20 สร้างดัชนีเอกสาร

เพจทั้งหมดของเอกสารจะใช้ค่าเมตะดาต้าเดียวกัน ดังนั้น การสร้างดัชนีหนึ่งเพจของเอกสารจะเป็นการสร้างดัชนีเพจทั้งหมดของเอกสารนั้นด้วย ในช่องเอกสาร เอกสารในแบทช์จะถูกแบ่งให้เห็นด้วยแถบสีอ่อน ในช่องแบทช์ เอกสารจะปรากฏอยู่ในส่วนแบทช์ของเอกสารนั้นๆ ถ้าโปรไฟล์ไคลเอนต์ที่เลือกไว้มีการคอนฟิเกอร์เพื่อสร้างดัชนี ฟิลด์เมตะดาต้าจะปรากฏในช่องด้านซ้ายล่าง เมื่อคุณเลือกเอกสารในช่องแบทช์ คุณสามารถปรับขนาดตัวอักษรของฟิลด์เมตะดาต้าในไดอะล็อกการตั้งค่า เพื่อให้อ่านได้ง่ายขึ้น

เพื่อให้การป้อนค่าเป็นมาตรฐาน ฟิลด์เมตะดาต้าอาจใช้ อินพุตมาสก์ หรือ การจัดรูปแบบอินพุต, ลิสต์ตัวเลือก หรือ การค้นหาข้อมูล

ถ้าฟิลด์เมตะดาต้าใช้ อินพุตมาสก์ หรือ ฟิลเตอร์ ตัวเลือกนี้จะควบคุมสิ่งที่คุณสามารถป้อนในฟิลด์เมตะดาต้า ตัวอย่างเช่น มาสก์อาจกำหนดให้คุณสามารถพิมพ์ตัวเลข แต่ไม่สามารถพิมพ์อักขระที่เป็นตัวอักษรในฟิลด์ หรืออาจจำกัดการป้อนไว้เพียงสี่อักขระ ถ้าคุณพิมพ์อักขระที่ตรงตามมาสก์ ระบบจะส่งเสียงเตือน และแอปพลิเคชันจะไม่รับค่าที่ป้อน ตัวอย่างเช่น ฟิลด์เมตะดาต้าชื่อ หมายเลขใบแจ้งหนี้ อาจใช้อินพุตมาสก์ที่จำกัดการป้อนเป็นตัวเลข 7 หลัก

ฟิลด์เมตะดาต้าอาจใช้ รูปแบบ เพื่อแสดงรายการในรูปแบบเดียวกัน เมื่อคุณย้ายไปยังฟิลด์เมตะดาต้าอื่น การแสดงผลข้อมูลจะเปลี่ยนไป เพื่อให้ตรงกับรูปแบบการแสดงผล ตัวอย่างเช่น การป้อนข้อมูลในฟิลด์วันที่อาจมีการเปลี่ยนแปลงเพื่อแสดงรูปแบบวันที่มาตรฐาน โปรดทราบว่าค่าเมตะดาต้าจะไม่มีการเปลี่ยนแปลง

ฟิลด์ ลิสต์ตัวเลือก จะแสดงลิสต์ของค่าที่สามารถเลือกได้ ลิสต์ตัวเลือกทำให้คุณสามารถป้อนค่าแทนที่จะเลือกค่า ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าโปรไฟล์ไคลเอนต์ของคุณ ฟิลด์ลิสต์ตัวเลือกนั้นสามารถอ้างอิงกันได้ โดยที่การเลือกในฟิลด์ลิสต์ตัวเลือกหนึ่ง (รายการระดับบน) จะกำหนดตัวเลือกที่ปรากฏในฟิลด์ลิสต์ตัวเลือกที่อ้างอิงอยู่ (รายการระดับล่าง)

สร้างดัชนีเอกสารตามเมตะดาต้า

ในการสร้างดัชนีเอกสารตามเมตะดาต้า ให้ทำดังนี้
  1. เลือกเอกสารในช่อง แบทช์ หรือในเพจรูปภาพขนาดย่อใดก็ได้ในช่อง เอกสาร
    ช่องเมตะดาต้าจะปรากฏในช่องด้านซ้ายล่าง ฟิลด์เมตะดาต้าบางฟิลด์อาจมีค่าที่ป็อปปูเลทอัตโนมัติอยู่แล้ว
  2. ในฟิลด์ โปรไฟล์ของเอกสาร ให้เลือกโปรไฟล์ของเอกสารที่ตรงกับประเภทของเอกสารที่จะสร้างดัชนี

    ตัวอย่างเช่น ถ้าจะสร้างดัชนีเอกสารใบสั่งของลูกค้า คุณสามารถเลือกโปรไฟล์ของเอกสารที่มีฟิลด์เมตะดาต้าสำหรับเลขที่ลูกค้า ชื่อลูกค้า และใบสั่ง

  3. ป้อนข้อมูลในฟิลด์เมตะดาต้าที่ต้องระบุ
  4. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 1 ถึง 3 เพื่อสร้างดัชนีเอกสารแต่ละฉบับในแบทช์

สร้างดัชนีเอกสารตามค่าการค้นหาข้อมูล

  1. ในช่องเมตะดาต้า ให้วางเคอร์เซอร์ในฟิลด์เมตะดาต้าที่มีการคอนฟิเกอร์การค้นหาข้อมูลไว้

    ปุ่ม การค้นหาข้อมูล จะใช้งานได้เมื่อคุณสามารถดำเนินการค้นหาข้อมูลในฟิลด์เมตะดาต้าที่เลือกไว้

  2. ป้อนค่าเพื่อค้นหา (สำหรับฟิลด์ตัวเลขมักจะต้องป้อนค่าที่ตรงทั้งหมด)

    ในบางกรณี คุณสามารถป้อนเฉพาะค่าอักขระสองสามตัวแรกเพื่อค้นหา ถ้าโปรไฟล์ไคลเอนต์รองรับการทำงานนี้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถป้อน New ในฟิลด์เมตะดาต้าที่ชื่อ Company เพื่อค้นหาเรคคอร์ด ซึ่งชื่อฟิลด์บริษัทขึ้นต้นด้วยคำว่า New อย่างไรก็ตาม การแสดงผลลัพธ์การค้นหาอาจใช้เวลานาน เมื่อคุณป้อนค่าเพียงบางส่วนซึ่งตรงกับเรคคอร์ดจำนวนมาก

  3. คลิก การค้นหาข้อมูล

    ไดอะล็อกผลลัพธ์การค้นหาข้อมูลจะปรากฏ ถ้าพบเรคคอร์ดหลายรายการ กรณีที่พบเรคคอร์ดเดียว ระบบจะเติมค่าในฟิลด์โดยอัตโนมัติโดยไม่แสดงลิสต์ของผลลัพธ์

  4. ในผลลัพธ์การค้นหา ให้เลือกเรคคอร์ดที่พบและคลิก เลือก เพื่อป็อปปูเลทค่าจากพื้นที่เก็บข้อมูลในฟิลด์เมตะดาต้า (นอกจากนี้ คุณยังสามารถดับเบิลคลิกที่เรคคอร์ดเพื่อเลือก)