使用元数据

使用元数据可以通过附加说明快速分类文件和文件夹。

服务管理员可能已创建特定于您组织的元数据。例如，您可能需要跟踪其他人什么时候批准了某项以及批准该项的用户。可以创建称为“文档审批”的元数据，其中列出文件类型、文件的发起方、批准文件的用户以及批准时间等字段。

然后，您可以将所有已批准的文件移动到一个文件夹中，并将元数据应用到文件夹。文件夹中的所有文件将标识为已批准。您可以编辑不同文件的元数据以显示其审批日期、批准该文件的用户以及任何其他相关详细信息。

具有所有者、管理者或内容提供者资源角色的人员可以将元数据应用到文件和文件夹。具有查看者或下载者资源角色的人员可以查看所设置的所有元数据。

自动为存储为数字资产的项创建元数据。只有服务管理员可以创建附加元数据。与管理员一起开发所需的元数据。

要开始使用元数据，请执行以下操作：

1. 选择要向其添加元数据的文件或文件夹，然后单击 以打开子工具栏。
2. 从该窗格的下拉菜单中选择标记和元数据。
3. 单击 以打开可用的元数据列表。
4. 选择要使用的元数据的名称，然后单击保存。
5. 为元数据创建的字段显示在侧面板中。根据需要输入信息。请记住，如果这是文件夹的元数据，则输入的任何信息将用于文件夹中的所有文件。

   用户可以输入的字段值存在以下限制：

   • 文本：最多 1,000 个字符。不能包含 # * & | ? < > ^ ; { } ( ) ' = + \
   • 数字：最多 15 个字符。必须为整数，不能为小数。
6. 完成时，单击保存。