äldsta filversionerna raderas omedelbart när det maximala antalet versioner överskrids. Om du vill att de äldre versionerna istället ska flyttas till papperskorgen ska du inaktivera det här alternativet.

Administratörer kan bestämma hur offentliga länkar ska hanteras genom hela tjänsten. Den här typen av länk gör att en person kan använda filerna i mappen, men begränsar åtkomsten till andra mappar. Om du skickar en offentlig länk till en fil kan personen endast öppna den filen.

Utför stegen nedan för att ange hur länkar ska fungera:

1. När du har loggat in på webbapplikationen i Oracle Content Management som administratör klickar du på System i området Administration på navigeringsmenyn.

2. På menyn System klickar du på Dokument.
3. Konfigurera följande inställningar under Länkar:
   • Tillåt offentliga länkar till filer och mappar: Om du vill tillåta användare att skapa offentliga länkar och dela dem med andra väljer du Aktiverat.
   • Standardlänktyp för delning: Om du har aktiverat offentliga länkar bör du ange vad standard är för delning av länkar – endast medlemmar eller offentlig. Du kanske vill lämna den här inställningen som Endast medlemmar så att användare inte kan skapa offentliga länkar av misstag.
   • Åtkomstalternativ: Om du har aktiverat offentliga länkar kan du ange om användare kan skicka offentliga länkar till vem som helst (Alla) eller bara de personer som har ett Oracle Content Management-konto (Alla registrerade användare).

     Om du tillåter att offentliga länkar kan skickas till vem som helst försämrar du säkerheten eftersom användare kan dela konfidentiellt innehåll med personer utanför företaget. Ange endast värdet till Vem som helstom du är säker på att det är accepterat att göra så i företaget.

   • Visa en varning för användare när de skapar offentliga länkar: Om du vill varna användare när de skapar offentliga länkar väljer du Aktiverat.
   • Anpassa varningsmeddelandet så att det visas när användare skapar offentliga länkar: om du aktiverade varningsmeddelanden kan du ange ett eget meddelande som varnar användare om användningen av offentliga länkar. Välj Aktiverat och ange ett anpassat meddelande.
   • Maximal rolltillgänglighet för offentliga länkar: Välj den högsta roll användarna kan tilldela när de skapar en offentlig länk. Detta kan hjälpa dig att styra vem som kan lägga till eller ladda ned innehåll från tjänsten.
   • Standardroll för nya offentliga länkar: Välj den roll som tilldelas som standard när användarna skapar en offentlig länk. Den här rollen kan inte tillåta fler behörigheter än den roll som du anger för den maximala rollen.
   • Använd giltighet för alla offentliga länkar: När en offentlig länk skapas får länken att namn och ett valfritt upphörandedatum och en valfri åtkomstkod. Om du vill säkerställa att alla offentliga länkar har ett giltighetsdatum väljer du Aktiverat och anger ett sista giltighetsdatum.
   • Ange längsta giltighetstid: Om du anger att offentliga länkar ska upphöra att gälla anger du det maximala antalet dagar länkarna är giltiga innan de upphör att gälla. Genom att göra det kan du se till att de länkar som skapas används och att inga länkar förblir giltiga och oanvända under en lång tid. Om en länk upphör att gälla kan dess ägare återskapa och skicka den igen, om det behövs.