ใช้การแสดงข้อมูลร่วมกันโดยใช้กำหนดการของอีเมล์เวิร์กบุค

ใช้อีเมล์ตามกำหนดการเพื่อใช้การแสดงข้อมูลจากเวิร์กบุคร่วมกัน เพื่อให้ผู้รับทราบข้อมูลล่าสุดเสมอ

หัวข้อต่างๆ มีดังนี้

เกี่ยวกับการสร้างกำหนดการอีเมล์เวิร์กบุค

คุณสามารถใช้การแสดงข้อมูลร่วมกันจากเวิร์กบุค โดยสร้างกำหนดการให้ส่งอีเมล์การแสดงข้อมูลในเวอร์ชัน PDF หรือ PNG ได้ ใช้กำหนดการอีเมล์เวิร์กบุคเพื่อตั้งค่าการส่งไปยังผู้รับที่เลือก

ในการวางกำหนดการการส่งการแสดงข้อมูล หน่วยงานของคุณต้องมีการตั้งค่าอีเมล์ที่คอนฟิเกอร์ไว้ใน Oracle Analytics โปรดดู ตั้งค่าอีเมล์เซิร์ฟเวอร์ที่จะส่งรายงาน และ ขีดจำกัดการส่งอีเมล์

  • คุณสามารถสร้างกำหนดการสำหรับเวิร์กบุค หากคุณมีบทบาทของแอปพลิเคชันเป็นผู้ดูแลบริการ BI (หรือบทบาทที่มีสิทธิ์วางกำหนดการเวิร์กบุค) รวมถึงสิทธิ์ในการอ่าน-เขียนเวิร์กบุคดังกล่าว หากคุณไม่แน่ใจว่าคุณมีบทบาทของแอปพลิเคชันที่จำเป็นหรือไม่ ให้ตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบของคุณ

  • กำหนดการการจัดส่งสำหรับเวิร์กบุคจะใช้ชื่อไฟล์และพาธของเวิร์กบุค หากเวิร์กบุคถูกย้ายหรือเปลี่ยนชื่อ ให้ลบกำหนดการที่มีอยู่และสร้างกำหนดการใหม่ โปรดดู จัดการกำหนดการอีเมล์และงานของเวิร์กบุค

  • คุณสามารถสร้างเวิร์กบุคสำหรับเวิร์กบุคในโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกัน ผู้อื่นไม่สามารถเข้าถึงเวิร์กบุคในโฟลเดอร์ของฉันได้

  • คุณสามารถตั้งค่ากำหนดการให้เกิดซ้ำเป็นรายชั่วโมง รายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายปีได้

  • คุณสามารถใช้ตัวแปรระบบ CURRENT_TIMESTAMP และ USER ในหัวเรื่องและข้อความของอีเมล์เพื่อแสดงค่าปัจจุบันเมื่อส่งอีเมล์

  • ระบบไม่รองรับส่วนขยายปลั๊กอินที่กำหนดเอง, ออบเจกต์แถบฟิลเตอร์ และรายการแนวโน้มสำหรับกำหนดการอีเมล์เวิร์กบุค

  • กําหนดการของอีเมล์เวิร์กบุคจะใช้สถานะเดิมของเวิร์กบุคที่บันทึกไว้โดยผู้สร้างเวิร์กบุค หากอีเมล์กําลังไปยังผู้ใช้ คุณควรทราบว่าการกําหนดค่าส่วนบุคคลของฟิลเตอร์และสถานะเวิร์กบุคที่กําหนดเองที่บันทึกไว้จะถูกละเว้น

  • ระบบรองรับเฉพาะ English-US สำหรับเอาต์พุต

กำหนดการการขยาย

สร้างกำหนดการการขยายเพื่อส่งการแสดงข้อมูลเวิร์กบุคให้กับผู้รับหากการแสดงข้อมูลมีข้อมูลที่เป็นความลับ ซึ่งมีการเข้าใช้โดยบทบาทของแอปพลเคชันและกลุ่มผู้ใช้ที่คอนฟิเกอร์ไว้ใน Oracle Analytics ผู้รับแต่ละรายได้รับการแสดงข้อมูลที่ปรับแต่งตามคอนฟิเกอเรชันการเข้าใช้ข้อมูลแทนคอนฟิเกอเรชันการเข้าใช้ข้อมูลของผู้ใช้ที่เป็นผู้ดูแลระบบซึ่งสร้างกำหนดการ โปรดดสร้างกำหนดการอีเมล์เวิร์กบุคการขยาย

  • การขยายใช้งานได้สำหรับกำหนดการที่สร้างจากเวิร์กบุคที่บันทึกไว้ในโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกัน
  • ตามค่าดีฟอลต์ การขยายจะถูกเลิกใช้เมื่อคุณเริ่มสร้างกำหนดการใหม่
  • การขยายไม่อนุญาตให้คุณส่งการแสดงข้อมูลไปยังผู้รับภายนอกที่ยังไม่ได้รับการคอนฟิเกอร์ใน Oracle Analytics
  • เมื่อคุณใช้การขยาย คุณสามารถเพิ่มผู้รับได้สูงสุด 100 ราย ซึ่งเป็นผู้ใช้รายบุคคลหรือบทบาทของแอปพลิเคชันที่คอนฟิเกอร์ไว้ใน Oracle Analytics ตัวอย่างเช่น หากคุณเพิ่มบทบาทของแอปพลิเคชัน ผู้ใช้ BI เป็นผู้รับ โดยที่มีผู้ใช้มากกว่า 100 รายที่ได้รับการระบุบทบาทนี้ กำหนดการจะไม่สามารถส่งการแสดงข้อมูลให้กับผู้รับหลังจากส่งให้ผู้รับแล้ว 100 ราย

การจัดการกำหนดการ

คุณสามารถจัดการกำหนดการอีเมล์เวิร์กบุคที่มีอยู่และตรวจสอบสถานะของงานตามกำหนดการ และดู แก้ไข หรือลบกำหนดการได้ โปรดดู จัดการกำหนดการอีเมล์และงานของเวิร์กบุค

  • กำหนดการอีเมล์เวิร์กบุคได้รับการแก้ไขโดยผู้สร้างกำหนดการหรือผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าใช้และสิทธิ์การอ่านที่เหมือนกันสำหรับเวิร์กบุค การแสดงข้อมูลที่ใช้ร่วมกับผู้รับขึ้นอยู่กับคอนฟิเกอเรชันการเข้าใช้ข้อมูลของผู้ใช้ที่เป็นผู้ดูแลระบบที่แก้ไขและบันทึกการเปลี่ยนแปลงในกำหนดการ
  • เมื่อการแสดงข้อมูลในเวิร์กบุคได้รับการแก้ไขทันทีที่กำหนดการอีเมล์เวิร์กบุคได้รับการสร้างจากเวิร์กบุค การเปลี่ยนแปลงกับการแสดงข้อมูลของเวิร์กบุคที่บันทึกไว้จะแสดงในอีเมล์ตามกำหนดการ โดยอิงตามคอนฟิเกอเรชันการเข้าใช้ข้อมูลของผู้ใช้ที่เป็นผู้ดูแลระบบที่บันทึกกำหนดการ
  • กำหนดการอีเมล์เวิร์กบุคการขายที่มีผู้รับมากกว่าหนึ่งรายจะทริกเกอร์งานสำหรับผู้รับแต่ละรายในกำหนดการ ไม่ว่าจะเป็นผู้ใช้รายบุคคลหรือส่วนหนึ่งของบทบาทของแอปพลิเคชันก็ตาม ผู้รับแต่ละรายได้รับการแสดงข้อมูลในเวอร์ชันที่ปรับแต่งตามคอนฟิเกอเรชันการเข้าใช้ข้อมูลใน Oracle Analytics

การอ้างอิงตัวแปรระบบ

เมื่อสร้างกําหนดการอีเมล์ของเวิร์กบุค คุณสามารถใช้ตัวแปรระบบในหัวเรื่องและข้อความได้

ใช้ตัวแปรระบบต่อไปนี้:
  • CURRENT_TIMESTAMP - แสดงวันที่และเวลาของการส่งอีเมล์ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับรูปแบบ
  • USER - สําหรับกําหนดการที่ไม่ใช่การขยาย จะแสดงชื่อผู้ใช้ของผู้ใช้ที่รันกําหนดการ สําหรับกําหนดการการขยาย จะแสดงชื่อผู้ใช้ของผู้รับอีเมล์

สําหรับตัวแปร USER Oracle Analytics จะรองรับรูปแบบ {{USER}} สําหรับตัวแปร CURRENT_TIMESTAMP Oracle Analytics จะรองรับรูปแบบวันที่และเวลาของ Oracle Java

รูปแบบที่รองรับ เอาต์พุต
{{CURRENT_TIMESTAMP}} 2025-03-19
{{CURRENT_TIMESTAMP:yyyy-MM-dd HH:mm}} 2025-03-19 14:30
{{CURRENT_TIMESTAMP:EEEE, MMM dd, yyyy HH:mm:ss}} วันจันทร์ที่ 5 พฤษภาคม 2025 เวลา 14:30:15 น.

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าชื่อผู้ใช้ของคุณคือ Tom B และคุณสร้างกําหนดการของอีเมล์ที่ไม่ใช่การขยาย:

ในฟิลด์หัวเรื่อง ให้ป้อน "แผงข้อมูลการขายสําหรับ {{CURRENT_TIMESTAMP:yyyy-MM-dd HH:mm:ss}} จาก {{USER}}"

ผู้รับเห็น:

แผงข้อมูลการขายสำหรับ 2025-03-19 13:35:09 จาก Tom B

ในฟิลด์ข้อความ ให้ป้อน "นี่คือข้อมูลอัปเดตรายสัปดาห์สําหรับแผงข้อมูลการขายใน {{CURRENT_TIMESTAMP: EEEE, MMM dd, yyyy}} จาก {{USER}}"

ผู้รับเห็น:

นี่คือการอัปเดตรายสัปดาห์สําหรับแผงข้อมูลการขายในวันพุธที่ 19 มีนาคม 2025 จาก Tom B

สร้างกำหนดการอีเมล์เวิร์กบุค

คุณสามารถตั้งค่ากำหนดการเพื่อใช้การแสดงข้อมูลจากแคนวาสที่เลือกในเวิร์กบุคร่วมกันกับผู้รับที่ต้องการ คุณสามารถส่งการแสดงข้อมูลเป็นไฟล์ PDF, ไฟล์ XLSX หรือไฟล์รูปภาพรูปแบบ PNG ที่แนบไปกับอีเมล์ตามกำหนดการ

คุณสามารถสร้างกำหนดการสำหรับเวิร์กบุค หากคุณมีบทบาทของแอปพลิเคชันเป็นผู้ดูแลบริการ BI หรือบทบาทที่มีสิทธิ์วางกำหนดการเวิร์กบุค รวมถึงสิทธิ์ในการอ่าน-เขียนเวิร์กบุคดังกล่าว หากคุณไม่แน่ใจว่าคุณมีบทบาทของแอปพลิเคชันที่จำเป็นหรือไม่ ให้ตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบของคุณ
หมายเหตุ: เมื่อคุณใช้ร่วมกันในรูปแบบ Excel คุณจะสามารถรวมการแสดงข้อมูลเดียวจากแคนวาสใดๆ ที่มีการแสดงข้อมูลตารางหรือตารางเปลี่ยนจุดอ้างอิงได้ เมื่อคุณใช้ร่วมกันในรูปแบบ PDF หรือรูปภาพ คุณสามารถรวมแคนวาสได้สูงสุดห้ารายการ
  1. บน โฮมเพจ ให้วางเคอร์เซอร์เหนือเวิร์กบุค คลิก การดำเนินการ แล้วเลือก วางกำหนดการ
  2. ในแท็บกำหนดการ ให้คลิก ใหม่
  3. ในแท็บรูปแบบ ให้ใช้ฟิลด์ ชื่อ เพื่อเปลี่ยนชื่อดีฟอลต์ของกำหนดการ หากจำเป็น
  4. ใช้ฟิลด์ รูปแบบ เพื่อเลือกรูปแบบที่ใช้เนื้อหาร่วมกันดังนี้
    • Acrobat (pdf) - สำหรับไฟล์ Acrobat (PDF) ให้ใช้ฟิลด์ แคนวาส เพื่อเลือกแคนวาสที่จะใช้ร่วมกันสูงสุดห้ารายการ และใช้ฟิลด์ ขนาด เพื่อเปลี่ยนขนาดเพจดีฟอลต์
    • รูปภาพ (png) - สำหรับไฟล์รูปภาพ (PNG) ให้ใช้ฟิลด์ แคนวาส เพื่อเลือกแคนวาสที่จะใช้ร่วมกันสูงสุดห้ารายการ
    • Excel (xlsx) - สำหรับไฟล์ Excel (XLSX) ให้ใช้ฟิลด์ แคนวาส เพื่อเลือกแคนวาสหนึ่งรายการที่มีการแสดงข้อมูลตารางหรือตารางเปลี่ยนจุดอ้างอิง และใช้ฟิลด์ การแสดงผล เพื่อเลือกการแสดงข้อมูลที่คุณต้องการใช้ร่วมกัน
  5. ในแท็บ กำหนดการ เลือกวันที่และเวลาเริ่มต้น
  6. ทางเลือก: เลือก ทำซ้ำ เพื่อสร้างกำหนดการที่เกิดซ้ำ
  7. ป้อนผู้รับในแท็บอีเมล์
    คุณสามารถเพิ่มผู้ใช้ Oracle Analytics บทบาทของแอปพลิเคชัน และที่อยู่อีเมล์สำหรับผู้รับภายนอก คั่นอีเมล์แอดเดรสหลายรายการด้วยเครื่องหมายคอมมา ตัวอย่างเช่น jane.white@abc.com,steve.brown@abc.com ผู้รับทั้งหมดจะได้รับการแสดงข้อมูลตามคอนฟิเกอเรชันการเข้าใช้ข้อมูลของผู้ใช้ที่เป็นผู้ดูแลระบบซึ่งสร้างกำหนดการ
  8. ทางเลือก: ใช้ การขยาย หากการแสดงข้อมูลของคุณได้รับการคอนฟิเกอร์สำหรับการขยายและการแสดงข้อมูลมีข้อมูลที่เป็นความลับ ซึ่งมีการเข้าใช้โดยบทบาทของแอปพลเคชันและกลุ่มผู้ใช้เฉพาะ
  9. ป้อนหัวเรื่องและข้อความ ในข้อความอีเมล์ คลิก ลิงค์ แล้วเลือก:
    • เพิ่มลิงค์ URL ไปยังเวิร์กบุค
    • เพิ่มลิงค์ URL เพื่อดาวน์โหลดเอาต์พุต

    หมายเหตุ:

    หากหน่วยงานของคุณตั้งค่า URL แบบย่อสำหรับ Oracle Analytics Cloud ผู้ดูแลระบบของคุณสามารถเลือกที่จะใช้ URL แบบย่อในลิงค์ไปยังการแสดงข้อมูลของคุณ (แทน URL มาตรฐาน) ผ่านการตั้งค่าระบบ โปรดดู การตั้งค่าระบบ - ใช้ URL แบบย่อในการใช้เนื้อหาในอีเมล์ร่วมกัน

    นอกจากนี้ คุณยังสามารถเพิ่มรูปภาพ PNG ของการแสดงข้อมูลของคุณไปยังเนื้อหาข้อความอีเมล์ได้โดยการคลิก รูปภาพเอาต์พุต

    คุณสามารถปรับขนาดรูปภาพที่เพิ่มเพื่อการแสดงผลที่มีประสิทธิภาพ โดยการวางเคอร์เซอร์บนรูปภาพ จากนั้น คลิกและลากมุมด้านขวาเพื่อเพิ่มหรือลดขนาด

  10. ทางเลือก: ใช้ตัวแปรระบบเพื่อแสดงวันที่ เวลา และผู้ส่งปัจจุบันในหัวเรื่องหรือข้อความ วางเคอร์เซอร์เหนือป้ายกำกับหัวเรื่องหรือข้อความเพื่อดูตัวอย่างข้อความที่จะแสดงในอีเมล์
  11. คลิก บันทึก

สร้างกำหนดการอีเมล์เวิร์กบุคการขยาย

สร้างกำหนดการการขยายเพื่อส่งการแสดงข้อมูลอีเมล์ให้กับผู้รับหากการแสดงข้อมูลมีข้อมูลที่เป็นความลับ ซึ่งมีการเข้าใช้โดยบทบาทของแอปพลเคชันและกลุ่มผู้ใช้ที่คอนฟิเกอร์ไว้ใน Oracle Analytics ผู้รับแต่ละรายได้รับการแสดงข้อมูลที่ปรับแต่งตามคอนฟิเกอเรชันการเข้าใช้ข้อมูลแทนคอนฟิเกอเรชันการเข้าใช้ข้อมูลของผู้ใช้ที่เป็นผู้ดูแลระบบซึ่งสร้างกำหนดการ

คุณสามารถสร้างกำหนดการที่มีการขยายสำหรับเวิร์กบุค หากคุณมีบทบาทของแอปพลิเคชันเป็นผู้ดูแลบริการ BI (หรือบทบาทที่มีสิทธิ์วางกำหนดการเวิร์กบุคที่มีสิทธิ์ในการขยาย) รวมถึงสิทธิ์ในการอ่าน-เขียนเวิร์กบุคดังกล่าว หากคุณไม่แน่ใจว่าคุณมีบทบาทของแอปพลิเคชันที่จำเป็นหรือไม่ ให้ตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบของคุณ
  1. บนโฮมเพจ ให้วางเคอร์เซอร์เหนือเวิร์กบุคที่มีแคนวาสและการแสดงข้อมูลที่คุณต้องการใช้ร่วมกัน คลิก การดำเนินการ แล้วเลือก วางกำหนดการ
  2. สร้างกำหนดการหรือแก้ไขกำหนดการที่มีอยู่
  3. ในแท็บอีเมล์ ให้ใช้งาน การขยาย และป้อนผู้รับ
  4. ทางเลือก: ป้อนหัวเรื่องและข้อความ
  5. คลิก บันทึก

จัดการกำหนดการอีเมล์และงานของเวิร์กบุค

คุณสามารถตรวจสอบสถานะของงานตามกำหนดการ รวมถึงดู แก้ไข หรือลบกำหนดการของอีเมล์เวิร์กบุค

คุณสามารถจัดการกำหนดการสำหรับเวิร์กบุคได้หากคุณมีบทบาทของแอปพลิเคชันเป็นผู้ดูแลบริการ BI (หรือบทบาทที่มีสิทธิ์วางกำหนดการเวิร์กบุค) รวมถึงสิทธิ์ในการอ่าน-เขียนเวิร์กบุคดังกล่าว หากคุณไม่แน่ใจว่าคุณมีบทบาทของแอปพลิเคชันที่จำเป็นหรือไม่ ให้ตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบของคุณ
  1. บนโฮมเพจ ให้วางเคอร์เซอร์เหนือเวิร์กบุคที่มีแคนวาสและการแสดงข้อมูลที่คุณต้องการใช้ร่วมกัน คลิก การดำเนินการ แล้วเลือก วางกำหนดการ
  2. คลิกที่ชื่อเพื่อแก้ไขกำหนดการ
  3. ทางเลือก: คลิก การดำเนินการ แล้วเลือก รัน เพื่อรันกำหนดการด้วยตนเองในเวลาปัจจุบัน
  4. ในการลบกำหนดการ ให้เลือกกำหนดการ คลิก การดำเนินการ แล้วคลิก ลบ
  5. ทางเลือก: คลิกแท็บ ประวัติ เพื่อตรวจสอบสถานะของงานตามกำหนดการก่อนหน้านี้
  6. คลิก บันทึก
  7. ทางเลือก: ในการตรวจสอบความคืบหน้าของงานตามกำหนดการของคุณ ในโฮมเพจ ให้คลิก นาวิเกเตอร์ คลิก งาน คลิก ฟิลเตอร์ แล้วเลือก เวิร์กบุค เลือกงานของกำหนดการและคลิก ตรวจสอบ