共享概览

您可能需要与其他人协作并共享信息，但您希望确保只有适当的人员才能访问该信息。您使用的共享类型取决于您需要共享的内容：

  • 文件：您可以创建链接并将链接通过电子邮件发送给其他人，也可以在即时消息、文档或其他应用程序中使用链接。如果您需要按需向其他人提供对特定文件的访问权限，发送链接非常有用。收件人可以访问该文件的唯一方式是使用链接。链接有公共链接和成员链接，如下所述。
  • 文件夹：您可以发送到文件夹的链接，或者将人员或组作为成员添加到文件夹。在将成员添加到文件夹后，这些人员和组可以访问文件夹中的所有内容。例如，这对于您处理大项目并且人员可能需要连续访问信息的情况非常有用。

如果您与其他人共享了文件夹并且授予他们向文件夹中添加内容的权限，则该内容将计入您的存储限额中。例如，如果您的文件夹包含 500 MB 的文件，共享后，其他用户另外添加了 300 MB 的文件，则组合的 800 MB 将计入您的限额中。

如果您具有 100 多个文件夹（由您拥有或与您共享）的访问权限，则搜索结果将不完整，因为搜索限制为最多 100 个文件夹。

服务管理员负责为您的组织管理 Oracle Content Management。该人员设置您可以使用的存储量。如果您需要比当前拥有的多的存储空间，请与服务管理员联系。

您通过为人员分配角色来决定哪些人员可使用您的共享内容。将成员添加到文件夹时，您可以决定成员在该文件夹中的角色。您可以只允许成员查看文档，或者可以决定成员能够编辑文档并上载新版本。可以使用下列角色：
  • 查看者：查看者可以查看文件和文件夹，但不能更改它们。
  • 下载者：下载者还可以下载文件并将文件保存到自己的计算机中。
  • 内容提供者：内容提供者还可以修改文件，更新文件，上载新文件，以及删除文件。
  • 管理者：管理者具有其他角色的所有权限，并且可以将其他人员作为成员添加或删除。

注：

如果系统管理员已经启用了 Microsoft Office Online 集成，则查看者只能在 Web 客户端中查看文件的预览，而下载者还可以在 Microsoft Office Online 中查看文件，内容提供者和管理者还可以在 Microsoft Office Online 中编辑文件。

还有一个具有管理文件夹的所有权限（包括删除文件夹）的“所有者”角色。

内容提供者和管理者可以删除内容和子文件夹。如果删除共享项，则对于项的所有者以及删除项的人员，共享项会显示在这些人的回收站文件夹中。

与合作伙伴以及外部供应商合作时，您可以提供文件的安全公共链接，以便每个人都具有适当的访问权限级别。您还可以在链接上设置访问代码和失效日期，以提高安全性。您还可以通过监视谁在何时访问哪些共享文件，时刻保持监督能力。

快速了解共享（仅英文版）。

公共链接

公共链接提供对该特定文件或文件夹的访问权限，而不提供对其他对象的访问权限。

服务管理员可以禁止使用公共链接，可以设置谁可以访问这些链接（所有人或仅限注册用户）。

创建公共链接时，可以向链接添加名称，以便跟踪该链接是否已被使用。还可以添加带有链接的消息，以及选择链接的权限。此项可确定收件人可使用链接执行哪些操作。可以调整首选项中可通过 Web 浏览器访问的公共链接所用的最高角色。服务管理员也可能限制允许用于公共链接的角色。角色与在将成员添加到文件夹时使用的角色（查看者、下载者或内容提供者）相同。

创建公共链接时，如果管理员允许，您可以选择将链接发送给任何人，这意味着您可以向不具有 Oracle Content Management 账户的人员发送公共链接；您也可以将收件人限制为所有注册用户（即拥有账户的人员）。

您还可以设置可选的失效日期，在该日期之后公共链接和访问代码将停止使用。访问代码类似于公共链接的密码。您可以设置访问代码，获取链接的人员需要输入代码，然后才能使用链接。这可以帮助您在所发送的任意公共链接上增加额外的安全措施。您需要向接收链接的人员发送访问代码，这样他们才能使用链接。否则，他们无法访问与链接关联的内容。

成员链接

这种类型的链接要求人员是文件夹的成员，并且需要人员登录 Oracle Content Management 账户以使用链接。在使用成员链接时，您可以选择联机访问，这样收件人可以查看文件或文件夹。分享文件时，您还可以使用直接下载链接。这样收件人可以下载文件而不查看它。